懂得大腦整理術(shù)秒變職場精英

最近幾天在家工作，每天都會(huì)通過視頻會(huì)議跟同事溝通工作，這種類型的會(huì)議很考驗(yàn)大家的表達(dá)能力，因?yàn)楫?dāng)一個(gè)人對(duì)著鏡頭說話的時(shí)候，其他人都會(huì)盯著屏幕，會(huì)造成一種錯(cuò)覺，對(duì)方似乎在跟你一個(gè)人匯報(bào)工作。我的同事長松每次都會(huì)哆哆嗦嗦的說至少十五分鐘，才能把昨天的工作內(nèi)容和今天的工作安排講清楚，搞得大家在電腦前如坐針氈。一次會(huì)后，領(lǐng)導(dǎo)發(fā)了一條語音“以后大家注意控制會(huì)意節(jié)奏，每個(gè)人的匯報(bào)不得超過5分鐘”。

長松后來問我，到底該怎么把匯報(bào)的內(nèi)容縮短到5分鐘，他的工作明明就很復(fù)雜，沒有15分鐘根本說不完。我告訴他：“你最大的問題，就是說話沒重點(diǎn)。”

這個(gè)問題在我們?nèi)粘５墓ぷ髦胁⒉缓币姡易岄L松好好思考這個(gè)問題：

為什么同樣是匯報(bào)工作，有的人三句話就能說清楚，而你用15分鐘也說不到重點(diǎn)？

為什么有些人用三頁ppt就能說服對(duì)方，而你辛辛苦苦寫幾十頁的報(bào)告，還會(huì)被人問的啞口無言。

兩天后，長松告訴我他思考的答案，他認(rèn)為這是他表達(dá)能力有問題。

事實(shí)上，長松掉進(jìn)了一個(gè)誤區(qū)，這個(gè)問題的根源，根本不是表達(dá)問題，而是他沒有形成快速有效處理信息的思維方式，沒有將信息歸納成邏輯清晰的結(jié)構(gòu)塊。

我們之所以要形成邏輯性強(qiáng)的結(jié)構(gòu)，是因?yàn)槲覀兊拇竽X一次性接收信息的量是有限的，它更偏愛有規(guī)律的信息。

所以，那些比你表達(dá)的更清楚的人，并不是比你的表達(dá)能力更好，只是比你更懂得處理信息的方式而已。

對(duì)所獲得的信息，進(jìn)行有結(jié)構(gòu)、有規(guī)律的整理，無異于對(duì)我們的大腦進(jìn)行整理，所以，這種思維模式，又被業(yè)內(nèi)人士稱作“大腦整理術(shù)”。

通過跟長松的一次次交流，我把“大腦整理術(shù)”這一概念，總結(jié)成了以下三個(gè)方面，分享給大家，希望能夠幫助你拓展思考維度，讓你的表達(dá)更高效。

大腦整理術(shù)的核心是什么？

為什么大腦整理術(shù)能幫助我們快速整理信息

如何訓(xùn)練自己的大腦整理術(shù)？

所謂大腦整理術(shù)，說白了，就是把問題拆解成一個(gè)個(gè)能解決的小問題的能力。

我們首先從一個(gè)具體的問題著手：

如何把大象放進(jìn)冰箱？

這個(gè)問題的通俗答案是：首先把冰箱門打開，然后把大象放里面，最后把冰箱門關(guān)上。

但是，如果我們用大腦整理術(shù)的結(jié)構(gòu)化思維來回答這個(gè)問題，答案將是另外一番模樣。

我們先把問題拆解一下，把大象放進(jìn)冰箱的難點(diǎn)，無外乎以下三個(gè)方面：

1.冰箱太小裝不進(jìn)去；2大象是活的沒法拆解；3冰箱跟大象之間的關(guān)系不確定。

當(dāng)你從這三個(gè)方面去尋找答案的時(shí)候，實(shí)際上就找到了這個(gè)問題的結(jié)構(gòu)：冰箱，大象、冰箱和大象之間的關(guān)系。

有了這個(gè)結(jié)構(gòu)以后，你可能會(huì)發(fā)現(xiàn)，可以找到的解決方案有很多。

• 從冰箱的角度來分析：可以把冰箱拆解，用里面的元器件改造一間足以存放大象的冷庫，把大象趕進(jìn)冷庫。
• 從大象是活的沒法拆解方面來分析：可以找一頭死去大象的骨頭，把骨頭放進(jìn)冰箱。
• 從大象跟冰箱的關(guān)系來分析：可以把大象和冰箱從三維轉(zhuǎn)換到二維，也就是把它們畫在紙上，這樣就可以把冰箱畫的足夠裝進(jìn)大象。

在以上三個(gè)結(jié)構(gòu)的基礎(chǔ)上，你可以想出無數(shù)種解決方案。

你看，這就是結(jié)構(gòu)化思維的好處，它會(huì)讓你無論有多發(fā)散的思維，多豐富的答案，多大的腦洞，都能保證你把事情想全面，把問題分析清楚。

你或許會(huì)說，不用結(jié)構(gòu)化思維，我也能想到無數(shù)種答案。但是，你的答案都是基于你的經(jīng)驗(yàn)來分析問題，不一定能保證把問題想清楚了，想全面了。

大腦整理術(shù)就是幫助你建立一套把思路從無序整理到有序的思考工具，就是幫助你控制大腦，從發(fā)散的信息中進(jìn)行提煉總結(jié)的一種思維方式。

在美國，有一家老人院做了一個(gè)實(shí)驗(yàn)：由于老人院旁邊是一家幼兒園，所以老人院院長決定，讓幼兒園的小朋友到老人院上課，讓那些不愿意跟人交流的老人，跟孩子們放在一起學(xué)習(xí)。怎么學(xué)習(xí)呢？讓老人給孩子們講故事，講自己年輕的時(shí)候有多厲害。老人喜歡重復(fù)講自己的故事，而幼兒園的小朋友恰恰處在需要不斷重復(fù)聽一件事的階段。

一段時(shí)間以后，人們驚奇地發(fā)現(xiàn)，這些幼兒園不到5歲的小朋友，語文能力超過外面的10歲的小朋友，最讓人驚訝的是，小朋友的情商竟然能超過外面的青少年。

經(jīng)過專家的研究，發(fā)現(xiàn)小朋友們每天聽到的都是由結(jié)構(gòu)、有邏輯的話，比如美金可以藏在哪兒？間諜該如何保護(hù)自己？怎樣安裝竊聽器之類，而普通的父母對(duì)這個(gè)年齡段的孩子普遍缺乏耐心，他們往往會(huì)用命令式，并且沒有邏輯、沒有結(jié)構(gòu)的字詞來跟孩子交流，比如：站好、坐好、去刷牙、快睡覺、要聽話、別胡鬧等等。

這些孩子在認(rèn)知世界的過程中，構(gòu)建出了一種不一樣的思維結(jié)構(gòu)，于是在他們幼兒時(shí)期，就能展現(xiàn)非同一般的智力和理解力。

可想而知，這種思維結(jié)構(gòu)上的差異，放在每天都要處理成百上千條信息的我們身上，會(huì)帶來怎樣的差別呢？

再舉一個(gè)例子，請(qǐng)看以下一組數(shù)字：369121518212427，好，請(qǐng)閉上眼睛，重復(fù)這組數(shù)字，是不是覺得很難？好像沒記住什么。但是，如果我告訴你，這組數(shù)字其實(shí)是從1到9，每個(gè)數(shù)字乘以3得出的結(jié)果，它們連起來就是3、6、9、12、15、18、21、24、27。

是不是又清晰又簡單？

這就是結(jié)構(gòu)化思維和普通思維的差異。同樣的內(nèi)容，通過大腦整理術(shù)，進(jìn)行結(jié)構(gòu)化，會(huì)呈現(xiàn)出某種規(guī)律，會(huì)變得有跡可循，從而大大提高我們的思考效率，讓復(fù)雜問題瞬間變得容易。

結(jié)構(gòu)化思維最大的作用，是在我們?cè)诿媾R問題的時(shí)候，快速刪除那些和尋求解決方案無關(guān)的信息，將問題化繁為簡，把握問題的本質(zhì)。同時(shí)，會(huì)讓你的表達(dá)，更清晰、更有理有據(jù)。

在日常生活和工作中，我們會(huì)遇到兩類問題，第一類問題，有明確目標(biāo)的問題，比如如何把大象放進(jìn)冰箱這類問題。這類問題的解決方案就是從上到下，把大問題拆解成小問題，一一解決。

但是，我們還會(huì)遇到第二類問題，沒有明確目標(biāo)的問題。我們面對(duì)的是海量的細(xì)碎的信息，想要解決此類問題，我們必須啟動(dòng)大腦的超級(jí)整理技術(shù)，從信息海中篩選、識(shí)別、最終得出我們想要的結(jié)論。

以下給大家介紹三種工具，幫助大家練習(xí)大腦整理術(shù)。

1. 金字塔信息識(shí)別法

避免信息雜亂無章的辦法，就是給信息命名，讓它們各歸其位。讓信息歸位的工具中最為有力的一個(gè)就是麥肯錫咨詢公司的顧問芭芭拉·明托提出的“金字塔理論”。

簡單來說就是，任何一件事，都可以歸納出一個(gè)中心論點(diǎn)，而這個(gè)中心論點(diǎn)可以由3到7個(gè)論據(jù)進(jìn)行支撐，每一個(gè)論據(jù)本身又可以成為一個(gè)論點(diǎn)，同樣，也可以被3-7個(gè)論據(jù)支撐，如此重復(fù)形狀就像金字塔一樣。

當(dāng)你面對(duì)復(fù)雜信息時(shí)，心中有這么一幅金字塔結(jié)構(gòu)圖，你就能夠?yàn)樗鶠樾畔⒚畛渫暾@張金字塔圖。

任何信息都可以分為結(jié)論、理由和事實(shí)三部分，而你需要做的就是：

A. 尋找結(jié)論：作為信息的接收者，想要知道對(duì)方到底要表達(dá)什么，第一件事就是要明確對(duì)方的結(jié)論。換句話說，就是首先要把對(duì)方的中心思想提煉出來，搞定出對(duì)方的立場，和對(duì)事物的看法。

B. 辨別支持結(jié)論的理由：判斷結(jié)論是否有價(jià)值，首先要觀察這個(gè)結(jié)論是否有理由支持。最直接的辦法，就是尋找對(duì)方話里的“原因是、因?yàn)檫@幾個(gè)事實(shí)、有以下幾個(gè)理由、證據(jù)是、第一、第二……”等等詞匯后面的信息。

C. 找出信息中的事實(shí)：結(jié)論和理由都可以通過主觀判斷做出，但要判斷得出的結(jié)論正確，給出的理由有說服力，必須要有事實(shí)支撐，而所謂事實(shí)，就是對(duì)方給出的信息中，客觀的，不帶感情色彩的數(shù)據(jù)、實(shí)例等等信息。這是金字塔結(jié)構(gòu)最下層的結(jié)構(gòu)，也是支撐整個(gè)金字塔的根基。

D. 判斷信息的真實(shí)性：如果以上三點(diǎn)都能夠找出，還需要通過反向驗(yàn)證，來判斷信息的真實(shí)性。就是尋找事實(shí)、理由和結(jié)論之間的邏輯關(guān)系，看看是否能夠通過層層證明，得出最后的結(jié)論。

通過這么四個(gè)步驟的規(guī)劃和安排，你就能夠繪制出一副完整的金字塔結(jié)構(gòu)圖，這樣就能判斷出信息的完整性和可靠性。

2. MECE信息分類法

我們之前說過，大腦偏愛有規(guī)律、有結(jié)構(gòu)的信息，而且大腦一次性接收的信息量有限，如果我們發(fā)現(xiàn)得出一個(gè)結(jié)論所需要的理由太多的時(shí)候，大腦就會(huì)自動(dòng)將信息分類。換句話說，一個(gè)分類里相近的事物會(huì)更容易記住。

麥肯錫團(tuán)隊(duì)為這個(gè)問題的解決，提供了一個(gè)叫做“MECE分類法”的工具。中文意思是“相互獨(dú)立、完全窮盡”，這個(gè)工具能夠讓信息的各個(gè)要素之間保證沒有交叉，沒有遺漏。

以下是MECE的5種分類法：

A. 二分法——把信息分為A和非A兩類

比如：成人、未成年人，中國人、外國人等。

B. 過程法——按照事情發(fā)展的時(shí)間、流程、程序分類

比如：上午、下午、晚上，客人進(jìn)店、購物、離店等等。

C. 要素法——按照事物的各方面特征分類

比如：優(yōu)秀員工的7種品質(zhì)，好文章的3條法則等等。

D. 公式法——按照公式設(shè)計(jì)的要素分類

比如：銷售額=單價(jià)×數(shù)量。

E. 矩陣法——按照四個(gè)象限來分類

比如：把工作分為重要緊急、重要不緊急、不重要但緊急、不重要也不緊急4個(gè)象限。

MECE的好處不僅是可以將信息窮盡，做到完全歸類，并且對(duì)全部信息進(jìn)行歸類整理的時(shí)候，還有助激發(fā)你的思路，尋找問題全新的解決辦法。

3. 歸納演繹結(jié)論法

完成了前面的信息梳理和歸類，我們就可以得出結(jié)論了，但在得出結(jié)論之前，你需要明確，到底什么才是結(jié)論？

結(jié)論就是有中心思想的主題句。

你必須得出一個(gè)清晰明確的句子，并且高度概括之前所有列出的信息和事實(shí)。

具體的方法有兩種

A. 歸納法——這是從特殊到一般的思維方式，也就是眾多事例中概括出共同特征，得出結(jié)論的方法

尋找共同特征，需要注意以下兩點(diǎn)：

• 描述性概括：事物屬性上的共同點(diǎn)，比如，培訓(xùn)類、銷售類、學(xué)習(xí)類等等
• 行動(dòng)性概括：事物結(jié)果上的共同點(diǎn)，比如，培訓(xùn)結(jié)果類、銷售業(yè)績類、學(xué)習(xí)成績類等等

綜合屬性和結(jié)果，就可以得出一個(gè)完整的結(jié)論，比如：通過培訓(xùn)打造了一支有生命力的團(tuán)隊(duì)、以500萬的業(yè)績完成了全年的銷售任務(wù)等等。

但是，歸納法還有一個(gè)可能出現(xiàn)的漏洞，就是你沒有將結(jié)論推到金字塔的頂端，錯(cuò)誤地將一個(gè)子結(jié)論誤認(rèn)為是真結(jié)論，造成概括的不徹底的問題。

解決這個(gè)問題的辦法很簡單，就是多問幾個(gè)“所以呢？”一直追問到這個(gè)結(jié)論再也問不出“所以”為止。

B. 演繹法——這是由一般到特殊的思維方式，從普遍規(guī)律中提煉出結(jié)論的方法。

提煉結(jié)論的方法分為大前提、小前提和結(jié)論，大前提是共性，小前提是具體事件，結(jié)論是具體事物的性質(zhì)。

比如經(jīng)典的“蘇格拉底會(huì)死”理論：

• 大前提，所有人都會(huì)死；
• 小前提，蘇格拉底是人；
• 結(jié)論，蘇格拉底一定會(huì)死。

演繹法的核心，是將某一個(gè)事實(shí)與對(duì)應(yīng)的某個(gè)規(guī)律聯(lián)系起來，得出結(jié)論。

所有人都會(huì)死是規(guī)律，蘇格拉斯世人是一個(gè)事實(shí)，把這兩個(gè)聯(lián)系起來，就得出蘇格拉底一定會(huì)死這個(gè)結(jié)論。

演繹法最適合去說服別人，因?yàn)榇笄疤嵬ǔＪ且粋€(gè)人所共知的普遍規(guī)律，所以他推出的結(jié)果通常會(huì)讓人感到特別信服，但是，大前提一定要滿足無可爭議的條件，否則說服力會(huì)大大降低。

如果大前提加入過多的主觀判斷，比如：大前提是女人天生不適合做領(lǐng)導(dǎo)，小前提是你的老婆是女人，結(jié)論，你的老婆不適合做領(lǐng)導(dǎo)。

你的老婆很可能會(huì)給你一巴掌，為什么？因?yàn)樗赡軇倓偙惶岚巍?/p>

總結(jié)一下：今天向大家介紹了“大腦整理術(shù)”這一高效的思維模型，

所謂大腦整理術(shù)，說白了，就是把問題拆解成一個(gè)個(gè)能解決的小問題的能力。這一思維模型最大的作用，就是在我們?cè)诿媾R問題的時(shí)候，快速刪除那些和尋求解決方案無關(guān)的信息，將問題化繁為簡，把握問題的本質(zhì)。并通過金字塔信息識(shí)別法、MECE信息分類法、歸納演繹結(jié)論法這三個(gè)工具，讓你的表達(dá)，更清晰、更有理有據(jù)。