Excel | 數據驗證規范數據輸入的五個應用

問題來源

Excel輸入數據時，經常會輸入不規范或者無效的數據，對數據的統計工作帶來很大的麻煩。

數據驗證能夠建立特定的規則，限制單元格可以輸入的內容，從而規范數據輸入，提高數據統計與分析效率。

數據驗證，在Excel2010及以前的版本中稱為“數據有效性”。

今天講五條利用數據驗證規范數據輸入的方法。

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文字解釋

1．規范性別輸入

利用數據驗證輸入性別，不僅數據規范，而且快速。

單擊“數據”→“數據驗證”，在打開的“數據驗證”對話框中選擇“設置”選項卡，“允許”設為“序列”，“數據來源”中選擇“男，女”，如圖1?81所示。

設置了“數據驗證”后，輸入性別是只需選擇“男”或“女”就可以了。

特別注意：

（1）．在序列來源中，“男”與“女”兩個字之間一定是“英文狀態”的逗號，即半角逗號。

（2）．只要對一個單元格設置了數據驗證，鼠標拖動單元格右下角填充柄，進行填充，即可將“數據驗證”填充到其他單元格。

2．限定輸入內容

很多時，輸入要求只在某些特定值內選擇，比如，圖1?82所示的等級，只有優秀、良好、合格、不合格四個等級，所有姓名對應的等級必須出自這四個其中之一，而再無其他，這個時，可以利用數據驗證規范等級的輸入。

在“數據驗證”對話框中選擇“設置”選項卡，“允許”設為“序列”，“數據來源”中選擇四個等級所在的L2:L5區域，如下圖所示。

設置了“數據驗證”后，輸入等級時只要選擇其中之一就可以了。

當然，輸入的內容也可以用第一種輸入性別的方法以序列的方式直接寫入來源。

3．限定數字范圍

在“數據驗證”對話框中選擇“設置”選項卡，“允許”設為“整數”，“數據”設為“介于”，可以限定輸入數字的范圍。

（1）．靜態限制輸入數值范圍。直接輸入“最大值”與“最小值”，如下圖產所示。

（2）．動態限制輸入數值范圍。這種動態限定數據的方法，設置了數據驗證以后，可以通過修改“最小值”與“最大值”單元格的數值，動態調整數據允許輸入的范圍，如下圖所示。

4．限定文本長度

在“數據驗證”對話框中選擇“設置”選項卡，“允許”設為“文本長度”，“數據”設為“等于”，“長度”設為“11”，如下圖所示。

5．限制輸入重復信息

單擊“數據”→“數據驗證”，在打開的“數據驗證”對話框中，“驗證條件”選擇“自定義”，“公式”文本框中輸入“=COUNTIF(H:H,H1)=1”，可以禁止輸入重復數值。

公式的含義是：H列中，H1單元格的內容只出現1次。如果H列中H1單元格數據出現次數超過1，則禁止輸入。如下圖所示。