從 Excel 到平臺化：十年項目經理的項目管理工具演進之路

做研發項目管理的這十年，我先后用過 Excel、Tower 等輕量項目管理工具，最后走到了平臺化的ONES 研發管理平臺。這不是一篇簡單的“工具推薦”，而是一個資深項目經理回頭看自己十年工具演進后的復盤：為什么從 Excel 走到平臺化、又是在什么節點必須做出改變，以及這些經驗能給現在的你哪些參考。

先說清楚：我想聊的是“工具演進”，不是“換工具”

很多項目經理在搜索“項目管理工具推薦”“研發管理平臺選型”時，都在期待一個干脆的答案：

“Excel 不行了，趕緊上某某平臺。”

做了 10 年研發項目管理，我越來越不愿意用一句“上平臺就好了”去下結論。項目管理工具本身沒有好壞，只有適不適合當前的項目復雜度和團隊階段。

所以這篇文章，我想按時間線，坦誠講三件事：

• Excel 項目管理階段，我靠什么把項目運轉起來，同時又付出了哪些隱性代價；
• Tower 這類輕量工具階段，我解決了哪些問題，又遇到哪些新的邊界；
• 在項目復雜度上來后，為什么認真調研之后，我最終選擇了 ONES 這樣的平臺化研發管理工具

如果你正在糾結“要不要從 Excel 或輕量工具升級到平臺化研發管理平臺，希望這條演進路徑可以幫你更準確地定位：你現在在哪一階段，真正需要的是什么。

Excel 時代：我們都在用表格對抗復雜度

1. 在單項目階段，Excel 真的是夠用的

剛做項目經理那幾年，我的項目管理工具棧非常經典：

• 需求列表：一個 Excel
• 項目計劃：一個 Excel（配個甘特圖模板）
• 風險清單 / 問題清單：幾個 Excel
• 日常同步：郵件 + IM + 附件

坦白說，在單項目 + 小團隊的階段，Excel 的優點很明顯：

• 靈活，想加什么列、什么字段，自己就能改；
• 成本低，團隊不用額外學習新系統；
• 導出、發郵件、印出來貼墻都很方便。

如果你的團隊還在這些特征里：

• 參與角色不多，信息主要在一個組里流轉；
• 項目周期相對可控，變化頻率不算太高；
• 管理訴求主要是“知道事情有沒有做完”，而不是“追蹤全過程、做數據分析”。

那么用 Excel 管項目本身沒有任何問題，它確實可以扛一陣子。

2. Excel 悄悄堆積的“隱形成本”

問題在于，當項目數量、參與方慢慢增加時，Excel 這種通用工具在“項目管理”這個專業場景中的隱形成本會越來越明顯：

• 信息碎片化：同一個項目，可能散落在多個表里，沒有“項目唯一事實來源”；
• 版本不可控：每個人電腦里都有一份“最終版_v3_last.xlsx”，開會前都要先對一遍版本；
• 交接困難：新同事接手項目，第一步是“先把這些 Excel 都看一遍”，真正理解上下文要靠口口相傳；
• 無法追蹤全過程：從需求提出、到開發實現、到缺陷修復、到上線發布，中間的“鏈路”只能靠人記。

當我手上的項目從 1 個變成 3 個、5 個時，我開始有一種很明顯的感受：

“我不是在做項目管理，而是在做表格管理。”

那時我第一次意識到：工具如果只是在記錄信息，而不能幫我管理復雜度，本質上是在把負擔從團隊轉移到項目經理身上。

輕量工具階段：Tower 讓我第一次感到“項目是活的”

1. 為什么我會選擇 Tower 這類輕量工具？

當 Excel 帶來越來越多“對版本、對信息”的負擔時，我開始嘗試使用Tower 這樣的輕量項目協作工具。那個階段，我最想解決的問題其實只有兩個：

1. 能不能以任務為中心管事，而不是在 Excel 里翻來翻去；
2. 能不能讓團隊成員在一個空間里協作，而不是“發來發去”的文件？

Tower 給我的第一印象是：簡單、直觀。

• 有任務、有負責人、有截止時間；
• 有看板視圖，能看到任務在“待處理 / 進行中 / 已完成”之間流轉；
• 評論區能承載討論，相關文檔、鏈接都可以掛在任務下。

2. 輕量工具確實解決了一批關鍵問題

對我來說，Tower 這一類輕量項目管理工具，帶來了第一輪質變：

① 任務真正“長”在了人身上

• 延誤的任務不會輕易淹沒在“第 87 行”；
• 誰負責什么，不需要在 Excel 里不停篩選過濾。

② 協作方式升級為“在同一個空間工作”

• 很多信息天然沉淀在任務里，新成員看任務就能追溯上下文。

③ 單項目的可視化與節奏感明顯提升

• 每天打開看板，就知道當前在哪個階段、有哪些阻塞、需要找誰聊。

如果說 Excel 時代，我是在用表格記錄項目，那么 Tower 時代，我第一次體會到“項目在一個系統里流動”。

這一步，對于剛開始注重研發效能的團隊，價值非常大，它能幫你完成從“表格記錄”到“系統協作”的第一跳。

復雜度上來之后：輕量工具開始碰到的邊界

幾年過去，項目形態在變，我的角色也在變：

• 從“一個項目的 PM”，變成“多個項目的 Owner”；
• 跨團隊合作變多，研發、測試、運維、業務、市場經常需要同屏協作；
• 管理層開始問的是：“整個項目群的交付節奏和風險是什么樣的？”

就在這個過程中，我一邊繼續用 Tower 管項目，一邊開始明顯感覺到一些瓶頸——這些并不是 Tower 做得不好，而是輕量工具天然的邊界。

1. 跨項目視角難以整合：看得見樹，看不清森林

單項目看板在 Tower 里很好用。但當我手上有 3–5 個關鍵項目時，視角變成了：

• 下個季度，所有關鍵項目的里程碑排在一起是什么樣？
• 哪個團隊在不同項目里被同時壓著跑？
• 如果要砍一個項目，整體節奏會受到什么影響？

在這個問題上，我很難在輕量工具里找到一張“項目群一覽圖”。我又開始回到 Excel 里，做各種總表和匯總圖——那種“回到過去”的感覺其實挺明顯的。

2. 研發全流程無法自然串聯

隨著團隊成熟，我的管理訴求也發生了變化：

• 需求不只是“做不做”，還牽扯優先級、范圍控制；
• 缺陷不僅是“有沒有修”，還涉及質量趨勢、模塊穩定性；
• 測試、發布、回滾都需要有清晰記錄和追溯。

在輕量工具里，我很難把「需求 → 任務 → 缺陷 → 測試 → 發布」串成一個可視化的閉環。項目經理變成了“人肉中臺”，不停地在不同系統之間搬運信息。每次問題升級，大家都轉頭看你：“這件事到底是怎么演變過來的”？而你自己也需要翻多個系統、對多份數據，才能講清楚一個完整故事。

3. 管理層溝通高度依賴“手工整活”

每次周會、月度復盤、里程碑匯報，我都要重復幾件事：

• 從不同工具導出數據；
• 在 Excel 里統一口徑、做數據透視；
• 再做成圖表、寫成 PPT；
• 最后用“感覺 + 經驗”去解釋背后的原因。

久而久之，我開始問自己一個問題：

“如果工具不能幫我做數據沉淀和分析，那它對項目管理的價值，是否只能停留在‘協作層’？”

一個契機：在用 Tower 的過程中，我開始認真看向平臺化

就在我被這些問題困擾的時候，看到了一個消息：我在用的 Tower 加入了 ONES 這一研發管理平臺體系。

說實話，那一刻的想法并不是“被收購了那就遷過去”，而是：

“既然我已經習慣在工具里工作，而 ONES 又是一套更完整的研發管理平臺，那我是不是應該趁這個機會，認真評估一下平臺化的研發管理工具，能不能真正解決我現在遇到的問題？”

于是我以一個 Tower 老用戶的視角，帶著非常具體的痛點，去調研ONES 研發管理平臺以及類似的平臺化方案。

我重點看四件事：

1. 它能不能幫我把研發全流程串成閉環，從需求到上線，有沒有一條清晰的“事件鏈”；
2. 它能不能提供跨項目、多團隊的視角，讓我從“項目群”層面做判斷；
3. 它是不是在日常工作中自然沉淀數據，而不是讓我為了報表再建一套“報表工程”；
4. 它是不是足夠開放，能接上現有工具鏈，和代碼倉庫、CI/CD、文檔系統的對接是否成熟。

調研之后，我的結論是：以 ONES 為代表的平臺化研發管理工具，在這幾個維度上，剛好踩中了我當時最需要解決的問題。

于是，我從一個新項目開始，讓它完整跑在 ONES 上。幾輪下來，我確信：對我這種承擔多項目、多團隊交付責任的角色來說，從輕量工具升級到平臺化研發管理平臺，是一條順勢而為的路。

進入平臺化階段：ONES 帶給我的三個關鍵變化

下面這部分，我不會羅列功能，而是說說，作為項目經理，我的體驗具體變在哪些地方。

1. 項目有了一條可以追溯的“研發閉環”

在 ONES 研發管理平臺里，我可以這樣看一個版本：

• 需求從哪里來：最初是誰提出的，經歷了哪些評審和范圍調整；
• 需求如何被拆解：被拆成哪些工作項，分別由誰負責、在哪個迭代實現；
• 實施中出現了什么：是否引入了缺陷，這些缺陷集中在哪些模塊；
• 最終上線包含了什么：本次發布具體帶來了哪些功能和修復。

這帶來的好處是：

• 項目的“故事線”不再由項目經理手工拼接，而是天然存儲在平臺中；
• 出現問題時，可以往前追溯：這是哪個需求引發的、在哪個階段出現了偏差。

平臺化研發管理工具，讓項目不再只是“任務列表”，而是一條可追溯的研發閉環。對項目經理來說，這是真正意義上的“從記錄走向管理”。

2. 從“一個項目做好”到“項目群層面掌控節奏”

在 ONES 研發管理平臺里，我可以用不同視角看同一批項目：

• 迭代視角：看每個迭代的剩余工作量、燃盡趨勢、返工情況；
• 項目視角：看多個項目的里程碑對比、關鍵風險、依賴關系；
• 團隊視角：看不同團隊、不同角色的工作負載，識別誰是瓶頸、誰可以支援。

這直接改變了我做決策的方式：

• 當兩個項目搶同一個核心開發時，我可以拿著數據和兩邊溝通，而不是憑印象判斷誰更“重要”；
• 安排季度節奏時，我能看見整個項目群在時間軸上的峰值與低谷，提前做平衡，而不是等到高峰期才被動加班。

對于負責多項目、多團隊的 PM 或效能管理者，這種“拉高視角”的能力，是輕量項目管理工具很難自然提供的。

3. 從“拍腦袋”到“有數據說話”的管理對話

平臺化還有一個變化：很多我們日常順手做的操作，會自然沉淀成數據，最終反哺管理。

在 ONES 里，我習慣用這些東西來準備匯報和復盤：

• 版本/迭代燃盡圖 + 歷史速度，用來討論“這個版本延期的風險有多大”；
• 按模塊/項目劃分的缺陷統計和趨勢，用來識別質量風險和技術債；
• 按團隊/角色的工作量分布，用來判斷是否需要調整人力或節奏。

所以，當管理層問我：

• “這個版本按時上線的把握有多大？”
• “為什么你說下個季度要多兩個人？”
• “哪條產品線的風險最高？”

我不再只能回答：“經驗上看問題不大 / 感覺人有點不夠”，而是可以拿出具體的數據趨勢和圖表，把我的判斷講清楚。

對一個資深項目經理來說，這種從“感覺”走向“有數據支撐的判斷”，是從工具走向平臺后，我最在意、也最珍惜的變化。

如果你正在糾結要不要“從 Excel 走向平臺化”

我不會對所有團隊說“立刻上平臺”。相反，我更建議你先問自己三個問題：

1. 先看清你當前處在“哪一階段”

可以把團隊的大致情況，粗略對應到這三類項目管理工具階段：

• Excel 階段：單項目、小團隊、信息主要在一個組內流動，管理訴求以“完成”為主；
• 輕量工具階段（如 Tower）：需要更清晰的任務分配、協作空間、看板視圖和節奏感；
• 平臺化階段（如 ONES 研發管理平臺）：多項目、多團隊、全過程、數據驅動決策，開始需要“項目操作系統”。

不是所有團隊都要直接跳到平臺化，你可以像我一樣，走一條從 Excel → 輕量工具 → 平臺化的漸進路徑。

2. 把項目管理工具當作未來幾年的“基礎設施”

平臺化的研發管理工具（比如 ONES 研發管理平臺）更像是一套基礎設施，而不是一款普通的應用。

它會承載：

• 團隊對項目事實的共識；
• 流程、角色、度量體系的逐步沉淀；
• 日后做組織級復盤和決策的基礎數據。

如果你愿意用 3–5 年的視角看團隊和組織的成長，那么在合適的時間點，引入一套穩定的“項目操作系統”，是非常值得的。

3. 接受“分階段演進”，而不是一刀切重構

從 Excel → 輕量工具 → 平臺化，不是一夜之間的“重構”，而是可以按照這樣的節奏來：

1. 先讓新項目在更先進的工具 / 平臺上跑起來；
2. 利用這個項目，打磨好流程、度量和團隊習慣；
3. 再考慮老項目的遷移和歸檔節奏，把平臺真正變成大家愿意日常使用的空間。

工具演進，本質上其實是團隊協作方式的演進。當團隊明白“為什么要變、變了能帶來什么”，工具遷移就不再只是“又多了一個系統要登”。

FAQ：關于項目管理工具與研發管理平臺的幾個關鍵問題

Q1：中小團隊有必要直接上平臺化的研發管理工具嗎？

我更推薦你從“問題”而不是“規模”出發：

① 如果你的主訴是：任務零散、信息不透明、協作不順

• 輕量項目管理工具（如 Tower）就能帶來很大改善；

② 如果你的主訴是：項目多、跨團隊多、缺乏整體節奏感

• 說明你開始需要“項目群視角”，可以考慮逐步引入平臺化研發管理工具；

③ 如果你的主訴是：知道問題很多，但拿不出成體系的數據給管理層或客戶看

• 平臺化的ONES 研發管理平臺這類工具，會更適合作為中長期基礎設施。

Q2：Excel 能否長期作為項目管理工具？什么信號說明該升級了？

Excel 可以作為起步階段的項目管理工具，但當你出現以下信號之一，就說明可以考慮升級：

1. 項目變多、參與方變多，“對版本、對信息”開始占據大量時間；
2. 復盤或調查問題時，無法在工具中完整還原過程，只能依賴人肉敘述；
3. 新同事接手項目，需要大量口頭傳遞“歷史信息”，而不是靠系統快速上手。

簡單說：當“管理 Excel”占據了你大半項目管理精力時，就是該升級項目管理工具的時候。

Q3：如何判斷團隊該從輕量項目管理工具升級到平臺化研發管理平臺？

你可以用這三個問題來做一個小檢查：

1. 你是否需要同時管理多個并行項目 / 產品線
2. 你是否需要對需求、開發、測試、發布做全過程追蹤和審計？
3. 你是否需要用系統沉淀的數據來支撐管理決策，而不是僅憑經驗？

如果三條里至少有兩條是“是”，那你很可能已經站在了輕量工具與平臺化研發管理平臺的分界線上。

回頭看這十年，從 Excel 到 Tower，再到現在以ONES 研發管理平臺為主的工作方式，我越來越有一個清晰的感受：

工具從來不是目的，它只是幫你承載當前復雜度的“殼”。當復雜度升級時，殼也需要相應升級。

• 單項目、小團隊階段，用 Excel 也沒有問題；
• 開始重視協作與透明度時，輕量項目管理工具是非常好的起點；
• 當你要管理多項目、跨團隊、全過程、數據驅動決策時，套平臺化的研發管理工具，幾乎是遲早要邁出的那一步。

我現在使用 ONES 研發管理平臺，就是因為在目前這個階段，它客觀上更適合我和團隊面對的那種復雜度。

希望這篇基于個人經歷的工具演進記錄，可以幫你在給團隊選“下一代項目管理方式”時，多一點判斷依據，也多一點從容——既不被潮流裹挾，也不被慣性綁架。