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作者:竺蘭、德威
編輯:竺蘭
每年的這個(gè)時(shí)候,職場(chǎng)人都格外忙碌。
忙著干啥?當(dāng)然是準(zhǔn)備年終匯報(bào)了!
我們公司就是如此,周三剛完成年終匯報(bào)。
年終匯報(bào)做得好與差,對(duì)自己的職場(chǎng)之路會(huì)有什么樣的影響,想必也不用我過(guò)多強(qiáng)調(diào)了。
那么,怎么才能制作合格的年終匯報(bào)呢?非常重要的一點(diǎn)是,「用數(shù)據(jù)說(shuō)話」!
聽(tīng)起來(lái)很容易,但如果你僅僅是做成這樣↓
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▲ 以上數(shù)據(jù)均為模擬,請(qǐng)勿當(dāng)真
沒(méi)有重點(diǎn),沒(méi)有結(jié)論,只有滿滿的數(shù)字,那么——
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與此同時(shí),你的同事卻做出了這樣的數(shù)據(jù)報(bào)表:
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▲ 文末領(lǐng)取模板
圖表「高大上」「配色賊棒」,將數(shù)據(jù)展示得更清晰、更易讀!
老板更喜歡哪種報(bào)告,是不是就很清楚了?
這種圖表是怎么做出來(lái)的呢?接著往下看你就知道啦~
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明確需求,對(duì)癥下藥
做出優(yōu)秀圖表的第一步應(yīng)該是明確需求,對(duì)癥下藥。
翻譯一下,就是你做的圖表是給誰(shuí)看的,他們想從中看到什么!
拿上面那個(gè)案例來(lái)說(shuō),匯報(bào)的對(duì)象是老板,匯報(bào)內(nèi)容是 2023 年公司的支出情況。
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老板的心理無(wú)非就是今年公司一共花了多少錢?錢都花在哪了?什么時(shí)候花的?明年能不能少花一點(diǎn)……
把這些需求一條一條列舉出來(lái),然后再一條一條解決。
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整理數(shù)據(jù),初步作圖
把需求都列出來(lái)之后,就開(kāi)始按照需求,逐步整理自己的數(shù)據(jù)。
這里分為兩種情況:
?有原始數(shù)據(jù)可用
要檢查數(shù)據(jù)格式是否正確,是否便于直接使用,如果不符合就要進(jìn)行適當(dāng)調(diào)整。
?沒(méi)有原始數(shù)據(jù)可用
思考這項(xiàng)需求對(duì)哪些數(shù)據(jù)進(jìn)行處理可以得到。比如說(shuō)老板想看賺了多少錢,而你的數(shù)據(jù)里只有收了多少錢和付了多少錢,那就新建一個(gè)字段讓二者相減。
我們這里還是用上面那張報(bào)表舉例。
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原始表格是一個(gè)二維表,首先就要將他處理成一維表↓
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▲ 部分?jǐn)?shù)據(jù)展示
PS.二維表的優(yōu)點(diǎn)是可以讓數(shù)據(jù)看起來(lái)更加直觀明顯,一般用來(lái)展示數(shù)據(jù);一維表的優(yōu)點(diǎn)則是讓數(shù)據(jù)處理起來(lái)更方便,一般用來(lái)作為數(shù)據(jù)分析的數(shù)據(jù)源…… 總之就是要先把數(shù)據(jù)處理成一維表,才能便于后續(xù)的操作。 至于如何處理,用 PQ 的逆透視列功能、方方格子或易用寶插件,都可以搞定!
數(shù)據(jù)源準(zhǔn)備好了,接下來(lái)就需要根據(jù)需求處理數(shù)據(jù)。
比如,利用數(shù)據(jù)透視表功能,快速統(tǒng)計(jì)不同維度的數(shù)據(jù)。
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然后制作多個(gè)不同的圖表。
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為什么要做這么多的表?
因?yàn)橛脠D表呈現(xiàn)數(shù)據(jù),需要遵循的一個(gè)重要原則就是「一張圖表只說(shuō)一件事兒」!
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設(shè)計(jì)排版,圖表美化
設(shè)計(jì)排版的一個(gè)重要原則是按照讀圖人想看的順序排列,先總后分。簡(jiǎn)單地說(shuō),就是把老板最想看的信息放到最前面、最顯眼的地方,后面再給具體的明細(xì)數(shù)據(jù)。
比如上面這個(gè)例子,把總支出、最高支出月份、最高支出項(xiàng)目這三項(xiàng)老板最想看到的數(shù)據(jù),用最顯眼的方式放在最上面!
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而這些數(shù)據(jù)展示完,接下來(lái)就要用具體的圖表呈現(xiàn)明細(xì)數(shù)據(jù),支撐總結(jié)報(bào)告的結(jié)論,也就是之前創(chuàng)建的那 3 個(gè)圖表,并給它們排個(gè)版。
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emmm……有點(diǎn)丑?
沒(méi)關(guān)系,該刪的刪,該加的加,該換的顏色就給它換,立馬就能變得高大上!
? 刪除圖表中不必要的元素↓
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? 添加切片器制作動(dòng)態(tài)圖表,增加數(shù)據(jù)標(biāo)簽↓
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? 給圖表?yè)Q個(gè)顏色↓
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▲ 把花錢最多的月份、項(xiàng)目單獨(dú)拎出來(lái),再次強(qiáng)調(diào)
看下最終的效果圖,現(xiàn)在看來(lái)「擁有高顏值」也沒(méi)多難吧!
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當(dāng)然,AI 時(shí)代,如果你用了飛書多維表格 AI,那么就能一鍵生成高顏值數(shù)據(jù)報(bào)表!
操作很簡(jiǎn)單,直接將數(shù)據(jù)導(dǎo)入到多維表格,然后點(diǎn)擊【儀表盤】表里的【通過(guò) AI 創(chuàng)建】:
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專屬數(shù)據(jù)看板,就能一鍵生成!
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簡(jiǎn)單總結(jié)一下制作年終報(bào)表的 2 種方法。
用 Excel 制作
? 明確需求,對(duì)癥下藥
? 整理數(shù)據(jù),初步作圖
? 設(shè)計(jì)排版,圖表美化
用 Excel+飛書 AI 制作
? 數(shù)據(jù)處理,上傳飛書
? 點(diǎn)擊 AI 按鈕,一鍵生成
復(fù)雜數(shù)據(jù)處理用 Excel,報(bào)表制作用飛書多維表格,你的效率會(huì)更高!
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