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作者 | 陳兆楠
從業以來有幸獲得所內領導信任,筆者總計參與組織了近十場律所講座,并多次負責講座新聞稿初稿撰寫。雖然過程不免有疏誤,但也積累了一定的籌備經驗,僅作此文為各位同行朋友籌辦律所講座提供一點個人經驗。
以下是籌辦一場律所講座的大致流程,本文將逐項說明具體的籌辦細節。
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確認講座的主要發起人:主要發起人通常是某位主講人,明確主要發起人有助于第一時間向其獲取最新的活動流程,了解要邀請哪些致辭領導、主持人、主講人、點評嘉賓,確認演講主題等關鍵信息。這些要素一旦確定,其他籌備工作便可以有序推進。
確認自己的定位:確認自身在組織律所講座中的定位亦十分重要——你是負責全流程的承辦,還是僅負責所內聯絡行政部門和品牌部門的協助承辦,或是只負責主持工作?這將直接影響你需預留的時間和工作量。若未能及時與直系領導及講座的主要發起人確認,可能會導致某個環節的工作重復或無人負責,影響整體效率。筆者就曾在此吃過大虧,在某次講座,因直系領導與主要發起人的溝通出現偏差,在開會前一天獲知原定僅需負責主持稿的工作變為需要承辦全流程,盡管講座最終順利舉辦,但囿于時間限制,依舊有失誤,而該類情況不是不可避免,應盡可能做足工作。
向相關部門申請期號:如果講座是律所內的系列活動,通常需要提前與品牌或行政部門申請活動期號(如xx大講堂第x期),避免與所內其他活動期號沖突。
確認開會的流程、人員:一般是向講座的主要發起人確認致辭領導、主持人、點評嘉賓的人選,盡早加微信、建立會議的籌辦群,以便及時溝通演講主題和PPT等資料。
準備海報、水牌制作:海報和水牌是講座宣傳工作的重要組成部分,一般海報上載有會議的主題、主講人、嘉賓及其對應頭銜等信息,需提前確認上述信息,再向所內品牌部或其他負責制作海報的部門提交,水牌同理。值得注意的是,會議前一天需再次確認領導的出席名單,以應對可能的變動。
準備流程PPT、宣傳PPT、主持稿:流程PPT用于在講座中展示當前階段和嘉賓,宣傳PPT則用于會議當天所內的大屏幕上宣傳。可向技術人員或曾辦過活動的律師獲取參考材料。
茶歇準備:與發起人確認茶歇的賬目歸屬(主講人自行承擔or律所部門or律所總賬等),若計入律所的賬目,一般需向所內領導遞交活動經費申請書,獲批后再采購。建議參考過往活動購買茶歇的渠道,遵循舊例購買。
聯絡拍攝組:一般應與負責活動拍攝的人員提前定好拍攝檔期,避免檔期沖突,最后要靠自己手機拍攝然后被吐槽拍得丑...
會前確認工作:在會議開始前半天,需對各項事務再次進行最終確認,如水牌擺放順序是否合適(拍照給主要領導確認)、空調是否已安排提前開啟、茶歇是否已預訂、會場布置是否合理、是否已準備好嘉賓的PPT并發給律所的技術人員、簽到表是否已打印好并置于會場門口、麥克風能否正常使用等......
會中注意事項:應隨時注意上臺嘉賓是否存在操作困難、話筒是否能正常工作等細節,確保會議順利運行。
會后工作:偷吃茶歇 (不是)。匯總講座筆記,撰寫新聞稿,附圖后發至律所品牌部。將完成的推文預覽發至活動微信群供相關領導查閱,確認無問題后排期發布。
以上就是組織一場律所講座的大致流程,與其說考驗專業能力,倒不如說更加考驗細心程度。凡事多想一步,多做他人失誤的預案,多給自己容錯的空間,這樣有助于把握事情、掌握形勢。
[完]
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陳兆楠
本 科畢業于廣東外語外貿大學。加入葉東杭律師團隊后,參與經辦多起刑事案件,包括但不限于(網絡)開設賭場案件、涉黑案件、故意傷害/殺人案件、毒品犯罪案件、高新技術企業合規不起訴案件、虛開發票案件、受賄案件、各類詐騙案件、各類性犯罪案件等,在工作中積累了一定的刑事辦案經驗。除辦案工作外,在團隊內分管團隊內部行政事務。
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