新入職員工制度告知方式及注意事項

01

大部分用人單位的勞動合同模板中，都會有”本合同附件包括以下協(xié)議和規(guī)章制度，與本合同具有同等法律效力”、“乙方已詳細(xì)閱讀本合同及附件所列示的文件以及公司各項規(guī)章制度，并承諾認(rèn)真履行和遵守”等相關(guān)文字。

這實際是在履行新入職員工的制度告知流程，以便公司相關(guān)規(guī)章制度能夠?qū)π氯肼殕T工產(chǎn)生法律效力。

那這種勞動合同附件的方式，是有效的制度告知嗎？有什么利弊嗎？

新入職員工還有哪些制度告知的方式？

02

從制度告知形式上，其實就是線下和線上兩種。

線下主要就是簽收簽閱，包括制度書面簽收簽閱、線下會議培訓(xùn)簽到、辦公區(qū)的公告欄張貼公示。

線上主要是電子告知形式，包括OA系統(tǒng)和內(nèi)部網(wǎng)站公告、電子郵件發(fā)送、通訊工具發(fā)布（企業(yè)微信、釘釘?shù)龋⑿畔⑾到y(tǒng)（如人力系統(tǒng)，電子合同等）確認(rèn)等。

勞動合同中制度附件告知形式其實是線下的一種補充方式。

之所以說是補充方式，是因為幾十上百頁的制度基本不會作為勞動合同的附件文本。如果不能進(jìn)一步舉證勞動者確實看過這些制度，其實還是存在比較大的風(fēng)險。

第二點是如果勞動合同中的附件列明了具體版本，將來修改制度以后，是適用新的制度，還是以勞動合同制度附件規(guī)定內(nèi)容為準(zhǔn)，存在不確定性。

很可能哪個版本的制度對勞動者有利，便會適用哪個版本。

如果不標(biāo)明具體的制度版本，那無法定位具體的制度，也就發(fā)揮不了預(yù)想的作用。

可考慮在勞動合同中加入以下文字，會有一定積極作用：本人知曉公司有權(quán)根據(jù)經(jīng)營管理需要對制度進(jìn)行修訂或更新，修訂后的制度將通過公司指定渠道（郵件系統(tǒng)、企業(yè)微信等）公示，如本合同的附件制度與公司新發(fā)布的制度有任何沖突或不一致之處，以新發(fā)布的制度為準(zhǔn)。

03

關(guān)于新員工的制度告知，建議采取線下加線上組合的方式，避免單一形式帶來的潛在風(fēng)險。

下面詳細(xì)介紹一下各類新員工制度告知方式的操作方式及注意事項。

（1） 制度簽收簽閱（線下）

簽字類證據(jù)是勞動仲裁中最直接、效力最高的證據(jù)之一。

只要把公司相關(guān)的制度編制成員工手冊，提供給員工閱讀，通過《員工手冊簽收確認(rèn)書》或《制度知曉確認(rèn)書》進(jìn)行簽收和簽閱即可。

對于部分重要的制度，如《勞動紀(jì)律管理制度》、《考勤管理制度》，可考慮單獨簽收。

如果單位人員規(guī)模小，入職人員不多，可考慮讓新入職員工在已打印好的每一頁制度上進(jìn)行已閱簽字。

（2） 線下會議培訓(xùn)簽到（線下）

在進(jìn)行新員工入職培訓(xùn)時，簽到表詳細(xì)注明培訓(xùn)的制度名稱，讓新員工進(jìn)行簽到。

有條件情況下，培訓(xùn)結(jié)束后還可以組織簡單的考試，將新員工考試試卷存檔。

（3） 辦公區(qū)公告欄公示（線下）

對公告欄粘貼的公告內(nèi)容應(yīng)該拍照、錄制視頻留存作為證據(jù)。

此方式缺點是無法證明員工已經(jīng)閱讀了公告內(nèi)容，因此一般需要結(jié)合其他形式一起使用。

（4） OA系統(tǒng)和內(nèi)部網(wǎng)站公告（線上）

此種方式一般適合全員使用，對于新員工，不可能單獨再次發(fā)送制度公告。

且部分系統(tǒng)和網(wǎng)站公告只能看到已閱讀人數(shù)，無法顯示具體閱讀人員姓名。

與線下公告欄公示相同，需要與其他形式配合使用。

（5） 電子郵件發(fā)送（線上）

電子郵件的發(fā)送在舉證時，一般需要舉證勞動者在收件人范圍，如果能從后臺查到收件人已經(jīng)閱讀的證據(jù)則更為有效。

基于以上原因，對于新入職員工，建議可單獨發(fā)送，并要求回復(fù)郵件進(jìn)行確認(rèn)。

這種方式的優(yōu)點是非常便捷，在舉證上由于需要證明收件人收到，有一定舉證難度。也需要與其他形式配合使用。

（6） 通訊工具發(fā)送（線上）

企業(yè)微信和釘釘都有已讀功能，對于單一對話窗口，能夠準(zhǔn)確顯示對方已讀，如果是發(fā)送群消息，則一般只能顯示閱讀人數(shù)，無法顯示閱讀人員明細(xì)。

可以考慮制作制度已讀的電子收集表，并附上制度附件，發(fā)送到群中，則能夠準(zhǔn)確獲得哪些人已讀，哪些人未讀，并能對未讀人員一鍵進(jìn)行催讀提醒。

（7） 信息系統(tǒng)確認(rèn)（線上）

通過人力資源系統(tǒng)或者單獨的電子合同系統(tǒng)，一般可以實現(xiàn)將制度自動推送給新員工，并且在后臺保留已經(jīng)送達(dá)或閱讀的記錄。

也可以將制度閱讀作為入職流程的線上環(huán)節(jié)，只有閱讀完制度以后，才能辦理后續(xù)流程。