時間、項目雙維度，打造真正有用的工作筆記

編注：我們會不定期挑選 Matrix 的優質文章，展示來自用戶的最真實的體驗和觀點。文章代表作者個人觀點，少數派僅對標題和排版略作修改。

最近在少數派上看到這篇《最近我的工作筆記方法整理》，感覺寫得非常好，但比較遺憾的是這篇講的重點還是在「怎么記」上，「怎么查、怎么用」方面著墨較少。

我一直認為，工作筆記被記錄只是它發揮的第一層價值，能將每一條筆記納入流程和體系中被不斷復用，才能形成一個有生命力的筆記系統。

這里跟大家分享一下我的工作筆記思路。

當代職場牛馬的困境

作為打工人，為什么要記錄工作筆記？簡單來說：為了留痕復盤，為了追蹤進展，為了規劃時間精力，為了復用知識，為了總結匯報。最重要的是，為了讓我在不工作的時候徹底忘掉工作。

一句話，工作筆記要能成為你外置的工作專用的第二大腦，幫你記錄、幫你回憶、幫你集中注意力，而且能快速安裝和卸載。

相信在職場工作的大家經常需要同時處理多個任務，而任務和任務之間有的有業務聯系、有的則零零碎碎。這一方面要求我們能在多個業務方向中快速切換、及時響應，另一方面復雜的業務場景還要求我們對每個項目的整體脈絡有清晰的把握，有能力進行長達數個月的項目跟進。

同時現代即時通信工具的特性，又導致不斷有新的突發情況打斷你當下的工作狀態。例如同事突然找你溝通一個數周前、甚至數月前的信息。這樣的「多線程+長跨度+頻繁打斷」的組合拳打下來，任誰都沒招——作為人類的我們本質上是一種單線程的生物，注意力和記憶力都是有限的，長期的多線程任務對我們的大腦也是有害的。

因此，一套理想的工作筆記系統，應該可以支撐我們進行長周期、多線程的項目進度追蹤和工作知識管理，幫助我們在任何時候都能快速且系統地回憶起任意項目的前因后果和當時的操作細節，并盡可能進行知識的復用，減少重復思考，從而讓我們能在工作時更加安心的專注在當下的任務中。減輕負擔、被打斷了也能快速恢復，工作之外則可以放心地忘掉工作，擺脫煩惱。

工作筆記的兩條主線：時間&項目

目前的工作筆記一般有兩種思路，一種是日志型，一種是項目型。

日志型，就是以日為單位，用類似格子日記的方式分門別類地記錄當天的流水和待辦，每天一個文檔。日志的好處在于記錄方便、摩擦力小；問題則是，你會發現很多項目的工作進展和細節分散在各處，很難進行有效整合，復盤檢索時極容易遺漏，對于長期的復雜項目，也難以進行整體思考。

項目型，就是每個工作任務單獨建設一個文檔，文檔內包括這個項目內的所有前因后果、工作內容和結果產出。項目型的好處在于信息記錄完整，容易整合。缺點在于一方面缺少時間上的維度，同時輸入門檻高、摩擦力大，每次記錄都要找對應的項目，而零散的、不屬于特定項目的信息容易丟失；對于復雜的項目，可能要不斷更改項目文檔的結構來適應工作變化，導致最終的項目文檔缺乏演變信息，丟失過程記錄。每個項目之間相對獨立，難以梳理多個項目之間的關聯。

因此，我考慮將兩種記錄方法整合起來，使得信息既可以用日志的形式進行快速記錄，又可以用項目的形式進行整合，通過兩種線索進行定位。接下來，我會具體討論一下工作筆記要記什么、怎么記、怎么用。

工作筆記的元素

工作筆記系統的復雜點在于，它要兼顧信息資源管理和項目管理。

信息資源管理上，工作中的多數信息包含在工作日常的流水中，例如業務動作、溝通記錄、工作產出、會議紀要等流水記錄。同時，在工作中也會學習、沉淀、積累一些通用的長期知識，如行業知識、工作流程（SOP）、工具和賬號、關鍵聯絡人（POC）、代碼和數據口徑等。

項目管理方面，分為長期和短期。長期的項目管理，是指對一個復雜項目進行決策判斷、路線規劃、任務拆分，最終形成具體的待辦事項；短期的項目管理，就是每日對所有未完成的待辦任務進行當前階段的時間、精力、資源的分配和排序，逐個執行。

所以整體流程是這樣的：我們有一個長期的項目或復雜任務（如 XX 專項），它被拆分成了一個個具體的任務（如 x 月 x 日前完成設計稿/計算數據/完成代碼），每日要處理的未完成的任務就是當日待辦，在執行的過程中會產生新的日志記錄（每日工作進展、會議紀要、個人思考、研討結論等），中間會使用和積累各種知識資源（工具、知識、流程、聯系人等）。

對應著，我們有了這個筆記系統的 4 個基本元素，也就是 4 種要記的內容：

• 項目：復雜的可拆分的工作項目（自上而下），或由一系列相關任務形成的歸納結構（自下而上），用于進行長期的項目追蹤概覽。

• 任務：拆分出的單項待辦，有明確開始、結束節點和結果輸出，用于聚焦在短期的待辦管理。

• 日志：每日新增的流水記錄，是工作事件的最小顆粒度，如工作進展、會議紀要和外部事件記錄，也可以記錄番茄鐘等短期工作區間，用于備忘和復盤。

• 知識：沉淀總結下來的可復用的工作資源。

4 個元素的關系

這 4 種內容是緊密關聯的，尤其是項目和任務之間并沒有清晰的邊界，一個簡單的任務不斷延伸可能逐漸成長為一個大項目；項目的層級也是不固定的，項目下的一個任務能被拆解成子任務，子任務也能不斷拆分為更小的任務。因此這里的項目指的不是項目記錄本身而是項目結構，是你組織工作的線索，是不斷成長和變化的工作脈絡。我們通過未完成的任務來確認當下聚焦的事務，通過項目結構來快速回顧工作的長期進展和前因后果。

于是我們有了 4 個核心使用場景：

1. 聚焦：查看當前所有待辦任務

2. 概覽：回顧項目整體脈絡和進展

3. 記錄：記錄流水日志和可復用的知識

4. 查詢：查閱工作知識、工作記錄、項目路線

有了使用場景，就可以具體設計工作筆記的模塊了。

工作筆記的模塊與布局

這里我們使用 Notion 來搭建。主要有 3 個原因：

1. Notion 數據庫的關聯、嵌套、函數和自動化等功能一起提供了非常高的能力上限，如層級結構、自動關聯、自帶時間戳、動態篩選。

2. Notion 的數據庫和文檔頁面可以無縫融合，數據庫內可以直接查看文檔詳情，文檔內可以展示復雜的數據庫篩選邏輯；頁面布局靈活，可以在一個頁面內最大化展示內容，數據庫頁面還可以進行側邊預覽，不需要來回跳轉，減少操作摩擦。

3. 通過數據庫視圖，可以做到「多處記錄，一處匯總」。

如前面所講，我們有 4 種要記錄的內容，其中項目和任務本質上是同一種內容，只是在結構層級上有差異，我們可以使用 Notion 數據庫的「子項目」功能來構建項目結構，因此我們只需要建立 3 個數據庫表：任務表、日志表、資源表。

其中任務表是核心，分別與日志表和資源表關聯。具體功能模塊如下：

主頁

主頁布局

1. 日志模塊：對當天流水事件的簡單記錄，如會議、溝通、外部事件等，也可以記錄番茄鐘、Timeboxing 等個人工作模塊；和項目有關的日志可以關聯到具體任務上。通過直接在日志內輸入 /now /follow /wait /done 等指令，可以直接記錄和控制關聯任務的完成狀態或者控制任務的優先級。

2. 回顧模塊：以周為單位，回顧最近每日新增日志和新完成的任務，用于每周復盤和年終撰寫工作總結。

3. 項目模塊：項目模塊是日常工作的主要空間，包括兩個部分：

• 項目概覽：在項目模塊構建項目-任務-子任務的層級構建，并進行狀態維護。查閱所有已完成和未完成的工作進展。所有子任務都完成的項目會自動歸檔。

• 待辦聚焦：將項目中未完成的任務單獨抽出展示，形成當日待辦列表。
  

4. 知識管理模塊：記錄和查閱所有沉淀知識。這部分相對獨立，依賴自己的持續維護和整理。

任務詳情頁

任務詳情頁布局

1. 工作詳情記錄：Notion 比較靈活的一點就是可以在數據庫條目內繼續記錄文檔，可以把所有的工作具體細節寫在文檔正文內。

2. 進度日志記錄：通過數據庫的關聯功能，分散在不同天的日志可以在日志詳情頁內聚合展示。

3. 項目結構編輯：通過篩選，可以只顯示 當前任務所在的項目樹，并進行項目結構的維護。關于如何篩選特定的項目樹，可以參考我的 另一篇文章。

最后的一點討論

可不可以不用 Notion？

當然是可以的，一些雙鏈筆記也可以做到通過反向鏈接實現將零散的日志通過項目聚合，有的也支持通過數據庫管理待辦（如 Obsidian 的一些插件）。我不是來賣模版的（笑），所以歡迎大家嘗試在不同工具軟件上實踐這套方法，并和我分享。

為什么要做這么復雜？

總的來說有 3 個原因：

1. 零散的記錄難以產生價值，且容易被遺忘，需要通過線索來梳理和索引。使用「時間+項目」的雙維度對記錄進行定位，可以最大化的發揮工作日志的效果。

2. 項目結構通常是在實際工作中逐漸生長出來的，多層級數據庫可以在對項目進行結構化的情況下保證最大的靈活度；

3. 待辦聚焦+項目概覽，可以讓你快速在工作模式和思考模式之間切換。

其實，很多專業的項目管理工具上都可以進行單個項目的拆分概覽和跨項目的未完成任務匯總，有的還附帶每天的工時統計，可以將精確到小時分鐘的工作時間關聯到具體待辦上，但附帶日志功能的則不太常見（也可能是我孤陋寡聞）。況且很多項目管理軟件更偏向協作和規劃，目的并不在于記錄和知識管理，對于個人使用來說還是太重了。

這套工作筆記系統更加側重記錄和歸納，方便事后的復盤和匯報，弱化了事前的計劃。我個人覺得，詳實的記錄可以減輕頭腦的負擔，過度的計劃則容易帶來焦慮。公司里老板對你的計劃已經夠多了，自己還是盡量放過自己吧。

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作者：清垚土土土

責編：克萊德