90%的人用飛書，第一步就錯(cuò)了！難怪你的工作效率提不上來

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本文作者：拉登Dony

本文編輯：竺蘭

大家好，這里是秋葉編輯部，我是「山東吳彥祖」拉老師~

你有沒有經(jīng)歷過這種熱鍋螞蟻的時(shí)刻？

明明記得上周二開會(huì)寫了個(gè)多維表格，名字大概叫【 項(xiàng)目進(jìn)度表 】，結(jié)果在飛書搜索框里一搜，彈出來幾十個(gè)長(zhǎng)得差不多的文件。

你一個(gè)個(gè)點(diǎn)開，加載中的小圓圈轉(zhuǎn)啊轉(zhuǎn)，轉(zhuǎn)得你心煩意亂。

老板在群里催你發(fā)鏈接，同事在會(huì)議室等你投屏。

而你，就在那兒瘋狂翻動(dòng)鼠標(biāo)，感覺自己像是在一個(gè)堆滿陳年舊報(bào)紙的倉庫里，尋找一張兩毛錢的收據(jù)。

這種找東西的焦慮，本質(zhì)上是因?yàn)槲覀兊碾娮游募艿锰欤覀兊墓芾磉壿嫞€留在紙和筆的年代。

今天，我想和你分享我的文件管理經(jīng)驗(yàn)，怎么把飛書里面亂糟糟的文檔，變成自己的智能文檔倉庫。

修改查看方式

很多人用飛書文檔，第一步就錯(cuò)了。

我們每天一進(jìn)飛書主頁，看到的是滿屏的歷史記錄。

但是這些歷史記錄似乎并不是我的，昨天更新的文檔，本應(yīng)該出現(xiàn)在最頂部，但是翻了半天都沒有找到。

這時(shí)候，你得做兩個(gè)微小但極其關(guān)鍵的動(dòng)作：

? 歸我所有

在【 最近訪問 】的列表中，把歸屬方式改成【歸我所有】。

飛書文檔【 最近訪問 】列表里面很雜，不僅包括了你自己做的文檔，還有別人做的文檔，還有模版里看過的。

勾選這個(gè)選項(xiàng)后，你看到的就全是自己親手創(chuàng)建的文檔了。

? 最近修改

把排序方式從【最近打開】改成【最近修改】。

這太重要了！【 最近打開 】是個(gè)非常流氓的邏輯，你哪怕只是點(diǎn)進(jìn)去瞅一眼，它就沖到最上面，把你真正需要高頻編輯的文檔給頂下去了。

改成【 最近修改 】，文檔的排版布局才會(huì)真正符合你的工作節(jié)奏。

很多人覺得工具不好用，其實(shí)是懶得去改那 1% 的設(shè)置。

這就像你買了把新椅子，如果不按自己的身高調(diào)整高度，坐久了肯定腰疼。

文件存儲(chǔ)位置

? 文件存儲(chǔ)

飛書文檔里有兩個(gè)存儲(chǔ)文件的位置：主頁和云盤。

主頁就像是你的書桌，所有的文件一字排開攤在桌面上瀏覽。

云盤就像是你的書架，可以創(chuàng)建文件夾對(duì)文檔進(jìn)行分類管理。

這和我們操作電腦本地文件的邏輯是一樣的。

? 文件搜索

有時(shí)候，我們連文件在哪個(gè)文件夾都忘了。

這時(shí)候，搜索框就是你的救命稻草。

飛書的搜索不只是搜標(biāo)題，它能【搜索文檔內(nèi)容】。

比如之前講課時(shí)有一個(gè)發(fā)票的案例，你搜個(gè)「發(fā)票」，它連文檔正文里提到的發(fā)票邏輯都能給你翻出來。

更厲害的是那個(gè)【飛書問答】。

你可以試著像跟人說話一樣問它：

幫我找找最近一周我建的所有表格。

那個(gè)關(guān)于發(fā)票管理的文檔在哪兒？

它不但能找出來，還能順帶給你總結(jié)一下這個(gè)文檔里大概寫了啥字段。

這就像你請(qǐng)了個(gè)過目不忘的管家，你不用記得書在哪一頁，你只要說個(gè)關(guān)鍵詞，他直接幫你翻好遞到手上。

對(duì)了，如果你想要從零開始學(xué)習(xí)飛書多維表格，想獲取專業(yè)老師手把手的實(shí)操教學(xué)，系統(tǒng)性掌握飛書多維表格的 AI 提效技巧，我們給你安排了免費(fèi)的直播課程！

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文檔管理心法

好了，重點(diǎn)來了。

如果你的文檔已經(jīng)多到搜索都覺得累，那我們就得換個(gè)維度的思路。

我現(xiàn)在的秘訣是：用一個(gè)多維表格，管理我所有的文檔。

你可能會(huì)說：「啊？為了管文檔，還要再建個(gè)表？這不是套娃嗎？」

其實(shí)不然。

你看，文件夾是死的，但多維表格是活的。

文件夾用多了其實(shí)是堵墻。

比如一個(gè)文檔既屬于客戶 A 又屬于 2025 年項(xiàng)目，你放哪兒？這種層層嵌套的文件夾，往往是效率的終點(diǎn)。

別急，后面我會(huì)告訴你怎么打破這堵墻。

嘗試把主頁那些文檔的名字和鏈接全部抓下來，塞進(jìn)多維表格里。

在這個(gè)表里，我可以隨心所欲地加標(biāo)簽：

狀態(tài)列：這個(gè)文檔是【 已完成 】還是【 草稿 】？打個(gè)勾，標(biāo)記成亮綠色，一目了然。

多維篩選：我想看【 本周 】創(chuàng)建的、【 關(guān)于教學(xué) 】的、【 已完成 】的文檔。

在文件夾里你要點(diǎn)開好幾次，在這里，點(diǎn)篩選答案直接蹦出來。

關(guān)鍵是，你在這個(gè)表里還能看到預(yù)覽。

鼠標(biāo)往鏈接上一放，文檔內(nèi)容就在右邊彈出來，連點(diǎn)開的動(dòng)作都省了。

這就是從找文件到管理資產(chǎn)的飛躍。

你不再是軟件給你什么你用什么，而是你在根據(jù)自己的腦回路，親手構(gòu)建一個(gè)屬于你的知識(shí)大腦。

小 Tips：

偷偷告訴你，我們可以用一個(gè)瀏覽器小插件（Easy Scraper），一鍵把主頁那些文檔的名字和鏈接全部抓下來，直接復(fù)制粘貼到多維表格里就可以。

我們今天學(xué)的不是怎么點(diǎn)飛書文檔放哪里，怎么找？而是學(xué)習(xí)怎么理清你的工作流。

工具永遠(yuǎn)是不斷更新迭代的，今天叫飛書，明天可能叫別的。

但這種標(biāo)簽化管理、維度交叉查詢、自動(dòng)化抓取的底層邏輯，是可以遷移到任何地方的。

效率的本質(zhì)，不是你動(dòng)手的速度有多快，而是你大腦中建立的確定性有多少。

希望下一次當(dāng)你面對(duì)幾百個(gè)文檔的時(shí)候，不再是感到窒息，而是有一種天下萬物皆在我掌控之中的淡定。

畢竟，我們努力優(yōu)化工具，是為了省下時(shí)間，去感受那些比工作更美好的生活。

不過，今天教大家的只是飛書多維表格 1% 的用法。

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