助力企業(yè)完成“業(yè)票檔”一體化的電子會計(jì)檔案系統(tǒng)

國信電子票據(jù)平臺信息服務(wù)有限公司(簡稱“國票信息”)成立于2015年8月，國票信息致力于為公眾、企業(yè)提供銷項(xiàng)開票服務(wù)、進(jìn)項(xiàng)收票服務(wù)、納稅申報(bào)、電子會計(jì)檔案、開放平臺賦能等服務(wù)，推進(jìn)電子票據(jù)在全國范圍內(nèi)普及應(yīng)用，助力財(cái)稅數(shù)字化、智慧化進(jìn)程。

2015年財(cái)政部、檔案局聯(lián)合印發(fā)《會計(jì)檔案管理辦法》（財(cái)政部79號令），其中明確“會計(jì)檔案可僅以電子形式進(jìn)行歸檔保存”。

2023年4月，財(cái)政部等9部門聯(lián)合印發(fā)《關(guān)于聯(lián)合開展電子憑證會計(jì)數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)深化試點(diǎn)工作的通知》（財(cái)會〔2023〕7號），進(jìn)一步明確電子憑證從開具到接收、入賬、歸檔全流程均可無紙化處理。

2025年5月19日，財(cái)政部、稅務(wù)總局、國務(wù)院國資委等九部門聯(lián)合發(fā)布《關(guān)于推廣應(yīng)用電子憑證會計(jì)數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)的通知》（財(cái)會〔2025〕9號），在全國范圍推廣應(yīng)用電子憑證會計(jì)數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，解決各類電子憑證接收難、報(bào)銷難、入賬難等問題，打通電子憑證報(bào)銷入賬歸檔“最后一公里”。

雖然國家層面全面推廣會計(jì)檔案全面無紙化的政策，但是各級的企事業(yè)單位，仍然是傳統(tǒng)的檔案管理模式，這種管理模式存在紙質(zhì)檔案打印、人工收集、檔案借閱以及檔案原件保存以及“證據(jù)鏈”缺失等問題。

國票信息建設(shè)的“業(yè)票檔”的電子會計(jì)檔案系統(tǒng)，最終實(shí)現(xiàn)會計(jì)檔案收、整、存、用全業(yè)務(wù)流程的信息化管理，從而提高檔案管理工作的效率，取消大量紙質(zhì)會計(jì)資料，放棄紙質(zhì)會計(jì)資料的打印、配送、整理等環(huán)節(jié)，從而優(yōu)化收款、付款、報(bào)銷、清算等會計(jì)核算業(yè)務(wù)流程，最終實(shí)現(xiàn)以會計(jì)憑證為核心的完整“證據(jù)鏈”，從而滿足企業(yè)合規(guī)內(nèi)控、歸檔憑證及附件智能關(guān)聯(lián)、自動成冊、審計(jì)抽憑等多場景利用需求。

電子會計(jì)檔案方案設(shè)計(jì)目標(biāo)：

通過會計(jì)電子檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)，實(shí)現(xiàn)以下3個目標(biāo)：

1、實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)檔案憑證的100%電子化管理，完成財(cái)務(wù)憑證電子檔案關(guān)聯(lián)追溯的全面管理。

以財(cái)務(wù)憑證為核心，實(shí)現(xiàn)對ERP、CRM、SRM 、OA等 系統(tǒng)中業(yè)務(wù)線上下游單據(jù)的層層追溯，實(shí)現(xiàn)憑證、發(fā)票、單據(jù)、附件、賬簿、報(bào)表等電子會計(jì)檔案的接收、傳遞、歸檔、存儲和利用的全生命周期管理。

2、滿足國家電子檔案管理規(guī)范，并按照電子檔案管理要求標(biāo)準(zhǔn)，完成XXX集團(tuán)股份有限公司電子檔案系統(tǒng)的實(shí)施工作。

以GB/T39784-2021，GB/T18894-2016，DA/T 94-2022，DA/T 92-2022等多個中華人民共和國檔案國家標(biāo)準(zhǔn)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)指導(dǎo)整體系統(tǒng)實(shí)施工作，最終實(shí)現(xiàn)內(nèi)部（收、管、存、用）、外部審計(jì)等使用。

3、推行電子會計(jì)檔案單套制管理助力XXX集團(tuán)股份有限公司推行無紙化辦公。

實(shí)現(xiàn)費(fèi)用類會計(jì)檔案全面單套制運(yùn)行，線下實(shí)物根據(jù)單據(jù)維度歸檔，實(shí)現(xiàn)免打印、免組裝、免裝盒的混序歸檔，線上數(shù)據(jù)以憑證維度進(jìn)行歸檔，并與線下實(shí)物建立關(guān)聯(lián)，實(shí)現(xiàn)精細(xì)化管理。通過檔案系統(tǒng)上線，逐步完善前端系統(tǒng)，減少紙質(zhì)打印、紙質(zhì)存檔的數(shù)量，跟隨政策環(huán)境的推進(jìn)，完成集團(tuán)無紙化辦公，無紙化存檔的項(xiàng)目目標(biāo)。

電子會計(jì)檔案方案藍(lán)圖規(guī)劃：

大多數(shù)企業(yè)建設(shè)電子會計(jì)檔案信息化系統(tǒng)管理的訴求，通常需要前期進(jìn)行售前調(diào)研后開始設(shè)計(jì)，大部分初步方案規(guī)劃藍(lán)圖如下：

1、與周邊系統(tǒng)的應(yīng)用集成：可以對接目前現(xiàn)有的OA、ERP系統(tǒng)，稅務(wù)管理系統(tǒng)、資金系統(tǒng)等進(jìn)行相關(guān)的檔案收集和單點(diǎn)登錄；同時(shí)支持提供非集成類數(shù)據(jù)的手工補(bǔ)錄方案（OCR識別、手工新增等）以此完成檔案數(shù)據(jù)的應(yīng)收盡收。

2、憑證關(guān)聯(lián)匹配與證據(jù)鏈建設(shè)：在數(shù)據(jù)采集完成后，檔案系統(tǒng)支持智能化的關(guān)聯(lián)匹配能力和證據(jù)鏈完整性校驗(yàn)?zāi)芰Γ瓿刹煌愋蜋n案的匹配組裝和復(fù)核校驗(yàn)，同時(shí)檔案系統(tǒng)還支持針對校驗(yàn)不同的檔案數(shù)據(jù)提供校驗(yàn)臺賬以及是否允許未校驗(yàn)通過數(shù)據(jù)是否允許歸檔的強(qiáng)弱管控，保障歸檔數(shù)據(jù)的完整性和可用性。

3、支持多種數(shù)據(jù)歸檔方案：電子會計(jì)憑證支持按照企業(yè)的實(shí)際業(yè)務(wù)場景設(shè)置歸檔方案，如按照：組織、會計(jì)期間、檔案類型、自動歸檔、手動歸檔以及歸檔任務(wù)鎖定等維度自定義設(shè)置歸檔方案，按需歸檔；同時(shí)針對紙質(zhì)原文件支持預(yù)設(shè)虛擬庫方案，通過虛擬庫房完成紙電匹配管理，實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)原件通過檔案系統(tǒng)一鍵定位。

4、支持多層級的使用權(quán)限管理：對于已經(jīng)采集和歸檔的數(shù)據(jù)，在檔案數(shù)據(jù)管控維度，檔案系統(tǒng)支持多組織通過提供精細(xì)化的權(quán)限管理能力，可以精準(zhǔn)設(shè)置不同員工、不同用戶、不同角色的不同組織、不同檔案類型的查閱、新增、刪除、導(dǎo)出等維度的權(quán)限管理以及可以自定義針對某些特殊場景支持配置個別人僅可以查詢特定數(shù)據(jù)的權(quán)限。

5、檔案利用支持多瀏覽器適配：在檔案利用維度，支持IE\Edge\chorme\FireFox\奇安信\360等主流瀏覽器。

國票信息的“業(yè)票檔”一體化系統(tǒng)，通過建設(shè)一個統(tǒng)一的電子會計(jì)檔案管理平臺，最終能實(shí)現(xiàn)企業(yè)的如下價(jià)值：

（1）實(shí)現(xiàn)實(shí)物檔案免組裝、全流程管理，可線上定位快速關(guān)聯(lián)下線實(shí)物。

（2）9類電子憑證（數(shù)電票、鐵路電子客票、航空運(yùn)輸電子客票行程單、增值稅電子普通/專用發(fā)票、財(cái)政電子票據(jù)、電子非稅收入一般繳款書、銀行電子回單/對賬單）的采集、驗(yàn)簽、解析、封裝、歸檔的端到端處理。

（3）檔案查閱可穿越業(yè)務(wù)鏈上下游，滿足跨系統(tǒng)、多場景、多視角的借閱需求。

（4）智能檢測財(cái)務(wù)檔案證據(jù)鏈的完整性，主動預(yù)警異常類型的檔案。

（5）可靈活擴(kuò)展業(yè)務(wù)模型，多途徑自動化歸集各類介質(zhì)檔案。

（6）支持百億級單據(jù)量的匹配關(guān)系，海量數(shù)據(jù)秒級查詢。