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本文作者：小爽

本文編輯：竺蘭

文末下載配套練習文件。

每年年初，領導都會制作如下排班表：

每周一會寫上第 N 周，對應的就是當周的負責人。

經(jīng)常看我們公號文章的小伙伴應該知道，雖然這種表格設計看起來直觀，但在做全年數(shù)據(jù)分析時卻不夠規(guī)范。

把表格樣式改成下圖這種，不僅直觀，也更方便我們進行數(shù)據(jù)統(tǒng)計。

現(xiàn)在問題來了，怎樣修改呢？

其實，用函數(shù)或者 AI 都可以！

在進行數(shù)據(jù)清洗時，拆分函數(shù)是一個非常強大的工具。

TextSplit函數(shù)是拆分函數(shù)，Excel2024 以上版本和 WPS 都有。

TextSplit 函數(shù)的語法規(guī)則：

=TEXTSPLIT(字符串,列分隔符,[行分隔符],[是否忽略空值],[是否區(qū)分大小寫],[錯值填充方式])

除此之外，正則函數(shù)也是同樣實用。

這里我使用的是 Office365，對應的正則函數(shù)是Regexextract函數(shù)，如果是 WPS 用戶，對應的正則函數(shù)就是Regexp函數(shù)。

Regexextract 函數(shù)語法規(guī)則：

=REGEXEXTRACT(字符串，正則表達式，[匹配方式])

匹配方式中：

0 - 第一個匹配項(默認值)

1 - 所有匹配項

2 - 捕獲第一個匹配項的組

分步函數(shù)公式

第一步：將二維表轉為一列。

=TOCOL(A2:G53)

第二步：對每個數(shù)據(jù)判斷，沒有存在周的，前面加一個換行符。

最后拆分成列，并下拉填充公式。

)

簡單介紹一下這個函數(shù)公式：

Find函數(shù)語法規(guī)則：

=find(查找內容,查找值)

如果查找得到就返回對應的位置，如果查找不到則返回錯誤值。

所以，我們通過判斷查找值中是否存在周，不存在的話前面加一個換行符，存在就返回它本身。

)

類似下圖，我們在沒有周次的單元格前加上換行符，用作占位。

最后利用拆分函數(shù)拆分為列就可以搞定啦~

當然，數(shù)據(jù)清洗，要么拆分，要么正則。

除了使用拆分函數(shù)來做，我們還可以使用正則函數(shù)。

函數(shù)公式如下圖所示：

=TAKE(REGEXEXTRACT(CHAR(10)&I2,"^|.+",1),,-3)

簡單介紹一下這個函數(shù)公式~

char(10)是換行符。

對于正則函數(shù)：

=REGEXEXTRACT(CHAR(10)&I2,"^|.+",1)

字符串：CHAR(10)&I2

字符串前面都加上換行符。

正則表達式："^|.+"

^代表起始位置符

.+代表除換行符以外的一個或者多個字符

| 代表或的意思

匹配方式：1(所有匹配)

匹配結果如圖中所示：

最后我們巧借Take函數(shù)，從后往前取三個列。

Take 函數(shù)語法規(guī)則：

=take(數(shù)組，行數(shù),[列數(shù)])

正數(shù)代表前取，負數(shù)代表后取。

那么公式也容易理解了：

=TAKE(REGEXEXTRACT(CHAR(10)&I2,"^|.+",1),,-3)

當然，我們也可以直接使用正則函數(shù)來提取。

這里，我們使用分支重置組來獲取。如下圖所示：

=REGEXEXTRACT(I2,"(?|(第\d周)\n(.+)\n(.+)|()(.+)\n(.+))",2)

前面我們是分步驟完成的，也有讀者可能更傾向于一步到位。

這就不得不用到我們強大的Reduce函數(shù)了。

Reduce 函數(shù)語法規(guī)則：

Reduce 函數(shù)會將 Lambda 應用于每個值，在累加器中返回總值，最終將數(shù)組減小為累積值。

=REDUCE(初始值，遍歷的數(shù)組，LAMBDA(x,y,計算表達式))

第 1 個參數(shù)是初始累加值；

第 2 個參數(shù)是循環(huán)遍歷的區(qū)域；

第 3 個參數(shù)是 Reduce 函數(shù)運算的表達式，它有兩個參數(shù)，x 指向初始累加值，y 指向第 2 參數(shù)即被遍歷的區(qū)域。

看不懂沒關系，接下來我們通過案例來幫助你理解。

一次函數(shù)公式

函數(shù)公式如下圖所示：

)

我們來看一下這個函數(shù)公式，思路跟前面分步做法是一樣的。

難點就在于Reduce函數(shù)。

)

跟著我的思路，來看看上面函數(shù)公式的運行步驟，看完之后，你對 Reduce 函數(shù)就會有更深刻的理解了。

第一步：將數(shù)據(jù)區(qū)域轉換一列。

TOCOL(A2:G53)

第二步：循環(huán)每一個值

       )

Lambda 有兩個參數(shù)。

Lambda(s,v,...)

s 代表參數(shù)的累計值，第一次循環(huán)為初始值，后面的循環(huán)為上一次循環(huán)的返回值。

v 代表循環(huán)的每一個值。

我們來看看第一次循環(huán)。

Vstack 函數(shù)的作用是將數(shù)組進行垂直拼接。

第二次循環(huán)。

直到最后一次循環(huán)結束，Reduce 函數(shù)公式會將最后的累計結果 s 進行返回。

對于這種針對數(shù)組，循環(huán)每一個數(shù)據(jù)進行處理后，累計垂直拼接的需求，我們也可以改成套路公式：

)

Reduce 函數(shù)是不是非常強大，但好像有點難理解？

如果你的數(shù)據(jù)不敏感或者做了脫敏處理，也許用 AI，能幫你更好地解決問題。

WPS AI 處理

這里我使用的是WPS 靈犀 AI。

進入 WPS 中，單擊側邊欄的靈犀，就可以進入對話窗口。

上傳表格文件，輸入提示詞。

排班表中，Sheet1 中放著數(shù)據(jù)表。

背景：工作簿中有一個Sheet表，里面有排班表格，表頭為周一，周二，周三，周四，周五，周六，周日。周一列下面會寫明第n周 姓名 日期。其余列寫明姓名 日期。

要求：將數(shù)據(jù)清洗為一維表的格式。每周的周次只出現(xiàn)一次，其余留空。

具體格式如下：

|周次|姓名|日期|

|第1周|小叮|2025/01/06|

||小蘭|2025/01/07|

|第2周|..

返回格式：將處理后的結果將表格返回，并將處理后的工作簿結果返回。

最后，等待靈犀 AI 思考結束后。

下載 Excel 表即可。

數(shù)據(jù)處理得還可以~

看到這里，你是不是覺得，AI 真的很強大、很方便。

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遇到一張復雜的表格，如何改成更適合做數(shù)據(jù)分析的格式。

本文通過對排班表進行處理來舉例，介紹了函數(shù)和 AI兩種方法。

函數(shù)法：

這里我們采取分步函數(shù)公式，還有一次函數(shù)公式。

分步函數(shù)公式中，利用 Tocol 函數(shù)將數(shù)據(jù)區(qū)域轉為一列后，再利用拆分函數(shù)或正則函數(shù)提取對應的值。

一次函數(shù)公式中，思路一樣，不過多加了一步，采取 Reduce 函數(shù)循環(huán)將處理后的數(shù)據(jù)進行垂直拼接。

AI法：

假如數(shù)據(jù)不怎么敏感，我們可以用 AI 來幫我們干活。比如作為 WPS 辦公的靈犀 AI，上傳文件，輸入需求，AI 就會直接生成處理好的表格。

掌握函數(shù)，是底層能力；善用 AI，是時代紅利。

處理數(shù)據(jù)時，你完全可以根據(jù)自己的需求（尤其是數(shù)據(jù)安全性），選擇更適合的方法。

好啦，今天的分享就到這里，如果你還遇到了其他 Excel 難題，歡迎在留言區(qū)交流哦~

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