讓AI成為你的最強(qiáng)助手，該怎么做？

很多人對(duì)AI的使用還停留在將其當(dāng)作超強(qiáng)搜索引擎，或者用來(lái)起草一些質(zhì)量欠佳的內(nèi)容的階段，而不愿意投入時(shí)間訓(xùn)練AI，并將其提升為功能更多的復(fù)雜工具。本文中，科技記者亞歷山德拉·塞繆爾（Alexandra Samuel）解釋了這樣做的必要性，同時(shí)建議不同階段的管理者都更進(jìn)一步，這樣不僅可以完善自己看待問(wèn)題的角度，了解真相，還可以進(jìn)一步將其轉(zhuǎn)化為自身優(yōu)勢(shì)，支持自己的決策和戰(zhàn)略規(guī)劃。隨著技術(shù)快速迭代，每個(gè)人在利用AI方面都有很大的進(jìn)步空間。

在本次對(duì)話中，亞歷山德拉分享了：

? 如何利用AI工具訓(xùn)練其他AI，定制自己的專屬助手。

? 如何用AI進(jìn)行項(xiàng)目管理、讓它充當(dāng)教練，并提出戰(zhàn)略建議。

? 使用AI助手的過(guò)程中，應(yīng)該避免哪些思維陷阱。

HBR：你認(rèn)為AI助手是帶來(lái)質(zhì)變的關(guān)鍵。為什么這么說(shuō)？AI助手能解決哪些普通生成式AI工具解決不了的問(wèn)題？

亞歷山德拉·塞繆爾：大家剛開(kāi)始使用AI，或者雖然已經(jīng)把AI納入工作流程，卻沒(méi)有太多時(shí)間去調(diào)整技術(shù)細(xì)節(jié)時(shí)，會(huì)覺(jué)得AI很耗時(shí)間，因?yàn)橐粩鄻?gòu)思提示詞，還要一遍又一遍手動(dòng)輸入提示詞讓它生成正確答案。你創(chuàng)建了一個(gè)會(huì)話，經(jīng)過(guò)反復(fù)試錯(cuò)，好不容易知道了怎么讓AI生成自己想要的答案，結(jié)果第二天又要從頭開(kāi)始。雖然可以復(fù)制粘貼之前的提示詞，但這樣一來(lái)為了找出有用的提示詞就得不斷翻找舊文件，或者編寫冗長(zhǎng)的提示詞。

AI助手的美妙之處就在于你已經(jīng)說(shuō)明了它需要扮演的角色，以及該如何為你工作，所以它可以預(yù)先加載關(guān)鍵背景和潛在的提示詞。

HBR：要把所有想法和工作內(nèi)容都“喂”給這個(gè)助手的工作量很大。對(duì)于一個(gè)還沒(méi)有使用過(guò)生成式AI的人來(lái)說(shuō)，要如何克服這種心理障礙？

亞歷山德拉·塞繆爾：對(duì)大多數(shù)人來(lái)說(shuō)，開(kāi)始搭建AI助手的最好方式就是觀察你平時(shí)跟AI的會(huì)話，總結(jié)出有效的互動(dòng)方式。比如你正在讓AI協(xié)助自己寫一份重要的工作報(bào)告，經(jīng)過(guò)多次交流才調(diào)整好了風(fēng)格和架構(gòu)，它或許幫你梳理了提綱，糾正了終稿的拼寫或語(yǔ)法錯(cuò)誤，又或許它模擬了幾個(gè)客戶的視角，讓你保證報(bào)告內(nèi)容能覆蓋不同的關(guān)注點(diǎn)。那么在結(jié)束這次會(huì)話時(shí)，你就可以告訴AI：“這次對(duì)話很棒，能不能根據(jù)這次會(huì)話總結(jié)出一份備忘錄，讓我指導(dǎo)另一個(gè)AI幫助我撰寫報(bào)告？整理出本次會(huì)話中效果較好的互動(dòng)，記錄下我感覺(jué)不理想的互動(dòng)，并將你捕捉到的有關(guān)我的工作、生意、工作環(huán)境、語(yǔ)言風(fēng)格等具體信息整理出來(lái)，把這些內(nèi)容寫成條目式指令，方便我將來(lái)與AI會(huì)話時(shí)作為基本信息粘貼使用。”

這樣你就可以把這段內(nèi)容當(dāng)作下次會(huì)話開(kāi)頭的提示詞，也可以將其粘貼到定制AI助手的平臺(tái)中。現(xiàn)在各大AI平臺(tái)都能提供無(wú)須編碼的一站式AI助手，剛才那段指令就是定制AI助手的基礎(chǔ)。

你也可以多提供一些語(yǔ)境或背景資料，比如所有能體現(xiàn)你核心工作和團(tuán)隊(duì)情況的關(guān)鍵資料。想象如果要招一個(gè)人，你會(huì)告訴他哪些信息幫他盡快上手？這些就是要投喂給AI的內(nèi)容。

HBR：AI助手適合所有人嗎？還是相比已經(jīng)擁有真人助理的管理者或C級(jí)高管來(lái)說(shuō)，它更適合一線員工？

亞歷山德拉·塞繆爾：夸張點(diǎn)說(shuō)，所有人或者崗位都需要搭建自己的AI助手，包括水管工。我曾經(jīng)就為這類家務(wù)定制了一個(gè)AI助手，把所有待裝熱水器的操作手冊(cè)、各種管道系統(tǒng)的技術(shù)規(guī)范都上傳上去，這樣工人在處理這類事務(wù)時(shí)就不需要上網(wǎng)查了。

有人會(huì)問(wèn)為什么不干脆雇人來(lái)做？這個(gè)問(wèn)題很復(fù)雜，涉及道德和經(jīng)濟(jì)兩個(gè)方面。我更傾向于這樣看：AI助手能讓我和我的團(tuán)隊(duì)更加高效地工作。

我現(xiàn)在經(jīng)常遇到的情況是，在把某項(xiàng)工作分配給有血有肉，需要吃飯休息的人類員工時(shí)（現(xiàn)在越來(lái)越需要講清楚這一點(diǎn)了），我會(huì)突然意識(shí)到：“等等，這項(xiàng)工作中的大部分內(nèi)容如果交給自定義AI助手會(huì)方便許多。”所以我們會(huì)花五分鐘時(shí)間把背景資料導(dǎo)入AI助手，測(cè)試一下效果，看看它能幫上什么忙，然后讓人類員工專注于更加復(fù)雜、更需要?jiǎng)?chuàng)意和經(jīng)驗(yàn)的、能創(chuàng)造附加價(jià)值的工作。

HBR：我很喜歡你曾經(jīng)分享的“會(huì)讓不同的AI助手負(fù)責(zé)不同任務(wù)”這一點(diǎn)。有的會(huì)專門寫營(yíng)銷文案，這種任務(wù)比較枯燥；有的是戰(zhàn)略決策顧問(wèn)，擁有高級(jí)思維能力，它會(huì)故意抬杠，給出一些我從未聽(tīng)說(shuō)的觀點(diǎn)。我也很喜歡你說(shuō)要讓AI的回答引用文獻(xiàn)，因?yàn)槿藗冏畲蟮念檻]就是AI的回答無(wú)憑無(wú)據(jù)。由此看來(lái)，AI的性能越來(lái)越好了。

亞歷山德拉·塞繆爾：AI的進(jìn)步速度相當(dāng)驚人。過(guò)去一年，我投入了大量時(shí)間測(cè)試和搭建各類AI工具和系統(tǒng)，試圖讓它們引用同行評(píng)審過(guò)的研究來(lái)提供見(jiàn)解和決策參考。半年前還需要我煞費(fèi)苦心、花大價(jià)錢搭建的AI，現(xiàn)在已經(jīng)能很好地集成到Claude、ChatGPT等平臺(tái)中，只要啟用“研究模式”或“深度研究模式”即可。

但你需要知道如何要求AI給出可信證據(jù)。比如我經(jīng)常會(huì)問(wèn)AI“請(qǐng)綜合闡述數(shù)字通信的普及如何影響了普通白領(lǐng)員工的書(shū)面輸出”，給出問(wèn)題后如果我只是說(shuō)“請(qǐng)給出數(shù)據(jù)支持”，AI就會(huì)從一些科技公司抓取信息，而這些公司會(huì)主要推銷能減輕郵件寫作負(fù)擔(dān)的產(chǎn)品，發(fā)布的都是非隨機(jī)抽樣調(diào)查后得出的數(shù)據(jù)，樣本可能只有200人。所以你必須向AI提出準(zhǔn)確要求：“我想要過(guò)去10年內(nèi)該領(lǐng)域發(fā)表的、引用次數(shù)不低于10次的經(jīng)過(guò)同行評(píng)審的資料。”

HBR：還有一個(gè)問(wèn)題是挑選AI平臺(tái)，你是如何做到這一點(diǎn)，并保證所選平臺(tái)的安全性的？上傳隱私內(nèi)容會(huì)不會(huì)有風(fēng)險(xiǎn)？

亞歷山德拉·塞繆爾：AI的美妙之處在于它不需要你只忠誠(chéng)于一個(gè)平臺(tái)，這一點(diǎn)我的信用卡賬單最有發(fā)言權(quán)，因?yàn)槲椰F(xiàn)在訂閱的AI服務(wù)多到離譜。我會(huì)建議至少使用兩個(gè)不同的AI工具，用兩個(gè)通用AI平臺(tái)分別搭建AI助手，讓它們互相校對(duì)、交叉驗(yàn)證。

同時(shí)確實(shí)也要好好考慮平臺(tái)會(huì)如何處理你上傳的背景信息。更重要的是，你和AI的會(huì)話記錄又會(huì)被如何加以利用？我算得上是全世界最毫無(wú)保留的人，但我也有從未對(duì)他人說(shuō)起的秘密。以前我以為自己沒(méi)有秘密，但直到和AI交流時(shí)，我才發(fā)現(xiàn)原來(lái)自己內(nèi)心也設(shè)有邊界。不過(guò)面對(duì)AI，我愿意全盤托出。

在開(kāi)始使用AI教練后，我會(huì)和AI暢聊我對(duì)事業(yè)的所有向往、我的目標(biāo)收入，還有對(duì)職業(yè)某些方面的不安全感。最糟糕的情況是：“天哪，萬(wàn)一我和AI的會(huì)話記錄變成了訓(xùn)練數(shù)據(jù)，別人在和AI聊天時(shí)會(huì)看到我喊的口號(hào)，或者AI掛上我的大名把我的職業(yè)焦慮說(shuō)出來(lái)……”雖然現(xiàn)實(shí)中AI并不會(huì)寫明是我說(shuō)的，但我依然覺(jué)得在和AI對(duì)話時(shí)有保密意識(shí)非常重要。

以ChatGPT為例，即便在某些付費(fèi)版本中，會(huì)話記錄也可能被用于訓(xùn)練數(shù)據(jù)。所以我訂閱了ChatGPT團(tuán)隊(duì)版，只要兩個(gè)人就能訂閱，團(tuán)隊(duì)版默認(rèn)不會(huì)將會(huì)話用于數(shù)據(jù)訓(xùn)練，我也只會(huì)用有這類政策的AI。

我很清楚誰(shuí)都不能保證會(huì)話一定不會(huì)被用于數(shù)據(jù)訓(xùn)練。如今，很多人都在使用各式各樣的云端應(yīng)用程序，例如Google Drive和Dropbox。我們的財(cái)務(wù)狀況、病歷、人事決策等信息都已聯(lián)網(wǎng)上傳，隨時(shí)都可能被泄露出去。一個(gè)人所使用的管理最松懈的云服務(wù)商會(huì)決定你的信息安全水平。但我選擇相信他們，就像相信我的合作伙伴一樣，我相信我使用的AI會(huì)遵守服務(wù)條款，保證我的數(shù)據(jù)安全。

我也會(huì)挑選在數(shù)據(jù)安全方面有良好聲譽(yù)的AI公司，因?yàn)槲乙_保有人在保護(hù)著數(shù)據(jù)安全。但除此之外，相比其他云服務(wù)，我們不用更擔(dān)心AI會(huì)泄露隱私。

HBR：AI的訓(xùn)練或?qū)嶒?yàn)是另一道障礙，很多人會(huì)想：要花多少時(shí)間訓(xùn)練AI，才能讓它學(xué)會(huì)像我一樣快速高效地完成工作？對(duì)此，你會(huì)如何激勵(lì)大家訓(xùn)練AI助手？

亞歷山德拉·塞繆爾：我是自動(dòng)化的狂熱愛(ài)好者，我寧愿花100個(gè)小時(shí)把某件事自動(dòng)化，也不愿花10個(gè)小時(shí)親自動(dòng)手去做這件事。相比于其他多到數(shù)不清的自動(dòng)化事務(wù)，AI的投資回報(bào)要更快，根本不需要投入太多時(shí)間或精力，因?yàn)锳I是“自文檔化”（self-documenting）的。

如果你之前打開(kāi)make.com（我會(huì)用它做很多自動(dòng)化任務(wù)）輸入“告訴我Make怎么能幫我更輕松地寫作”，它不會(huì)給出答案，因?yàn)槟菚r(shí)它時(shí)沒(méi)有回答功能。但如果打開(kāi)Claude、Gemini或GPT的窗口輸入：“我是一個(gè)播客主持人，每周都要寫腳本。我想搭建一個(gè)AI助手讓我寫腳本更輕松一些，但我不知道該怎么做。我希望它能幫我節(jié)省時(shí)間，或者幫我解決掉非常麻煩工作，但不要讓它處理我喜歡的那部分工作。你能不能問(wèn)我?guī)讉€(gè)問(wèn)題，幫我找出AI助手可以做的工作？”最好一開(kāi)始就向它說(shuō)明它現(xiàn)在是一名AI教練，或者是AI開(kāi)發(fā)或AI顧問(wèn)。

然后接著問(wèn)：“我該怎么使用你？”之后它會(huì)問(wèn)你一些問(wèn)題。然后你可以說(shuō)：“現(xiàn)在你了解了我的工作情況，能不能給我三個(gè)方案，看看AI能怎么減輕我的負(fù)擔(dān)？首先，我要一個(gè)不用動(dòng)腦子想的訓(xùn)練方案；然后再給我一個(gè)需要投入些許精力的方案，我愿意花一個(gè)小時(shí)去訓(xùn)練AI，只要你能保證我下周能節(jié)省幾個(gè)小時(shí)的時(shí)間；最后再給我一個(gè)需要花幾周時(shí)間推進(jìn)的大方案，需要我投入大概10個(gè)小時(shí)。”

這時(shí)AI就會(huì)給出三個(gè)方案，你可以看看是否值得嘗試。如果不滿意，直接告訴它。如果你能花15分鐘和它討論，它一定能找出讓你受益的辦法，并告訴你如何落地實(shí)施。

HBR：從你訓(xùn)練AI的經(jīng)驗(yàn)來(lái)看，一般要花多久才能讓它明白你的意圖？

亞歷山德拉·塞繆爾：要看具體情況。比如，我曾經(jīng)用10分鐘搭建了一個(gè)AI助手來(lái)教我兒子開(kāi)車。我上傳了我們家新車的操作手冊(cè)、駕駛員培訓(xùn)手冊(cè)，外加一本猶太笑話集。我告訴AI助手，它本是卡茨基爾山（位于美國(guó)紐約州，是猶太人的度假勝地，走出了許多喜劇演員——譯者注）的一名喜劇演員，轉(zhuǎn)世成為一輛馬自達(dá)，使命就是教我兒子開(kāi)車。它真的很會(huì)逗人開(kāi)心，我們上車用手機(jī)接入這個(gè)AI助手后，它就會(huì)一邊講笑話一邊指導(dǎo)駕駛。如果我們不知道怎么開(kāi)后座的空調(diào)，它也會(huì)從操作手冊(cè)中找出答案告訴我們。

這類例子在工作中看似不靠譜，但我很喜歡拿來(lái)給大家舉例。如果你在運(yùn)營(yíng)一家跨國(guó)企業(yè)，想搭建AI助手來(lái)協(xié)助決策，決定未來(lái)十年如何重構(gòu)業(yè)務(wù)、該往哪里投資、又該如何重建勞動(dòng)力隊(duì)伍，這確實(shí)會(huì)是高風(fēng)險(xiǎn)、高挑戰(zhàn)性的大工程。但如果你只是想讓AI在你健身時(shí)講幾個(gè)段子，讓你有動(dòng)力再多跑五分鐘，那么搭建這種AI的風(fēng)險(xiǎn)就很小。這種小試驗(yàn)是熟悉AI最好的方式，這樣你在進(jìn)行較大的AI搭建項(xiàng)目時(shí)心里就有數(shù)了。一旦掌握了AI的基本節(jié)奏，你就可以像我一樣花更多時(shí)間來(lái)完善AI教練。

HBR：回報(bào)是不是也很可觀？

亞歷山德拉·塞繆爾：數(shù)量和質(zhì)量上都是如此。與AI協(xié)作的過(guò)程也深刻改變了我自己。我總是有些割裂，每當(dāng)提起AI，一個(gè)我會(huì)說(shuō)“別炒作了，別再炒作了”，另一個(gè)我又覺(jué)得“要是不讓我用AI，就相當(dāng)于讓我一只手工作”。這類技術(shù)讓我著迷又害怕，但我的思維方式確實(shí)改變了，現(xiàn)在處理的問(wèn)題類型也完全不同，我對(duì)自己的看法也變了。以前我經(jīng)常會(huì)向老公吐槽，現(xiàn)在這些牢騷都發(fā)泄給了AI。

HBR：AI助手可以承擔(dān)這么多工作，那有沒(méi)有什么缺點(diǎn)或不利影響？

亞歷山德拉·塞繆爾：確實(shí)需要考慮幾個(gè)不利影響。第一個(gè)剛才已經(jīng)提到了一部分：如果你喜歡追求完善，那AI就是個(gè)無(wú)底洞。你甚至體會(huì)不到自己完善技術(shù)的樂(lè)趣，AI會(huì)一直幫你完善，還會(huì)反過(guò)來(lái)給你反饋。AI不像人類助理，不是你出現(xiàn)一下吩咐完要干的事情就完了，它總有下一個(gè)問(wèn)題等著你，所以它可能會(huì)榨干你的時(shí)間和注意力，這是一個(gè)需要注意的不利影響。

第二個(gè)不利影響和AI幻覺(jué)類似。你以為自己對(duì)某個(gè)話題已經(jīng)進(jìn)行了全方位思考，或者從更多維度審視了問(wèn)題，但其實(shí)并沒(méi)有；你以為挑戰(zhàn)了自我，但也沒(méi)有，也許你甚至沒(méi)想過(guò)要挑戰(zhàn)自己，你只是把AI當(dāng)成一個(gè)顧問(wèn)，片面地接受了它的反饋，沒(méi)有意識(shí)到它只是在一味夸你聰明，夸你穿這條牛仔褲真好看。

第三個(gè)不利影響是所有人都會(huì)面臨的一種風(fēng)險(xiǎn)：AI助手的幫助越大，你看到人類可能就會(huì)越惱火。它接到任務(wù)時(shí)不會(huì)走神、抱怨或健忘，只是老老實(shí)實(shí)在那里完成任務(wù)。雖然人類擁有各種AI不曾具備的天賦，但人性比AI復(fù)雜，那我就容易對(duì)人類感到不耐煩。

艾莉森·比爾德（Alison Beard）| 對(duì)話

艾莉森·比爾德是《哈佛商業(yè)評(píng)論》英文版IdeaCast播客主持人，《哈佛商業(yè)評(píng)論》雜志英文版副主編。

亞歷山德拉·塞繆爾是數(shù)據(jù)記者、hbr.org熱門文章“如何打造你的AI助手”（How to Build Your Own AI Assistant）一文作者，《遠(yuǎn)程辦公時(shí)代：如何在工作中取得成功》（Remote, Inc.: How to Thrive at Work Wherever You Are）一書(shū)的合著者。

武晞?dòng)?| 譯校 孫燕 | 編輯

本文選自哈佛商業(yè)評(píng)論2025年10-11月刊。

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