讓AI成為你的最強助手，該怎么做？

很多人對AI的使用還停留在將其當作超強搜索引擎，或者用來起草一些質量欠佳的內容的階段，而不愿意投入時間訓練AI，并將其提升為功能更多的復雜工具。本文中，科技記者亞歷山德拉·塞繆爾（Alexandra Samuel）解釋了這樣做的必要性，同時建議不同階段的管理者都更進一步，這樣不僅可以完善自己看待問題的角度，了解真相，還可以進一步將其轉化為自身優勢，支持自己的決策和戰略規劃。隨著技術快速迭代，每個人在利用AI方面都有很大的進步空間。

在本次對話中，亞歷山德拉分享了：

? 如何利用AI工具訓練其他AI，定制自己的專屬助手。

? 如何用AI進行項目管理、讓它充當教練，并提出戰略建議。

? 使用AI助手的過程中，應該避免哪些思維陷阱。

HBR：你認為AI助手是帶來質變的關鍵。為什么這么說？AI助手能解決哪些普通生成式AI工具解決不了的問題？

亞歷山德拉·塞繆爾：大家剛開始使用AI，或者雖然已經把AI納入工作流程，卻沒有太多時間去調整技術細節時，會覺得AI很耗時間，因為要不斷構思提示詞，還要一遍又一遍手動輸入提示詞讓它生成正確答案。你創建了一個會話，經過反復試錯，好不容易知道了怎么讓AI生成自己想要的答案，結果第二天又要從頭開始。雖然可以復制粘貼之前的提示詞，但這樣一來為了找出有用的提示詞就得不斷翻找舊文件，或者編寫冗長的提示詞。

AI助手的美妙之處就在于你已經說明了它需要扮演的角色，以及該如何為你工作，所以它可以預先加載關鍵背景和潛在的提示詞。

HBR：要把所有想法和工作內容都“喂”給這個助手的工作量很大。對于一個還沒有使用過生成式AI的人來說，要如何克服這種心理障礙？

亞歷山德拉·塞繆爾：對大多數人來說，開始搭建AI助手的最好方式就是觀察你平時跟AI的會話，總結出有效的互動方式。比如你正在讓AI協助自己寫一份重要的工作報告，經過多次交流才調整好了風格和架構，它或許幫你梳理了提綱，糾正了終稿的拼寫或語法錯誤，又或許它模擬了幾個客戶的視角，讓你保證報告內容能覆蓋不同的關注點。那么在結束這次會話時，你就可以告訴AI：“這次對話很棒，能不能根據這次會話總結出一份備忘錄，讓我指導另一個AI幫助我撰寫報告？整理出本次會話中效果較好的互動，記錄下我感覺不理想的互動，并將你捕捉到的有關我的工作、生意、工作環境、語言風格等具體信息整理出來，把這些內容寫成條目式指令，方便我將來與AI會話時作為基本信息粘貼使用。”

這樣你就可以把這段內容當作下次會話開頭的提示詞，也可以將其粘貼到定制AI助手的平臺中。現在各大AI平臺都能提供無須編碼的一站式AI助手，剛才那段指令就是定制AI助手的基礎。

你也可以多提供一些語境或背景資料，比如所有能體現你核心工作和團隊情況的關鍵資料。想象如果要招一個人，你會告訴他哪些信息幫他盡快上手？這些就是要投喂給AI的內容。

HBR：AI助手適合所有人嗎？還是相比已經擁有真人助理的管理者或C級高管來說，它更適合一線員工？

亞歷山德拉·塞繆爾：夸張點說，所有人或者崗位都需要搭建自己的AI助手，包括水管工。我曾經就為這類家務定制了一個AI助手，把所有待裝熱水器的操作手冊、各種管道系統的技術規范都上傳上去，這樣工人在處理這類事務時就不需要上網查了。

有人會問為什么不干脆雇人來做？這個問題很復雜，涉及道德和經濟兩個方面。我更傾向于這樣看：AI助手能讓我和我的團隊更加高效地工作。

我現在經常遇到的情況是，在把某項工作分配給有血有肉，需要吃飯休息的人類員工時（現在越來越需要講清楚這一點了），我會突然意識到：“等等，這項工作中的大部分內容如果交給自定義AI助手會方便許多。”所以我們會花五分鐘時間把背景資料導入AI助手，測試一下效果，看看它能幫上什么忙，然后讓人類員工專注于更加復雜、更需要創意和經驗的、能創造附加價值的工作。

HBR：我很喜歡你曾經分享的“會讓不同的AI助手負責不同任務”這一點。有的會專門寫營銷文案，這種任務比較枯燥；有的是戰略決策顧問，擁有高級思維能力，它會故意抬杠，給出一些我從未聽說的觀點。我也很喜歡你說要讓AI的回答引用文獻，因為人們最大的顧慮就是AI的回答無憑無據。由此看來，AI的性能越來越好了。

亞歷山德拉·塞繆爾：AI的進步速度相當驚人。過去一年，我投入了大量時間測試和搭建各類AI工具和系統，試圖讓它們引用同行評審過的研究來提供見解和決策參考。半年前還需要我煞費苦心、花大價錢搭建的AI，現在已經能很好地集成到Claude、ChatGPT等平臺中，只要啟用“研究模式”或“深度研究模式”即可。

但你需要知道如何要求AI給出可信證據。比如我經常會問AI“請綜合闡述數字通信的普及如何影響了普通白領員工的書面輸出”，給出問題后如果我只是說“請給出數據支持”，AI就會從一些科技公司抓取信息，而這些公司會主要推銷能減輕郵件寫作負擔的產品，發布的都是非隨機抽樣調查后得出的數據，樣本可能只有200人。所以你必須向AI提出準確要求：“我想要過去10年內該領域發表的、引用次數不低于10次的經過同行評審的資料。”

HBR：還有一個問題是挑選AI平臺，你是如何做到這一點，并保證所選平臺的安全性的？上傳隱私內容會不會有風險？

亞歷山德拉·塞繆爾：AI的美妙之處在于它不需要你只忠誠于一個平臺，這一點我的信用卡賬單最有發言權，因為我現在訂閱的AI服務多到離譜。我會建議至少使用兩個不同的AI工具，用兩個通用AI平臺分別搭建AI助手，讓它們互相校對、交叉驗證。

同時確實也要好好考慮平臺會如何處理你上傳的背景信息。更重要的是，你和AI的會話記錄又會被如何加以利用？我算得上是全世界最毫無保留的人，但我也有從未對他人說起的秘密。以前我以為自己沒有秘密，但直到和AI交流時，我才發現原來自己內心也設有邊界。不過面對AI，我愿意全盤托出。

在開始使用AI教練后，我會和AI暢聊我對事業的所有向往、我的目標收入，還有對職業某些方面的不安全感。最糟糕的情況是：“天哪，萬一我和AI的會話記錄變成了訓練數據，別人在和AI聊天時會看到我喊的口號，或者AI掛上我的大名把我的職業焦慮說出來……”雖然現實中AI并不會寫明是我說的，但我依然覺得在和AI對話時有保密意識非常重要。

以ChatGPT為例，即便在某些付費版本中，會話記錄也可能被用于訓練數據。所以我訂閱了ChatGPT團隊版，只要兩個人就能訂閱，團隊版默認不會將會話用于數據訓練，我也只會用有這類政策的AI。

我很清楚誰都不能保證會話一定不會被用于數據訓練。如今，很多人都在使用各式各樣的云端應用程序，例如Google Drive和Dropbox。我們的財務狀況、病歷、人事決策等信息都已聯網上傳，隨時都可能被泄露出去。一個人所使用的管理最松懈的云服務商會決定你的信息安全水平。但我選擇相信他們，就像相信我的合作伙伴一樣，我相信我使用的AI會遵守服務條款，保證我的數據安全。

我也會挑選在數據安全方面有良好聲譽的AI公司，因為我要確保有人在保護著數據安全。但除此之外，相比其他云服務，我們不用更擔心AI會泄露隱私。

HBR：AI的訓練或實驗是另一道障礙，很多人會想：要花多少時間訓練AI，才能讓它學會像我一樣快速高效地完成工作？對此，你會如何激勵大家訓練AI助手？

亞歷山德拉·塞繆爾：我是自動化的狂熱愛好者，我寧愿花100個小時把某件事自動化，也不愿花10個小時親自動手去做這件事。相比于其他多到數不清的自動化事務，AI的投資回報要更快，根本不需要投入太多時間或精力，因為AI是“自文檔化”（self-documenting）的。

如果你之前打開make.com（我會用它做很多自動化任務）輸入“告訴我Make怎么能幫我更輕松地寫作”，它不會給出答案，因為那時它時沒有回答功能。但如果打開Claude、Gemini或GPT的窗口輸入：“我是一個播客主持人，每周都要寫腳本。我想搭建一個AI助手讓我寫腳本更輕松一些，但我不知道該怎么做。我希望它能幫我節省時間，或者幫我解決掉非常麻煩工作，但不要讓它處理我喜歡的那部分工作。你能不能問我幾個問題，幫我找出AI助手可以做的工作？”最好一開始就向它說明它現在是一名AI教練，或者是AI開發或AI顧問。

然后接著問：“我該怎么使用你？”之后它會問你一些問題。然后你可以說：“現在你了解了我的工作情況，能不能給我三個方案，看看AI能怎么減輕我的負擔？首先，我要一個不用動腦子想的訓練方案；然后再給我一個需要投入些許精力的方案，我愿意花一個小時去訓練AI，只要你能保證我下周能節省幾個小時的時間；最后再給我一個需要花幾周時間推進的大方案，需要我投入大概10個小時。”

這時AI就會給出三個方案，你可以看看是否值得嘗試。如果不滿意，直接告訴它。如果你能花15分鐘和它討論，它一定能找出讓你受益的辦法，并告訴你如何落地實施。

HBR：從你訓練AI的經驗來看，一般要花多久才能讓它明白你的意圖？

亞歷山德拉·塞繆爾：要看具體情況。比如，我曾經用10分鐘搭建了一個AI助手來教我兒子開車。我上傳了我們家新車的操作手冊、駕駛員培訓手冊，外加一本猶太笑話集。我告訴AI助手，它本是卡茨基爾山（位于美國紐約州，是猶太人的度假勝地，走出了許多喜劇演員——譯者注）的一名喜劇演員，轉世成為一輛馬自達，使命就是教我兒子開車。它真的很會逗人開心，我們上車用手機接入這個AI助手后，它就會一邊講笑話一邊指導駕駛。如果我們不知道怎么開后座的空調，它也會從操作手冊中找出答案告訴我們。

這類例子在工作中看似不靠譜，但我很喜歡拿來給大家舉例。如果你在運營一家跨國企業，想搭建AI助手來協助決策，決定未來十年如何重構業務、該往哪里投資、又該如何重建勞動力隊伍，這確實會是高風險、高挑戰性的大工程。但如果你只是想讓AI在你健身時講幾個段子，讓你有動力再多跑五分鐘，那么搭建這種AI的風險就很小。這種小試驗是熟悉AI最好的方式，這樣你在進行較大的AI搭建項目時心里就有數了。一旦掌握了AI的基本節奏，你就可以像我一樣花更多時間來完善AI教練。

HBR：回報是不是也很可觀？

亞歷山德拉·塞繆爾：數量和質量上都是如此。與AI協作的過程也深刻改變了我自己。我總是有些割裂，每當提起AI，一個我會說“別炒作了，別再炒作了”，另一個我又覺得“要是不讓我用AI，就相當于讓我一只手工作”。這類技術讓我著迷又害怕，但我的思維方式確實改變了，現在處理的問題類型也完全不同，我對自己的看法也變了。以前我經常會向老公吐槽，現在這些牢騷都發泄給了AI。

HBR：AI助手可以承擔這么多工作，那有沒有什么缺點或不利影響？

亞歷山德拉·塞繆爾：確實需要考慮幾個不利影響。第一個剛才已經提到了一部分：如果你喜歡追求完善，那AI就是個無底洞。你甚至體會不到自己完善技術的樂趣，AI會一直幫你完善，還會反過來給你反饋。AI不像人類助理，不是你出現一下吩咐完要干的事情就完了，它總有下一個問題等著你，所以它可能會榨干你的時間和注意力，這是一個需要注意的不利影響。

第二個不利影響和AI幻覺類似。你以為自己對某個話題已經進行了全方位思考，或者從更多維度審視了問題，但其實并沒有；你以為挑戰了自我，但也沒有，也許你甚至沒想過要挑戰自己，你只是把AI當成一個顧問，片面地接受了它的反饋，沒有意識到它只是在一味夸你聰明，夸你穿這條牛仔褲真好看。

第三個不利影響是所有人都會面臨的一種風險：AI助手的幫助越大，你看到人類可能就會越惱火。它接到任務時不會走神、抱怨或健忘，只是老老實實在那里完成任務。雖然人類擁有各種AI不曾具備的天賦，但人性比AI復雜，那我就容易對人類感到不耐煩。

艾莉森·比爾德（Alison Beard）| 對話

艾莉森·比爾德是《哈佛商業評論》英文版IdeaCast播客主持人，《哈佛商業評論》雜志英文版副主編。

亞歷山德拉·塞繆爾是數據記者、hbr.org熱門文章“如何打造你的AI助手”（How to Build Your Own AI Assistant）一文作者，《遠程辦公時代：如何在工作中取得成功》（Remote, Inc.: How to Thrive at Work Wherever You Are）一書的合著者。

武晞羽 | 譯校 孫燕 | 編輯

本文選自哈佛商業評論2025年10-11月刊。

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