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本文作者:竺蘭
本文編輯:竺蘭
大家好,這里是秋葉編輯部,我是「山東吳彥祖」拉老師~
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朋友們,如果你天天和「出入庫表格」打交道,一定要試試多維表格,太好用了!
入庫出庫,數量對不上的問題搞定了!
庫存結余,能根據產品出入庫自動計算了!
安全庫存,也能自動預警發到手機上了!
庫存查詢,能給不同的人設置不同權限了!
我做了一個這樣的模板,想分享給大家,看看有哪些地方可以借鑒?
直接拿去用,不用客氣,點個贊就行了。
如果你想讓我帶著你學習飛書多維表格,那就來 《飛書多維表格自動化訓練營》吧!
在這里,我會從零開始,手把手帶你搭建日程管理系統、商品管理系統、評價管理系統、銷售/退貨管理系統等等,真正用在工作中。
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入庫出庫
首先,我們創建 3 個表格:產品明細表、入庫表、出庫表。
▋產品明細表
以往在 Excel 里面做庫存表的時候,左邊一堆產品信息,右邊是每一天出庫入庫的數據,讓這個表格非常的寬,查看的時候需要來回拖動表格,很不方便。
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而在多維表格里面,我專門創建了一個產品明細表,只保存產品的信息。
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那你可能會問,入庫和出庫的數據怎么填?
放在不同的工作表里面就行。
這就是多維表格的設計思路,一張表格只做一件事情。
▋入庫表
入庫表的字段信息大致如下,我們一列一列來看。
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?產品名稱
首先是【產品名稱】,這一列的數據不需要自己手敲,把字段類型改成【雙向關聯】,選擇【產品明細】表中的數據作為下拉列表的數據源。
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填寫產品名稱時,點擊選擇產品就可以了。
在彈出的表格中可以查看產品的詳細信息,即便同一款產品相同名稱,只是型號不同,也能在列表里面詳細的查看,避免選擇出錯。

?入庫時間
接下來是填寫入庫數量和入庫時間。
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【入庫數量】是肯定要手動填寫的,【入庫時間】則希望能自動填寫當前登記時間。
在 Excel 里面可以使用 NOW 函數來獲取當前最新時間。

但用過的都知道,NOW 函數一動就更新到最新的時間,無法保存登記時的時間。
在多維表格里面,實現這個效果很簡單,只需要把字段類型改成【創建時間】。
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這樣添加新數據時,表格就會自動記錄填寫時間,即便后面新增、刪除數據,這個數據也會保持不變,非常省心。

▋出庫表
接下來添加出庫表,操作方法和入庫表基本上是一樣的。
我們可以直接把入庫表復制過來,把表格名稱改成「出庫表」,字段名稱里面把「入庫」改成「出庫」即可。
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庫存結余
設計好【入庫表】、【出庫表】之后,每個產品入庫出庫之后,庫存的狀態該怎么計算呢?
回到【產品明細表】里面添加一列【庫存】。
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▋庫存計算
飛書多維表格里面的公式非常強大,因為可以用 AI 寫,只需要用大白話表達清楚,AI 就能準確的幫我們寫出函數公式。
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在【AI 生成公式】對話框中,我們只需要這樣說 ,然后點擊【生成】按鈕。
請統計【入庫表】里當前產品的數量總和,再統計【出庫表】里面當前產品的數量總和,然后用入庫數量-出庫數量,計算出庫存總數。
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AI 能準確理解需求,并生成對應的函數公式。
你不需要看懂公式,點擊【采納】直接用就行了。
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▋引用庫存
在【入庫表】和【出庫表】里,新增一列「庫存」,字段類型設置【查找引用】,把產品明細中的庫存引用過來,實時顯示最新的庫存。
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這樣在入庫和出庫登記的時候,就可以實時查看庫存,及時發現異常并補貨。
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▋庫存預警
為了提高預警的及時性,我們還可以使用多維表格里最強大的【工作流】功能,給表格添加一個鬧鐘。
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添加工作流,第 1 步,當【出庫表】添加新的記錄時,就檢查庫存。
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第 2 步,在【產品明細】里面篩選庫存數量 <10 的記錄。
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第 3 步,如果找到記錄,就自動發通知到我的飛書,搞定!
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飛書工作流就這么簡單,零代碼添加通知功能。
測試一下效果,來一筆 1000 的出庫記錄。
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飛書上立馬就收到了庫存預警,告知我哪些產品低于安全庫存。
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這個功能實在太牛了!關鍵還免費。
有了飛書多維表格監控功能,我就可以安心的摸魚啦!
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飛書多維表格,是一個基于「數據庫」思維的管理系統,從一開始就避免了在普通表格里面天馬行空的設計方法。
一張表格只做一件事情,用 AI 編寫公式,驅動數據自動化,使用工作流監控數據變化,及時發送通知。
這些流程在飛書多維表格里面非常的完善,非常流暢,是我們在傳統表格里面無法體會到的便捷。
AI 時代就要學會擁抱改變,擁抱新的技術。
讓我們一起來使用多維表格,改造自己的數字化管理系統。
如果你想用更短的時間掌握多維表格,在工作中脫穎而出,那我推薦你來《飛書多維表格自動化訓練營》。
多維表格怎么和職場場景結合?和 Excel 有哪些區別?具體怎么用?包括我在內的秋葉團隊專業老師都會手把手教你!
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