詳解SAP Business One：采購報價流程

在SAP Business One標準功能中，用一個專門的采購報價單來處理采購報價的業(yè)務。這個單據(jù)是采購訂單的前置單據(jù)，也可以作為采購申請單的后續(xù)單據(jù)。一個采購業(yè)務的發(fā)起，可以跳過采購報價單，直接從采購訂單開始。也可以從采購申請單，直接到采購訂單，跳過采購報價的環(huán)節(jié)。

所以在整個采購流程中，采購報價單不是一個必須的流程環(huán)節(jié)。在SAP Business One中，大多數(shù)單據(jù)都和采購報價單一樣，不是必須的，都是可選的。

因為各行各業(yè)的企業(yè)管理需求不盡相同，沒有哪一家企業(yè)的ERP產(chǎn)品，是適用于所有行業(yè)的標準流程。

而SAP Business One的設計思路，是相當聰明的一種設計。

不要求企業(yè)一定要按SAP的流程和套路來，而是反過來，按企業(yè)需求設計出真正適合企業(yè)的的流程，然后用SAP產(chǎn)品，像搭積木一樣，按設計的藍圖，搭建出企業(yè)需要的ERP。

所以SAP里面的功能模塊，可以將其想象成一塊一塊的積木，取來就可以用。甚至可以取來后根據(jù)企業(yè)需求搭配著用。

因此我們一直在說，SAP提供的只是一個工具，而不是一個成形的、不可改變的流程，就是這個意思。SAP的每一個項目，可以理解為都是一個定制的流程，是SAP來適應企業(yè)，而不是企業(yè)來適應SAP。

在SAP Business One中和采購報價相關的主要功能

01采購模塊下的采購報價單

采購報價單這個單據(jù)的結構和界面和其它的營銷單據(jù)類似。區(qū)別在于表頭多了一個組編號的字段。

通過這個組編號，可以選擇當前的采購報價單和已存在的、指定序列、指定單號的其它采購報價單關聯(lián)，并組合成一個報價單的組。這個組，大家可以理解為就是一個業(yè)務行為。同一個業(yè)務，可以有多個報價單，這些報價單組合成一個組，歸入一個業(yè)務范疇內。

例如：公司需要采購一批原料，可能需要向多個供應商詢價，有可能向北美的供應商詢一個價，然后向歐洲的供應商詢個價。這些詢價的結果，就會記錄在不同的報價單中。然后用組，把這些屬于同一個業(yè)務的，來自不同供應商的報價歸到一起。這就是“組”這個概念的含義。

02采購報價比較報表

采購報價比較報表之所以重要，是因為它可以按照采購報價的組，把同一組的不同的報價呈現(xiàn)給用戶。

讓用戶進行查看、比較同一組，也就是同一業(yè)務行為中，來自不同供應商的報價，然后做出決策，決定選用哪一家供應商，最后生成采購訂單，同時關閉同一組中的報價單，也就是說在作出決策后，結束這個業(yè)務行為。

從這兩個功能我們可以看出，在SAP Business One中采購報價的流程一方面可以通過多方的詢價比價，綜合價格、供應商產(chǎn)能規(guī)模、質量狀況、交貨及時率等因素幫助企業(yè)做出最優(yōu)的選擇。

另一方面：可以記錄同一個業(yè)務報價的歷史記錄。

從這兩個功能我們可以看出，在SAP Business One中采購報價的流程一方面可以通過多方的詢價比價，綜合價格、供應商產(chǎn)能規(guī)模、質量狀況、交貨及時率等因素幫助企業(yè)做出最優(yōu)的選擇。

例如：總共詢價了哪幾家供應商，有沒有達到公司規(guī)定的貨比三家。這幾家供應商分別的報價是多少，以便于事后核查采購決策的過程，以及當時為什么要選某家供應商，其他供應商報的價格，對未來的業(yè)務是否可以參考。

SAP Business One采購報價流程適用于哪些企業(yè)、行業(yè)？

SAP Business One采購報價流程顯然不適用于傳統(tǒng)工業(yè)企業(yè)；因為工廠的生產(chǎn)一般是重復性、批量化的生產(chǎn)，所以他們的采購基本都有固定的供應商。價格也通常會是長期協(xié)議價，不需要每一次進行頻繁詢價和比價。

SAP Business One采購報價流程，適用于經(jīng)常需要對新的業(yè)務進行詢價、比價行為的行業(yè)。那么常見的有哪一些行業(yè)或者企業(yè)？

例如：有一些跨國進行采購的公司，會在全球尋找LOCAL的供應商，這個時候可能每一筆采購業(yè)務，都要進行全球范圍內的詢價、比價流程。所以對于這一類的貿易型公司，這個流程是很適合的。

另外：對于一些項目型管理的企業(yè)而言，有可能每一個項目，都會需要對供應商進行招投標流程。那么也可以在SAP Business One的這個功能模塊基礎上進行適當擴展，來滿足這一類企業(yè)的需求。

此外對于一些小批量、多品種，定制化程度高的工廠，也有可能會有類似的業(yè)務。例如：接到客戶訂單，需要根據(jù)每次設計的結果尋找合適的供應商，這個時候就有可能每一筆訂單，都會有詢價、比價的過程。

針對這一個模塊的應用，通常在SAP中會設計如下的流程：

由采購員進行供應商的詢價，并錄入到SAP中，生成采購報價單。不同的采購員，可能會負責對不同供應商的詢價，因此在報價單上，需要將采購員和報價組設置為必填。

填寫完成采購報價單后，由采購主管或者采購經(jīng)理，通過采購報價比較報表，對各供應商的報價做綜合評估和判定做出決策，并自動將適合的采購報價單，轉換成采購訂單。

SAP中的流程最好是能體現(xiàn)分權管控。

采購員的職責在于尋找供應商并獲取各供應商的報價之后記錄在SAP中；

采購經(jīng)理應該站在部門和公司的角度，對各采購員報價的結果進行判定，決定與哪一家供應商進行合作。這個流程思路基本適合大多數(shù)的企業(yè)，在SAP中的操作也相對簡單。

實際應用中可能會遇到操作層面的問題:

比如：每一次新業(yè)務到來時，采購員先識別出有哪些物料需要進行詢價，然后再向供應商逐個進行詢價。

而這個詢價是沒有單據(jù)支撐的，通常只能通過系統(tǒng)外的單據(jù)，甚至電話等方式進行詢價處理。

因為SAP的報價單只是記錄供應商回復后的結果，不能作為事前發(fā)起詢價的單據(jù)。

那么對供應商的要求、供應商的回復都缺少比較規(guī)范的書面單據(jù)，事后將供應商的回復結果錄入SAP系統(tǒng)，也容易產(chǎn)生錄入錯誤。此外往往在新業(yè)務到來時，需要集中詢價和報價的工作量也是非常大。

針對這種業(yè)務需求，SAP中還有一個更強大的解決方案，就是創(chuàng)建和發(fā)送聯(lián)機報價單，并自動獲得供應商的反饋。

在采購報價單的物流頁面上，會有一個創(chuàng)建聯(lián)機報價單的選項；勾選保存報價單后，會自動向供應商發(fā)送一封要求報價的郵件。供應商的郵件地址，需要事先在供應商主數(shù)據(jù)中維護進去。

供應商收到郵件后，郵件中會包含一個要求報價的鏈接。點擊鏈接，就會打開一個報價單的頁面。供應商通過該頁面查看需要他進行報價的采購物料、采購數(shù)量等信息；然后將自己的報價填寫到該頁面上。

這個頁面和SAP中創(chuàng)建的采購報價單的頁面很相似，但并不需要供應商進入SAP系統(tǒng)，只需要通過瀏覽器來查看和填寫報價就可以了。

供應商填寫完報價后，在SAP系統(tǒng)中就會自動更新對應報價單的內容。把供應商填寫的報價更新在報價單上，并在SAP中以內部消息的方式，通知相關的采購員，告知供應商的報價已完成。采購員只需要打開報價單進行查看就可以了，不需要再手動維護報價。

通過這個功能，實際上就把SAP的采購報價單賦予了詢價單的功能，讓采購員和供應商之間的互動，都通過書面的方式進行流轉；無需重復錄入，提高效率的同時，也最大程度避免了錄入錯誤。

這個功能是SAP標準的功能，不過需要安裝SAP的B1i；

B1i是SAP提供的一個強大的系統(tǒng)集成平臺，它主要的功能和作用，就是用于擴展和與其它系統(tǒng)的數(shù)據(jù)集成等，在SAP B1的安裝包里面，可以直接勾選安裝。通過安裝和配置這個組件，我們就可以很方便地實現(xiàn)與供應商進行互動的聯(lián)機報價單。