15分鐘，完成你的“時間盒”管理

夜讀 vol.519

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時間盒管理法不僅是一種管理時間的方法，也是一種思維方式。它通過將待辦事項清單放入日歷中，更好地掌控時間，更明確自己在做什么，并堅信當下的任務都是應該關注的重點。如果你還沒使用過時間盒，讀完這篇文章，立馬就能用起來！

本文摘錄自《時間盒》

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創建時間盒的目標是確保當你開啟時間盒任務時，能高效地工作：快速啟動、順利進行、成功完成。

步驟1：選擇要放進時間盒的任務

任何你想要做的事情都可以放入時間盒，它們來自你的待辦事項清單。正如我們在第10章所提到的那樣，這些清單中的任務源自你的想法、信息、會議和談話等。

時間盒里通常可以放以下8項內容：

·　時間盒計劃：指第9章描述的大約15分鐘的時段，進行當天的時間盒安排。

·　任務：指你在時間盒計劃環節所規劃的活動，例如帶孩子去公園、晾曬衣物、與女友共進午餐、撰寫報告引言、審查評估報告、修改商業計劃中的數字、周二晚上倒垃圾等。

·　提醒事項：聯系某人、催促回復電子郵件、購買禮物等。

·　會議準備：每個即將召開的會議都應該是重要的，而每個重要的會議都應該做好準備。可以單獨進行，也可以與其他參會者協作完成。請注意，會議準備通常會由特定的日程條目觸發。例如，當你坐下來計劃周二的日程時，發現周三的會議需要一些準備工作，那么就可以在周二安排一個會前準備的時間盒。

·　通勤：可以在你的日歷中注明哪些時段你將處于通勤狀態，雖然這段時間可能不太方便處理其他事情，但你可以考慮安排一些刻意選擇的娛樂或學習活動來豐富這段時間，并為這些活動單獨設置時間盒。我通勤時的時間盒標題通常會以“通勤/［某項活動］”的形式來命名。

·　休息或鍛煉：提醒自己要休息和鍛煉，并向他人表明你正在做這些事，以及何時會結束。

·　定期會議：設置定期的日程預約既合理又高效。不要因為任務提醒是自動的就降低這些會議的優先級，畢竟定期會議可能需要定期的會前準備。

·　個人事項：我們有工作和生活兩部分，無論如何劃分都在24小時內。因此，請將來自工作和生活各個方面的時間盒整合到一個統一的日歷上。

步驟2：合并與分解任務

待辦事項清單中的任務如果耗時短，可能需要合并；如果耗時長，則需要進行任務分解。

生活中存在許多瑣碎的任務，例如，洗衣服、回復電子郵件或發送感謝短信，這些小事可能只需要幾秒鐘的時間，但會對我們的生活產生巨大的影響。然而，為這些小任務分配時間盒似乎有些煩瑣。解決之道在于，我們可以通過合并或批量處理的方式，將這些小任務整合成一個大項。你可以將時間盒命名為“雜項”或“其他”，然后集中處理，并享受完成后的暢快感。

電子郵件就是一個典型的例子。許多生產力專家提倡安排一天中特定的時間來查看和回復電子郵件，以確保不打擾正常的工作流程。重要或復雜的電子郵件，需要更多的關注度，這些郵件可能值得單獨分配時間盒。

在這種情況下，要為這些重要或復雜的電子郵件設置特定的標題以便于事后的記錄和追蹤，而不僅僅是用“電子郵件”來概括。對于剩余的電子郵件，可以通過記下時間盒開始前有多少封電子郵件，以及處理完后還有多少封，并在你處理完時在時間盒中記錄這個數字，從而讓這個過程變得有趣。我通常會這樣記錄：電子郵件[34]>[18]。行政雜事和個人事項也經常適宜合并處理（見圖）。

圖　關于任務安排的對比

同樣，我們也會面臨相反的情況：一個任務可能太龐大了。當我們面對一個令人生畏的大任務時，例如，整理車庫、裝飾房子、撰寫商業計劃書、改進網站，我們往往不知道從何著手。這時候就需要將大任務分解成更小的任務，然后給這些小任務分配時間盒，而不是一次性完成整個龐大的任務。

判斷任務是否分解充分的一個絕佳方法是，你是否清楚地知道每個時間盒任務的第一步操作是什么。例如，時間盒可以命名為“清掃一樓的地面”，那么第一步操作可能是從車庫里拿出吸塵器；或者當時間盒是“開具客戶發票”時，它的第一步操作可能是從你的電子郵件中找到相關的發票。

步驟3：用充足的信息描述任務

創建一個時間盒只需要極少的信息，這就好像任何達成一致的行動一樣，必不可少的要素是“誰”“何時”以及“做什么”。“誰”當然是你自己，這是你的時間盒，你的日歷，你的責任。“何時”將在第13章中討論。而“做什么”是標題和/或詳述，它需要足夠的信息才能讓你高效地、毫不拖延地著手這項任務。為實現這一目標，請考慮以下幾點。

命名（必填）

尤其是在使用共享日歷與他人協作的情況下，給時間盒命名就變得尤為重要。你希望看到標題時，就知道任務是什么，并且這個命名最好是在你開啟任務時能給你正向的激勵。

選擇一個有用的、能喚起情感的詞，如一個技術術語、一個事件的名稱、一個你能識別的具體數字。動詞通常也很有效，可以帶來一些積極的、適當的“行動”能量。

適合給時間盒命名的動詞包括：審查、編輯、發送電子郵件、寫作、閱讀、總結、打電話、思考、考慮、頭腦風暴、編碼、計劃、分析、準備、檢查、驗證、詢問、完成、改進、說服、回復、擴展、增加、組織、策劃、提出、構建、商討、決定、發展、評估、減少、合并、綜合、觀看、聆聽、幫助、理解、學習、發現。

詳述（可選）

你很少會用到這項功能。像“參加柔術課”“整理16：00會議摘要”或“優化領英個人資料”等標題可能足以讓你開展任務。如果需要更多細節，也不必非要在時間盒中詳細說明；最好的做法是提供一個鏈接或參考來源信息，如網站、你的筆記、文檔等。

色彩編碼（可選）

根據第8章的理念，時間盒管理法有助于你朝著更宏偉、更有意義的人生目標前進。通過對不同類型的活動進行色彩編碼，你可以一目了然地監控自己每天、每周或每月在各種活動上的時間分配情況，并決定是否調整以及如何調整這些比例。

我的時間盒分為4種類別：

·　藍色——常規工作。

·　綠色——高價值工作。

·　黃色——休閑。

·　紫色——寫作。

谷歌日歷推出的“時間洞察”功能使此類分析變得更加容易（見圖）。

圖　谷歌日歷“時間洞察”功能界面

話題標簽（可選）

在第3章中，我們討論了時間盒管理法如何搖身一變成為一個記錄系統。如果你能嚴謹地遵循命名規則，這套系統會運轉得非常高效。通過建立一套實用的個人術語分類法，只需在你的共享日歷中進行簡單搜索，就能輕松調出所有與“#一對一會議”“#銷售機會”“#加班”和“#項目X”相關的時間盒。

表情符號（可選）

對于許多人來說這聽起來很荒謬，但也可能會引起一些人的共鳴。在創建時間盒時，添加一個表情符號可以讓你更輕松地進入該時間盒。

對于熱衷此方法的朋友們，請適度使用以獲取最佳的可持續影響。我承認我也會這樣做，但并非總是如此，如 表示思考、 表示通勤、 表示遛狗、 表示接送孩子、 表示時間管理方法的重要性。

考慮到實際所需很少，大多數時間盒都可以在幾秒鐘內創建完成。因此，你一天內大約會創建20個時間盒，并且可以輕松地在15分鐘左右完成。

圖11-3是我在第一次寫這一章內容時的時間盒日歷，當時我正在飛越大西洋的航班上。劃分整個下午的時間盒實際上僅花了大約10分鐘的時間，并用虛線標注，我將其歸類為常規工作。

圖　作者撰寫第11章時的時間盒安排

隨后，我在13：45的活動中添加了足夠的信息，以便了解午餐配送情況（送至45C座位）以及選擇的音頻娛樂內容（下載的YouTube視頻）。

由于我對寫作素材已經非常熟悉，而且研究與計劃的內容已在之前的時間盒里完成了，因此，關于本章初稿的時間盒僅在幾個不同時間段中，使用單個詞語作為標題就足夠了，時間段分別為14：15、14：30、14：45、15：15和15：45。

時間盒創建起來很快，創建它們本身也是值得自豪的事情。事實上，如果你使用共享日歷，那么你的時間盒日歷很可能會被其他人看到。即使沒有人看到，這也是你的個人生產力系統。時間盒安排得越好，產出效率就越高。

讓每一分鐘都高效

確保當你開啟時間盒時，能進行高效的工作：快速啟動、順利進行、成功完成。

任何你想要做的事情都可以放入時間盒，它們來自你的待辦事項清單。

待辦事項清單中的任務如果耗時短，需要合并；如果耗時長，則需要進行任務分解。

用充足的信息描述時間盒里的任務，必不可少的要素是“誰”“何時”以及“做什么”。

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