聽說你被公文“憋”得很難受？我找了個“實習生”幫你扛雷

你是不是也經歷過這種“至暗時刻”：

領導微信“叮”一響，你心里就“咯噔”一下。點開一看，果然：“寫個XX通知，急！”
你對著電腦，手指放在鍵盤上，十分鐘憋不出八個字。格式是啥？開頭咋寫？那個詞兒該咋說才顯得專業又不裝？感覺自己像個沒帶字典的小學生，別提多無助了。

別慌，你這感覺我太懂了。說白了，寫公文有時候就跟讓一個廚子去修水管——不是不會，是工具不順手，心里沒底。

但現在，不一樣了。我給你找了個“秘密武器”——AI。你先別把它想得多高大上，就把它當成一個剛來的、任勞任怨、還不用你發工資的實習生。

這個“實習生”牛逼在哪呢？它讀過全天下所有的公文，格式、套路門兒清。但它也有個毛病：死腦筋，你不說清楚，它就瞎干。

所以，這篇東西，就是教你咋當好這個“實習生”的領導，讓它給你老老實實干活。

第一部分：咋給這個“實習生”派活？——你得把話說明白！

你想想，你要是跟真實習生說：“喂，寫個通知。”他肯定也蒙圈。對吧？

所以，叫AI干活，核心就一條：像跟你家那個“不太聰明”但很聽話的小愛同學說話一樣，事無巨細。

錯誤的派活方式（領導式）：
“寫個會議通知。”
（結果：它給你個漏洞百出的模板，你得從頭改，比你自己寫還累。）

正確的派活方式（老媽子式）：
“喂，實習生，聽好了啊：

1. 為啥要寫：咱公司下周一要開全員大會，講新的考核辦法。
2. 你是誰：你現在是公司行政部的老大。
3. 要干啥：寫個正經的公司通知。
4. 要寫成啥樣：時間、地點、誰必須來、會上要講啥，這幾點一個都不能少。最后再加一句‘誰也不準遲到’，語氣厲害點兒。對了，結尾別忘了落款和日期。”

你看，當你像交代工作一樣，把前因后果都講明白，這個“實習生”交上來的稿子，基本就能看了，你稍微改改就能交差。

去哪找這個“實習生”？

• Kimi、文心一言這些國產的就行，用起來跟微信聊天差不多，關鍵是它們懂咱中國的“官樣文章”，免費的就夠你使了。
• ChatGPT也行，但它像個外國回來的高材生，有時候思路太飄，你得盯緊點。

第二部分：實戰！手把手教你派三個具體活兒

光說不練假把式，咱直接上案例。

活兒一：跟領導要錢（寫“請示”）

• 你這么跟“實習生”說：

“實習生，你現在是XX部門的項目經理。咱們服務器快撐不住了，想跟總公司申請10萬塊錢買臺新的。你寫個請示，開頭就說清楚現在多卡、多影響干活；中間算筆賬，這10萬塊具體要花在哪兒；結尾記得寫上‘求領導批準！’”

活兒二：跟領導匯報這季度干了啥（寫“總結”）

• 你這么跟“實習生”說：

“我這季度干了一堆活兒，都記在這流水賬里了【把你的工作清單貼給它】。你幫我整理一下，分成四塊：1. 我都干了啥；2. 干成了啥（這里吹吹牛，突出一下成績）；3. 哪兒沒干好（適當認個錯）；4. 下季度打算咋干。別光說空話，把具體的數據給我標出來。”

活兒三：把又臭又長的報告變成“壓縮餅干”（寫“簡報”）

• 你這么跟“實習生”說：

“這兒有個幾千字的報告，領導沒空看。你幫我提煉成500字以內的‘壓縮餅干’，就把最關鍵的三個成果和兩個最讓人頭疼的風險告訴他就行。”

這么一來，你拿到手的就不是一張白紙，而是一個已經搭好骨架、填了不少肉的半成品，你只需要修修補補，看看哪兒不順眼，給它“人味兒”就成。

第三部分：高級玩法——讓你從“監工”變“大師”

等混熟了，你可以讓這個“實習生”干點更細的活兒：

1. 當你的“詞語替換器”：覺得“高度重視”這詞都用爛了？就問它：“‘高度重視’換個說法，還有啥？”
2. 當你的“語氣調節鈕”：覺得某句話寫得有點硬，怕得罪人？就說：“把下面這話說得客氣點，但咱也不能跌份兒。【把原文貼給它】”
3. 當你的“格式挑錯器”：寫完了，不放心格式？直接讓它：“幫我看看這玩意兒的格式、標點有沒有啥硬傷。”

最后，也是最最最重要的一點：你才是老大！

這個“實習生”再能干，它也不用替你挨領導的罵。所以，最后這步你親自把關，比啥都重要。

1. 數字和人名必須親自核對！這“實習生”偶爾會犯“聰明病”，自己編數據。所有關鍵數字、人名，你必須像偵探一樣核對一遍，這是你的“鐵飯碗”，不能丟。
2. 給公文加點“你家味兒”。AI寫的東西標準，但沒個性。你得把你們公司內部常說的那些“黑話”、那種感覺加進去，讓公文一聽就是“咱家人”寫的。
3. 用你的“人腦”感覺一下。最后通讀一遍，用你混跡職場多年的直覺品一品：這話說得夠圓滑嗎？邏輯通嗎？給領導看會不會被懟？這份“感覺”，是AI永遠沒有的。

總結一下：

別再吭哧吭哧地從零開始了。你把AI當成你的“超級鍵盤”、“素材庫”，讓它去干那些重復、繁瑣的“體力活”。

而你，省下這寶貴的一兩個小時，去干點啥不好？去摸魚……啊不是，是去深入思考、去溝通協調、去干那些真正體現你價值的事兒。

從今天起，寫公文這事兒，你就負責“動動嘴”（給AI下指令），然后“點點頭”（最終拍板）。

希望這個“實習生”，能讓你早點下班，笑容重回臉上。