聽(tīng)說(shuō)你被公文“憋”得很難受？我找了個(gè)“實(shí)習(xí)生”幫你扛雷

你是不是也經(jīng)歷過(guò)這種“至暗時(shí)刻”：

領(lǐng)導(dǎo)微信“叮”一響，你心里就“咯噔”一下。點(diǎn)開(kāi)一看，果然：“寫(xiě)個(gè)XX通知，急！”
你對(duì)著電腦，手指放在鍵盤(pán)上，十分鐘憋不出八個(gè)字。格式是啥？開(kāi)頭咋寫(xiě)？那個(gè)詞兒該咋說(shuō)才顯得專(zhuān)業(yè)又不裝？感覺(jué)自己像個(gè)沒(méi)帶字典的小學(xué)生，別提多無(wú)助了。

別慌，你這感覺(jué)我太懂了。說(shuō)白了，寫(xiě)公文有時(shí)候就跟讓一個(gè)廚子去修水管——不是不會(huì)，是工具不順手，心里沒(méi)底。

但現(xiàn)在，不一樣了。我給你找了個(gè)“秘密武器”——AI。你先別把它想得多高大上，就把它當(dāng)成一個(gè)剛來(lái)的、任勞任怨、還不用你發(fā)工資的實(shí)習(xí)生。

這個(gè)“實(shí)習(xí)生”牛逼在哪呢？它讀過(guò)全天下所有的公文，格式、套路門(mén)兒清。但它也有個(gè)毛病：死腦筋，你不說(shuō)清楚，它就瞎干。

所以，這篇東西，就是教你咋當(dāng)好這個(gè)“實(shí)習(xí)生”的領(lǐng)導(dǎo)，讓它給你老老實(shí)實(shí)干活。

第一部分：咋給這個(gè)“實(shí)習(xí)生”派活？——你得把話說(shuō)明白！

你想想，你要是跟真實(shí)習(xí)生說(shuō)：“喂，寫(xiě)個(gè)通知。”他肯定也蒙圈。對(duì)吧？

所以，叫AI干活，核心就一條：像跟你家那個(gè)“不太聰明”但很聽(tīng)話的小愛(ài)同學(xué)說(shuō)話一樣，事無(wú)巨細(xì)。

錯(cuò)誤的派活方式（領(lǐng)導(dǎo)式）：
“寫(xiě)個(gè)會(huì)議通知。”
（結(jié)果：它給你個(gè)漏洞百出的模板，你得從頭改，比你自己寫(xiě)還累。）

正確的派活方式（老媽子式）：
“喂，實(shí)習(xí)生，聽(tīng)好了啊：

1. 為啥要寫(xiě)：咱公司下周一要開(kāi)全員大會(huì)，講新的考核辦法。
2. 你是誰(shuí)：你現(xiàn)在是公司行政部的老大。
3. 要干啥：寫(xiě)個(gè)正經(jīng)的公司通知。
4. 要寫(xiě)成啥樣：時(shí)間、地點(diǎn)、誰(shuí)必須來(lái)、會(huì)上要講啥，這幾點(diǎn)一個(gè)都不能少。最后再加一句‘誰(shuí)也不準(zhǔn)遲到’，語(yǔ)氣厲害點(diǎn)兒。對(duì)了，結(jié)尾別忘了落款和日期。”

你看，當(dāng)你像交代工作一樣，把前因后果都講明白，這個(gè)“實(shí)習(xí)生”交上來(lái)的稿子，基本就能看了，你稍微改改就能交差。

去哪找這個(gè)“實(shí)習(xí)生”？

• Kimi、文心一言這些國(guó)產(chǎn)的就行，用起來(lái)跟微信聊天差不多，關(guān)鍵是它們懂咱中國(guó)的“官樣文章”，免費(fèi)的就夠你使了。
• ChatGPT也行，但它像個(gè)外國(guó)回來(lái)的高材生，有時(shí)候思路太飄，你得盯緊點(diǎn)。

第二部分：實(shí)戰(zhàn)！手把手教你派三個(gè)具體活兒

光說(shuō)不練假把式，咱直接上案例。

活兒一：跟領(lǐng)導(dǎo)要錢(qián)（寫(xiě)“請(qǐng)示”）

• 你這么跟“實(shí)習(xí)生”說(shuō)：

“實(shí)習(xí)生，你現(xiàn)在是XX部門(mén)的項(xiàng)目經(jīng)理。咱們服務(wù)器快撐不住了，想跟總公司申請(qǐng)10萬(wàn)塊錢(qián)買(mǎi)臺(tái)新的。你寫(xiě)個(gè)請(qǐng)示，開(kāi)頭就說(shuō)清楚現(xiàn)在多卡、多影響干活；中間算筆賬，這10萬(wàn)塊具體要花在哪兒；結(jié)尾記得寫(xiě)上‘求領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)！’”

活兒二：跟領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)這季度干了啥（寫(xiě)“總結(jié)”）

• 你這么跟“實(shí)習(xí)生”說(shuō)：

“我這季度干了一堆活兒，都記在這流水賬里了【把你的工作清單貼給它】。你幫我整理一下，分成四塊：1. 我都干了啥；2. 干成了啥（這里吹吹牛，突出一下成績(jī)）；3. 哪兒沒(méi)干好（適當(dāng)認(rèn)個(gè)錯(cuò)）；4. 下季度打算咋干。別光說(shuō)空話，把具體的數(shù)據(jù)給我標(biāo)出來(lái)。”

活兒三：把又臭又長(zhǎng)的報(bào)告變成“壓縮餅干”（寫(xiě)“簡(jiǎn)報(bào)”）

• 你這么跟“實(shí)習(xí)生”說(shuō)：

“這兒有個(gè)幾千字的報(bào)告，領(lǐng)導(dǎo)沒(méi)空看。你幫我提煉成500字以?xún)?nèi)的‘壓縮餅干’，就把最關(guān)鍵的三個(gè)成果和兩個(gè)最讓人頭疼的風(fēng)險(xiǎn)告訴他就行。”

這么一來(lái)，你拿到手的就不是一張白紙，而是一個(gè)已經(jīng)搭好骨架、填了不少肉的半成品，你只需要修修補(bǔ)補(bǔ)，看看哪兒不順眼，給它“人味兒”就成。

第三部分：高級(jí)玩法——讓你從“監(jiān)工”變“大師”

等混熟了，你可以讓這個(gè)“實(shí)習(xí)生”干點(diǎn)更細(xì)的活兒：

1. 當(dāng)你的“詞語(yǔ)替換器”：覺(jué)得“高度重視”這詞都用爛了？就問(wèn)它：“‘高度重視’換個(gè)說(shuō)法，還有啥？”
2. 當(dāng)你的“語(yǔ)氣調(diào)節(jié)鈕”：覺(jué)得某句話寫(xiě)得有點(diǎn)硬，怕得罪人？就說(shuō)：“把下面這話說(shuō)得客氣點(diǎn)，但咱也不能跌份兒。【把原文貼給它】”
3. 當(dāng)你的“格式挑錯(cuò)器”：寫(xiě)完了，不放心格式？直接讓它：“幫我看看這玩意兒的格式、標(biāo)點(diǎn)有沒(méi)有啥硬傷。”

最后，也是最最最重要的一點(diǎn)：你才是老大！

這個(gè)“實(shí)習(xí)生”再能干，它也不用替你挨領(lǐng)導(dǎo)的罵。所以，最后這步你親自把關(guān)，比啥都重要。

1. 數(shù)字和人名必須親自核對(duì)！這“實(shí)習(xí)生”偶爾會(huì)犯“聰明病”，自己編數(shù)據(jù)。所有關(guān)鍵數(shù)字、人名，你必須像偵探一樣核對(duì)一遍，這是你的“鐵飯碗”，不能丟。
2. 給公文加點(diǎn)“你家味兒”。AI寫(xiě)的東西標(biāo)準(zhǔn)，但沒(méi)個(gè)性。你得把你們公司內(nèi)部常說(shuō)的那些“黑話”、那種感覺(jué)加進(jìn)去，讓公文一聽(tīng)就是“咱家人”寫(xiě)的。
3. 用你的“人腦”感覺(jué)一下。最后通讀一遍，用你混跡職場(chǎng)多年的直覺(jué)品一品：這話說(shuō)得夠圓滑嗎？邏輯通嗎？給領(lǐng)導(dǎo)看會(huì)不會(huì)被懟？這份“感覺(jué)”，是AI永遠(yuǎn)沒(méi)有的。

總結(jié)一下：

別再吭哧吭哧地從零開(kāi)始了。你把AI當(dāng)成你的“超級(jí)鍵盤(pán)”、“素材庫(kù)”，讓它去干那些重復(fù)、繁瑣的“體力活”。

而你，省下這寶貴的一兩個(gè)小時(shí)，去干點(diǎn)啥不好？去摸魚(yú)……啊不是，是去深入思考、去溝通協(xié)調(diào)、去干那些真正體現(xiàn)你價(jià)值的事兒。

從今天起，寫(xiě)公文這事兒，你就負(fù)責(zé)“動(dòng)動(dòng)嘴”（給AI下指令），然后“點(diǎn)點(diǎn)頭”（最終拍板）。

希望這個(gè)“實(shí)習(xí)生”，能讓你早點(diǎn)下班，笑容重回臉上。