你是不是也經歷過這種“至暗時刻”:
領導微信“叮”一響,你心里就“咯噔”一下。點開一看,果然:“寫個XX通知,急!”
你對著電腦,手指放在鍵盤上,十分鐘憋不出八個字。格式是啥?開頭咋寫?那個詞兒該咋說才顯得專業又不裝?感覺自己像個沒帶字典的小學生,別提多無助了。
別慌,你這感覺我太懂了。說白了,寫公文有時候就跟讓一個廚子去修水管——不是不會,是工具不順手,心里沒底。
但現在,不一樣了。我給你找了個“秘密武器”——AI。你先別把它想得多高大上,就把它當成一個剛來的、任勞任怨、還不用你發工資的實習生。
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這個“實習生”牛逼在哪呢?它讀過全天下所有的公文,格式、套路門兒清。但它也有個毛病:死腦筋,你不說清楚,它就瞎干。
所以,這篇東西,就是教你咋當好這個“實習生”的領導,讓它給你老老實實干活。
第一部分:咋給這個“實習生”派活?——你得把話說明白!
你想想,你要是跟真實習生說:“喂,寫個通知。”他肯定也蒙圈。對吧?
所以,叫AI干活,核心就一條:像跟你家那個“不太聰明”但很聽話的小愛同學說話一樣,事無巨細。
錯誤的派活方式(領導式):
“寫個會議通知。”
(結果:它給你個漏洞百出的模板,你得從頭改,比你自己寫還累。)
正確的派活方式(老媽子式):
“喂,實習生,聽好了啊:
- 為啥要寫:咱公司下周一要開全員大會,講新的考核辦法。
- 你是誰:你現在是公司行政部的老大。
- 要干啥:寫個正經的公司通知。
- 要寫成啥樣:時間、地點、誰必須來、會上要講啥,這幾點一個都不能少。最后再加一句‘誰也不準遲到’,語氣厲害點兒。對了,結尾別忘了落款和日期。”
你看,當你像交代工作一樣,把前因后果都講明白,這個“實習生”交上來的稿子,基本就能看了,你稍微改改就能交差。
去哪找這個“實習生”?
- Kimi、文心一言這些國產的就行,用起來跟微信聊天差不多,關鍵是它們懂咱中國的“官樣文章”,免費的就夠你使了。
- ChatGPT也行,但它像個外國回來的高材生,有時候思路太飄,你得盯緊點。
第二部分:實戰!手把手教你派三個具體活兒
光說不練假把式,咱直接上案例。
活兒一:跟領導要錢(寫“請示”)
- 你這么跟“實習生”說:
“實習生,你現在是XX部門的項目經理。咱們服務器快撐不住了,想跟總公司申請10萬塊錢買臺新的。你寫個請示,開頭就說清楚現在多卡、多影響干活;中間算筆賬,這10萬塊具體要花在哪兒;結尾記得寫上‘求領導批準!’”
活兒二:跟領導匯報這季度干了啥(寫“總結”)
- 你這么跟“實習生”說:
“我這季度干了一堆活兒,都記在這流水賬里了【把你的工作清單貼給它】。你幫我整理一下,分成四塊:1. 我都干了啥;2. 干成了啥(這里吹吹牛,突出一下成績);3. 哪兒沒干好(適當認個錯);4. 下季度打算咋干。別光說空話,把具體的數據給我標出來。”
活兒三:把又臭又長的報告變成“壓縮餅干”(寫“簡報”)
- 你這么跟“實習生”說:
“這兒有個幾千字的報告,領導沒空看。你幫我提煉成500字以內的‘壓縮餅干’,就把最關鍵的三個成果和兩個最讓人頭疼的風險告訴他就行。”
這么一來,你拿到手的就不是一張白紙,而是一個已經搭好骨架、填了不少肉的半成品,你只需要修修補補,看看哪兒不順眼,給它“人味兒”就成。
第三部分:高級玩法——讓你從“監工”變“大師”
等混熟了,你可以讓這個“實習生”干點更細的活兒:
- 當你的“詞語替換器”:覺得“高度重視”這詞都用爛了?就問它:“‘高度重視’換個說法,還有啥?”
- 當你的“語氣調節鈕”:覺得某句話寫得有點硬,怕得罪人?就說:“把下面這話說得客氣點,但咱也不能跌份兒。【把原文貼給它】”
- 當你的“格式挑錯器”:寫完了,不放心格式?直接讓它:“幫我看看這玩意兒的格式、標點有沒有啥硬傷。”
最后,也是最最最重要的一點:你才是老大!
這個“實習生”再能干,它也不用替你挨領導的罵。所以,最后這步你親自把關,比啥都重要。
- 數字和人名必須親自核對!這“實習生”偶爾會犯“聰明病”,自己編數據。所有關鍵數字、人名,你必須像偵探一樣核對一遍,這是你的“鐵飯碗”,不能丟。
- 給公文加點“你家味兒”。AI寫的東西標準,但沒個性。你得把你們公司內部常說的那些“黑話”、那種感覺加進去,讓公文一聽就是“咱家人”寫的。
- 用你的“人腦”感覺一下。最后通讀一遍,用你混跡職場多年的直覺品一品:這話說得夠圓滑嗎?邏輯通嗎?給領導看會不會被懟?這份“感覺”,是AI永遠沒有的。
總結一下:
別再吭哧吭哧地從零開始了。你把AI當成你的“超級鍵盤”、“素材庫”,讓它去干那些重復、繁瑣的“體力活”。
而你,省下這寶貴的一兩個小時,去干點啥不好?去摸魚……啊不是,是去深入思考、去溝通協調、去干那些真正體現你價值的事兒。
從今天起,寫公文這事兒,你就負責“動動嘴”(給AI下指令),然后“點點頭”(最終拍板)。
希望這個“實習生”,能讓你早點下班,笑容重回臉上。
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