某集團行政管理專項審計報告

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XX集團人力行政中心行政管理

專項審計報告

根據公司審計工作計劃，集團審計部于20XX年X月X日至20XX年X月X日，對集團人力行政中心行政管理工作實施了專項審計。基于集團人力行政中心及有關人員支持與配合，審計工作已如期完成，現將審計結果報告如下：

一、基本情況

集團人力行政中心共11人，部門職責主要有：

（1）負責推動控股及下屬企業的管理優化，參與控股戰略制定和落地執行工作；

（2）負責控股及集團本級招聘工作及招聘、審核子公司、項目公司總監以上人員；

（3）負責控股集團培訓管理工作；

（4）負責薪酬福利管理工作；

（5）負責績效管理等激勵機制的建立和推動；

（6）負責文化管理及宣傳、員工關系管理工作；

（7）負責集團日常行政和后勤保障工作；

（8）負責集團物業的管理工作；

（9）負責集團公司資質及證照的申報及年檢工作；

（10）負責印章、檔案管理工作；

（11）負責OA網站的維護與管理工作。

目前，集團人力行政中心已制定的與該中心相關制度包括：《人力資源管理制度》《檔案管理制度》《合同管理辦法》《物業租賃管理流程》《印章管理辦法》《固定資產管理流程》。

二、審計范圍和目標

（一）審計范圍

1. 檔案管理情況；

2. 合同管理情況；

3. 物業資產的租賃及管理情況；

4. 固定資產及低值易耗品管理情況；

5. 辦公用品、食堂物資、招待用品管理情況；

6. 印章管理情況。

（二）審計目標

本次審計目標主要為了解及確認審計范圍中各項工作實際執行情況，分析實際情況與制度要求的差距，提出切實可行的審計建議，以確保制度推行及完善。

三、審計發現的主要問題及建議

（一）檔案管理

1. 20XX年底前已移交檔案收集整理、分類編目及立卷歸檔尚未按新制度要求整理完畢。

目前已移交至集團的工程檔案基本未能按制度規定分級立卷并分類編目、立卷歸檔。20XX年6月啟用OA檔案管理系統后，資料管理員開始按制度要求整理已歸檔資料，目前XX園已按制度重新整理編號,其余工程檔案及文書檔案尚未進行整理。

審計建議：將已歸檔至集團人力行政中心的工程檔案及文書檔案按重要性及類別做初步梳理后，理出明確的整理時間表，在一定期限內完成已歸檔資料的整理編號工作。整理過程中應嚴格按制度規定分類、編目、填寫《卷內目錄》、《備考表》和封面、脊背，確切反映卷內文件內容、保管期限和密級。如在整理中發現移交資料中缺失重要的資料應及時上報。

2. 經查看20XX年底前已移交的檔案資料，均未能按制度要求分級立卷并逐級移交，未規定明確的歸檔時間，無歸檔資料目錄及相應經辦人簽字等手續。

制度規定檔案管理實行集團和項目公司、子公司分級立卷制度，按內部分工由部門負責收集、整理、立卷之后移交給集團人力中心歸檔。

審計建議：（1）已移交檔案由集團人力行政中心負責整理。但自20XX年1月后的檔案資料應嚴格按制度規定執行，由集團、項目公司、子公司分級立卷，編目并歸檔。（2）對于新《檔案管理制度》下發后的檔案，建議明確各子公司、項目公司指定人員負責收集整理檔案，并根據實際情況明確各檔案歸檔移交時間，如何時算“辦結”，辦結多久時間內需移交等。指定人員收集整理后應交部門負責人檢查核對檔案完整性、編號目錄等是否全面并簽字確認后移交。（3）集團人力中心應檢查移交檔案的要素完整性和要件完整性，對于不合規范的檔案應退回，限期補充完整后及時移交。

3. 檔案移交無固定格式的檔案移交表單，由資料管理員手工登記，個別檔案借調未履行書面簽字借調手續。

目前檔案移交未啟用統一格式的檔案移交表，由資料管理員在筆記本上登記簽字。經抽查，蘇州尊園因項目公司結算借調資料，未簽書面借調檔案手續。

審計建議：建議設計統一格式、要素完善的檔案移交表，以反映檔案移交的過程及相關責任人認定。建議設計檔案調閱單并嚴格執行制度規定的調閱、借離、歸還、注銷手續。

4. 各項目公司、子公司未及時錄入檔案管理軟件。

集團于20XX年6月份啟用OA系統檔案管理軟件，集團目前在逐步整理錄入各檔案目錄，但各項目公司、子公司目前尚未開始整理錄入檔案資料，目前各項目公司、子公司檔案實際管理情況不明。

審計建議：建議集團行政中心作為檔案歸口管理部門，積極督促各項目公司、子公司指定人員按制度要求整理檔案并錄入檔案管理軟件，明確一定期限內整理并錄入完畢。

5. 制度中規定的與檔案管理有關的表單僅有名稱，尚未形成實際表單。

《檔案管理制度》中制度正文后的附件有（1）《檔案分類表》（2）卷內目錄（3）備案表（4）檔案索引表（5）檔案明細表（6）檔案調閱單（7）檔案移交單（8）作廢檔案銷毀登記冊。至審計日，這些表單尚未形成實際表單。

審計建議：在一定期限內設計出滿足需要的表單并討論通過后應用于實際工作中。

6. 人事檔案管理還存在下列問題：

（1）在職員工一人一檔，未編制檔案目錄表記錄員工資料增減變化情況;

（2）部分員工檔案資料不全面，如個別20XX年前入職員工缺少轉正記錄、原單位離職證明或畢業證等資料;

（3）目前員工檔案與勞動合同分開存放，未對員工設立唯一檔案號并在員工檔案及合同上注明;

（4）部分員工離職材料不完整，如無工作交接單、或無明細的交接資料清單等;

（5）目前尚無員工離職面談記錄，員工流失率分析等記錄。

審計建議：

（1）建議一定期限內對在職人員檔案資料進行梳理，查漏補缺，完善員工檔案資料并編制員工檔案目錄表有序記錄資料增減情況;

（2）建議增加員工離職面談記錄，開展員工流失率分析，為穩定員工結構提供參考或資源;

（3）建議細化員工離職材料交接規定，對經手重要資料的人員離職交接規定詳細的交接范圍，如各個大類資料下的明細清單等，并設置監交人;

（4）人事檔案管理制度中規定員工任職資料中應有員工考勤記錄，考慮到若放入各月考勤記錄資料較多，建議按年度匯總各員工考勤情況后放入檔案以備參考。

（二）合同管理

經了解，目前并未按制度規定由集團人力行政中心歸口管理合同，基本上還未執行合同管理制度。

行政人力中心管理的合同有:

（1）集團行政及其他類合同;

（2）由行政辦負責招租并管理的集團物業租賃相關合同;

（3）已移交至行政中心的工程類合同。

制度對合同的分類、歸口管理、編號、歸檔等做了詳細的規定，但目前還未能按制度對合同進行管理。

審計建議：建議行政人力中心確定制度的可行性，若明確可行，建議盡快與各部門溝通推進合同管理制度的執行。

（三）固定資產及低值易耗品管理

1. 制度規定固定資產增加應由使用部門提出請購單至行政辦統籌調劑或給出意見增加采購。據反映實際購買時有不通過行政辦直接走簽批流程購買資產的情況。

審計建議：因流程規定公司行政部為資產登記部門，建議按固定資產流程規定走固定資產請購流程，以便于資產的完整登記和管理。

2.尚未設立有序反映資產增加、減少、調撥情況的資產臺賬，未對固定資產制作登記卡。

審計建議：20XX年底行政辦對自己所登記管理的固定資產及低值易耗品進行了盤點并造冊。建議在該盤點造冊表基礎上設計資產臺賬，完整反映資產增加、減少、調撥、報廢毀損情況。并對資產做好登記卡或在資產上粘貼資產信息條。

（四）招待用煙有已領用未履行書面簽批手續的情況。

對公司招待用煙進行盤點時發現領用清單中庫存香煙與實際庫存有8條的差異，原因系已領用未簽批。

審計建議：制度規定所有招待用煙領用均需經總裁簽字批準后再領用，建議嚴格執行制度規定。

（五）印章管理

目前除外地項目公司外，各公司的公章及合同專用章由集團行政中心保管，經審計，目前存在以下情況：

（1）有印鑒管理檔案，但20XX年以前部分印鑒管理檔案要素填寫不齊，如刻制時間、啟用時間、領用時間、保管人未填寫。

（2）尚未建立《印鑒使用情況匯總表》，故目前無法得知所有已刻制印章的使用情況，如有多少章還在用，多少章已繳銷、多少章處于未使用狀態等。

（3）使用時有《用印審批單》或《合同會簽審批單》，但未按序編號并與《印章使用情況登記表》一一對應。

（4）目前還未能做到《印章使用情況登記表》與復印留底的蓋章資料匯總存檔。

審計建議：

（1）整理目前由集團行政中心統一保管的印章，根據實際印章使用情況將相應印鑒管理檔案要素補充完整并建立《印鑒使用情況匯總表》，以清晰反映所保管印章目前的使用狀態。

（2）建議將《用印審批單》及《合同會簽審批單》按序編號，并與《印章使用情況登記表》對應。

（3）建議按制度規定每月將《印章使用情況登記表》與復印留底的蓋章資料匯總、長期保管，以備核查。

集團審計部

20XX年X月X日

— THE END —

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