“沒發現問題,怪內審沒能力;發現了問題,怪內審沒有做好預防;問題沒整改,怪內審沒有給方案,內審,從不缺鍋!”
這是某內審小伙伴的吐槽,常有小伙伴委屈不已:內審,憑什么要背鍋?
確實,內審非但不要背鍋,反而要憑實力贏得尊重!
當然,這絕不是喊幾句口號就能實現的,小伙伴們干內審越久,親歷的事越多,就越會明白,這行可不是找問題那么簡單。
眼光格局、邏輯思維、情商技巧、理論知識、勤奮堅韌、底線原則,內審缺哪一方面都難成氣候。
廢話少說,基于過往的經驗教訓,梳理出最該記住并深刻理解的15句話,希望能幫有需要的小伙伴,干出成績、贏得尊重。
1. 順趨勢、懂戰略、看目標,別只盯制度流程,要找“背離戰略”的大風險
剛干內審時,很多人都會一門心思查制度完善與否,采購比價合不合規。很少有人有意識的思考行業與組織發展趨勢,最新的戰略規劃。某審計負責人分享自己的反思,某次跟老板匯報工作,老板聽到突然問道:“我們年會上早已確定,今年戰略是降本提效,采購成本要降低10%,你這次查采購有沒有幫到降本?”這位同仁看著滿篇的制度、流程改進建議,一時語塞,猛然意識到,在整個采購審計中,并沒有把降本提效這個戰略作為工作重心,更多的還是在按部就班查合規。
受人尊重的內審一定是利他的,大家得先懂公司戰略,幫助各部門實現推進戰略,如,公司要“拓新客戶”,就多查“新客戶拓展的費用效率”(比如花10萬拉來的客戶,能不能帶來20萬收益);公司要“控成本”,就重點查“庫存積壓、重復采購”;公司成熟期要“防風險、促合規”,就重點死磕“資金管控、合規流程”。
別一年查20個項目,全是流程小瑕疵,老板看完報告問,今年的利潤目標是增長20%,要賺1個億,這跟公司戰略和目標有啥關系?怎么接話,跟戰略脫節,沒有輸出價值,老板怎么能重視內審。
2. 守住原則底線,舞弊、違法這類紅線,態度鮮明,絕不退讓,越硬氣,才越讓人敬重
早年審計某事業部,發現某分支機構私刻公章,其負責人默許縱容,多為高管私下找內審負責人為他說情“他是老員工,業績一直優秀,刻章也是為了方便,沒有給公司造成損失”,CEO就此事召集XX委員會成員開會研究處理方案,說明了事件背景來龍去脈,也提及了該區域負責人過往業績和對公司的貢獻。此后發表意見環節,CEO第一個就問內審的看法。
想一想,CEO的深思為什么要第一個問內審,假設你是內審,會怎么公開說出你的態度?
當然,作為內審,廢話少說,建議依規(公司內部制度,員工守則等)辦事,是最專業、最職業的態度!
內審也是這么辦的,內審不僅贏得了CEO、CFO的贊賞,在一眾高管面前展現了其專業性、職業性,更是提升了威懾力,贏得了尊重,時間證明,此后的審計工作也更好開展,更多部門和崗位在新業務和變革時主動邀請內審參與討論風險與合規。
試想,如果內審發言帶頭優先考慮業績、情面,公司的制度準則意義何在,風險敞口如何控制?以后的違規還怎么查?哪個違規不能給出一堆的特殊理由!
記住,底線一旦失守,原則一旦退讓,他人看到的不會是仁慈,只會是懦弱和無能,內心不會有尊重,一次退讓,次次都會被逼退讓。
3. 秉持價值導向,內審不要止步于發現問題,更幫組織創造價值
此前,不少同仁以發現問題為審計工作成果導向,但一段時間過去,團隊越來越像瘟神一樣讓人避之不及,問題清單越長,老板的眉頭越是緊皺,也并沒有覺得內審立了大功。
后來逐漸明白,不止步于發現問題,而是協助落地建設性的解決方案,幫助創造價值,才能贏得認可。
如,幫業務部門優化“庫存周轉流程”,讓積壓的200萬庫存3個月變現,這是價值;建議“把分散的采購需求整合”,讓原材料成本降5%,這也是價值;甚至幫公司建立“風險預警機制”,避免未來可能的百萬損失,這是更大的價值。
內審的價值可以分為三層:第一層是“查錯糾弊”(追回損失、堵漏洞),第二層是“流程優化”(提效率、降成本),第三層是“戰略支持”(幫公司判斷風險、抓住機會)。
內審想要干出一番天地,一定不要把自己困在“查問題”的傳統思維里,要敢于往更高層走。
4. 在更高視角理解獨立性,獨立不是“孤立”,而是“思想的不偏不倚”
前幾天,寫的這篇文章: 有人深表同感,也有人認為內審給出具體建議就是越俎代庖,影響內審獨立性。很喜歡其中一位同仁的話,大意是“某些人死守的所謂獨立,并不能當飯吃,多數老板只看結果,問題解決了沒有?創造的價值有多大?只要不違法,老板會你怪罪內審幫忙太多嗎?”
審計實務中,一些小伙伴為了“獨立”,不愿多說關于“怎么做、怎么改”的一句話,從不參加業務部門的會,到審計時,連今年新推了2個區域市場都不知道,還一直質疑拓展費用增長異常。
真正的獨立性,不是不跟業務說話,而是不被業務左右。內審可以跟銷售聊新市場拓展難點,但別替他們隱瞞費用超支;內審可以跟生產一起梳理產能瓶頸,但別為了融入就忽略安全違規。
記住,內審沒有絕對的獨立,內審的獨立是立場的獨立,不是行為的孤立。
5. 不懂業務的內審,就是紙上談兵,查不出真問題
某小伙伴第一次參與生產審計,對著工單、BOM清單一臉懵,訪談都聽不懂人家的回話。車間主任很不客氣的說,建議先學習一下我們的生產規程,你連我們怎么組裝產品都不懂,怎么發現問題?怎么交差?還想你們幫著旁邊的新生產線梳理梳理流程風險呢。
聽完這話,小伙伴深感挫敗,審計部門的威信也勢必受到影響。
內審不懂業務,查的都只可能是表面問題,查銷售,不懂“客戶分級”,就看不出“給低價值客戶花高維護費”的浪費;查研發,不懂“項目周期”,就分不清“費用超支”是正常研發調整還是人為挪用。這種審計,不如暫時擱置,熟悉業務,再開始,干就要干好,不然就是浪費資源、自損聲譽。
說形象一點,不懂業務的內審,就像不會游泳卻去救溺水的人,自己都摸不清方向,怎么幫別人?
6. 風險、成本、效率要平衡,生存和發展才是根本,別只盯著風險
最近,有個內審小伙伴分享:上個月采購部投訴他們內控部,他們想給“合作5年的優質供應商”簡化準入流程,內控堅決反對,表示必須執行流程,避免“不合規”,影響外審的內控審計結論。內審了解到,這個供應商能幫公司拿到“比市場價低5%的原材料”,錯過就要等3個月。
最終,CEO開會討論,讓內控和法務及業務研究折中方案,控制關鍵風險,抓住這個降本機會。同時,對內控“眼界低、不作為”提出了批評。
公司最后達成折中方案,優質供應商走“快速通道”,但要加“雙人審核”和“季度復盤”。千萬記住,風險無處不在、無時不有,發展就會有風險,創新更是充滿風險,不能因為風險不敢抓住機會,否則,企業經營的目的是什么?
內控、內審都不是風險毀滅機器,都要學會算“風險收益賬”,有些風險(比如優質供應商快速準入)帶來的收益,遠大于可能的損失;有些風險(比如新供應商沒查資質),一點都不能冒。
7. 大膽的給出可供參考的方案,老板要的不是問題清單,是能落地的解決方案
有次某內審伙伴給老板交報告,列了“庫存積壓、采購超支、費用報銷亂”3個問題,老板翻了兩頁問:“這3個問題,你覺得先解決哪個?需要我協調什么資源?”他當場懵了,心想內審就是“查問題”,咋還讓我們解決,這不是業務部門的事兒嗎?但轉念一想,似乎不能這樣回復老板啊。
后來他爭取了時間,調整了報告,先寫“最緊急的是庫存積壓(600萬貨壓了半年),建議由銷售牽頭,聯合品牌搞限時促銷,預計1個月能變現150萬,需要生產配合調整產能”,再寫另外兩個問題的優先級和方案,老板當場簽字同意。
老板雇你,不是讓你專門報憂,而是讓你解憂,光說“有問題”,只能是帶去刺痛感;堅定的基于業務場景,以價值為導向說“怎么解決”,才是真本事,才讓人叫好。
8. 主動找問題:別等舉報、出事才動,要“防未病”
現實中,一些審計部門總等著上級領導安排審計工作,所謂指哪打哪,表面看起來是忠誠,實際領導精力有限,有多少心思專門去思考審計工作呢?一旦出現大問題,難堪的自然包括內審。
長期干內審,一定要主動找活兒,前瞻性的了解市場、行業,同步跟進業務變化、風險高低,高風險領域(采購、資金、庫存)每季度查一次;新系統上線后1個月內跟進(看數據對接、權限有沒有問題);業務流程變了,來新領導了,都需要重點適時地關注動向(比如新推了線上報銷),及時查漏洞,將問題扼殺于初期和萌芽階段。
9. 審計講證據,別臆測,別偏見,敏感性很重要,但不能靠感覺下結論
某內審伙伴有次看數據,發現某技術人員近半年“每月差旅費報銷都是1.2萬”,直覺不對,擔心替票報銷,但沒證據就武斷的跟非現場的審計領導匯報,領導還以為有重大舞弊發現。后來發現,該技術人員每月跑8個城市(客戶新上線設備,需要前期技術指導),基本固定路線,固定的報銷標準,流程和票據也沒有問題。
內審的敏感性很重要,數據異常(比如某費用突然漲30%)、流程別扭(比如審批人總跳過直屬領導),可以多問一句,但審計結論必須靠證據,查票據、查工商信息、查會議記錄、查系統日志、現場調查,都是有效獲取證據的方法。
有些內審憑感覺說這肯定有問題,最后拿不出證據,反而讓自己下不來臺,專業的內審,一定要大膽假設,小心求證。
10. 要善于溝通,可以跟被審計方據理力爭,但要吵到解決問題
舉個例子,內審跟銷售部溝通客戶維護費超支問題,銷售說“你不懂新客戶拓展有多難”,內審可以共情的說“我懂,但我們能不能一起算下,給多個客戶花了50多萬維護費,他們今年只帶來10萬訂單,且多數近半年沒有任何訂單,我們是不是該調整調整維護策略?”
最后推動銷售部門建立了客戶分級維護標準,以后,高價值客戶多投錢,低價值客戶減少投入。
爭論、甚至吵架都不可怕,怕的是吵到最后“誰也不服誰”,問題還在那。
審計溝通,少用一些“你錯了”,在堅持原則底線的前提下,多一些共情和利他,比如:“我們一起看看怎么解決”“這么做對業務有什么好處”。說到底,大家都是同舟共濟,都是一個戰壕的戰友,絕非敵我關系。
11. 把握距離,把握和被審計方的遠近關系
吃人嘴軟,拿人手短。
這句俗語,核心含義是拿了別人的好處,就會刻意禮讓三分,即使人家有缺點或者錯誤也就不敢說、不敢管了。
內審都會面對這個矛盾的問題,很多人對此犯難,困惑不已,一邊要了解業務,一邊還得別關系過于緊密。
試想,內審經理每天和采購部經理一同共進午餐,當然有更多機會了解他們的業務,但是該采購有拿回扣的行為,幾乎不可能主動分享給內審。而某一天,內審開展采購專項審計,發現了該親密飯友的問題,有幾人內心不會糾結,甚至失去客觀和理性。
最好的距離是“不遠不近”,親而有間,疏而有密,近到偶爾約個飯,能跟業務聊“實際痛點”(比如“采購審批慢是因為領導總出差”),遠到不摻和他們的“內部矛盾”(比如不幫某經理“打小報告”);近到能懂業務為什么這么干,遠到依規辦事、堅持原則底線,不替他們隱瞞違規。
12. 用好工具,別被AI、審計軟件綁架,工具是助手,不是主人
審計工具是好東西,Excel能幫你快速算數據,AI能幫你篩異常,審計軟件能幫你存底稿。
但別全盤依賴工具,系統自動標紅的不是結論,業務千變萬化,人性深不可測,一定要人工核實根本原因,工具再智能,也代替不了人的專業判斷。軟件生成的報告要結合業務調整,不然就是機械式審計,查不出真問題。
13. 持續學習,別停在查賬技能和審計理論,要學戰略、學業務、學情商、學技術
剛干內審時,都會覺得“會查賬、懂制度”就OK了。
后來發現:不懂戰略,就找不對審計的大方向;不懂業務,就查不出真問題;不懂情商,有功也不討好;不懂基礎技術,連系統日志怎么看都不知道。
有時間,看看合同審批系統,看財務收支記錄,看會議紀要,跟銷售跑跑客戶,跟采購審審廠,看看名家演講和溝通,可以學的東西太多了。
內審這行,需要面對單位的一切,還需要懂行業,懂國家及地區法規,不學習就會越來越寸步難行,學無止境,加油吧。
14. 盯住整改,別讓“已整改”停在紙面上,要核查“改沒改好”
某單位去年查“供應商資質過期”,業務部門說“已整改,全補了資料”,結果3個月后復查,發現只是“補了復印件,沒核實原件”,竟然,還有2家供應商資質是虛假的。
整改沒閉環,等于沒整改。
內審要盯整改三步驟:第一步查有沒有改,比如,補沒補資料、調沒調流程;第二步查改得對不對,比如,新流程是不是真能解決問題,還是換湯不換藥;第三步查整改是否持續,比如,3個月后再看,問題有沒有復發。
別輕信整改報告上的“已完成”,逐一驗證才是王道,多去現場看、去系統查、去問一線員工,才能知道真相。
15.小心“鍋”從天降,保護好自己,才能長期干下去
幾年前,某公司CFO找到內審負責人,問,你們內審怎么還不讓辭退張三?內審負責人一臉懵,今天某協調會上,老板問道,今天發現審計建議處理的張三還在公司,怎么回事,張三所在部門的主管領導在會上解釋說“內審不讓走,因為問題還未整改”。
內審負責人感慨真是鍋從天降啊,自己團隊審計發現張三違規,建議人力處理并通報,怎么可能說這話呢,最不可能的就是內審啊!
現實就是這樣魔幻,當然,該內審負責人沒有直接把關系搞僵,而是主動和該高管溝通,用證據說話,并和老板聲明,再次表明態度,堅決維護了內審的聲譽和威信。
內審一定要留“保護自己的證據”,訪談記錄、憑證復印件要讓相關人簽字,審計建議,審計報告,讓人簽收回復;發現重大問題,第一時間書面溝通、上報(別只口頭說);原則性問題,別人讓你“通融”,一定拒絕。
別信“大家都是自己人,不會讓你吃虧”——真出了問題,沒人會替你扛。保護好自己,才能長期干下去。
文末的話:干內審,拼的是通透,通透了,才不糾結,才可長久!
干內審不難,難的是通透:懂戰略,知道往哪查;守底線,知道什么不能讓;懂業務,知道問題在哪;會溝通,知道怎么推動;保護自己,知道怎么不背鍋。
上面這15句話,不是雞湯,更不是口號,是在實務里親歷過風風雨雨、摔過跤、吃過虧才悟出來的心里話,經歷過一定會有感覺,還未經歷的,慢慢悟把。
希望大家都能在內審的職業道路上,多一份從容自在,少一分糾結煎熬,都能少走點彎路,既守住專業,又活得明白,用實力贏得尊重。
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