周末讀書 | 《你可以說“不”》?學(xué)會這三招，告別無效忙碌：職場人高效突圍指南

正文共：3355字

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內(nèi)容來源| 本文摘編自機(jī)械工程出版社書籍

《你可以說“不”》

(美) 琳達(dá)·巴布科克 / (美) 布倫達(dá)·佩澤

(美) 利塞·韋斯特隆德 / (美) 洛里·R·魏因加特 著

職場中，你是否常常陷入這樣的困境：整日被各種事務(wù)纏身，忙得腳不沾地，卻總覺得離自己的職業(yè)目標(biāo)越來越遠(yuǎn)？

那些看似必要的工作，其實(shí)很多與個人晉升關(guān)聯(lián)甚微，只是在無形中消耗著寶貴的時間和精力。

想要打破這種局面，關(guān)鍵在于做好三件事：合理規(guī)劃在 “不可晉升型任務(wù)” 上的時間投入、構(gòu)建有效的拒絕策略、讓當(dāng)下的核心任務(wù)與理想的工作結(jié)構(gòu)保持一致。掌握這些方法，你就能從無效忙碌中掙脫出來，真正主導(dǎo)自己的職業(yè)發(fā)展節(jié)奏。

一、在“不可晉升型任務(wù)”上

應(yīng)該花費(fèi)多少時間？

想要高效利用工作時間，首先要學(xué)會在 “可晉升型任務(wù)” 和 “不可晉升型任務(wù)” 之間做好時間分配。

若想為 “可晉升型任務(wù)” 爭取更多時間，認(rèn)真規(guī)劃在 “不可晉升型任務(wù)” 上的時間投入，會帶來顯著成效。

工作中總有一些做了也難以獲得回報(bào)的任務(wù)，而組織通常會有相應(yīng)規(guī)范確保這類任務(wù)得到處理。

我們常聽說“職場逃避者”的故事，他們總能找到理由避開 “不可晉升型任務(wù)” ，但你顯然不想成為這樣的人。

那么，在這類任務(wù)上，你至少該花費(fèi)多少時間呢？這需要結(jié)合所屬組織的特性、你的職位以及所處的職業(yè)發(fā)展階段來綜合規(guī)劃。

要準(zhǔn)確評估組織對這類任務(wù)的期望，你可以多方打聽形成大致認(rèn)知。

先問問導(dǎo)師和組織中事業(yè)有成的朋友，了解他們的看法與期望；再看看同級同事的工作情況是怎樣的。

若愿意，也可以仔細(xì)地與上司溝通，共同評估工作期望，同時要向他們表明，你并非想逃避這類任務(wù)，而是希望以更重要的方式為組織貢獻(xiàn)力量，同時也愿意承擔(dān)組織期望范圍內(nèi)的 “不可晉升型任務(wù)” 。

由于同事和上司可能沒細(xì)究過任務(wù)的可晉升度，甚至不愿討論“不可晉升型任務(wù)”，所以與他們溝通時，可圍繞具體任務(wù)設(shè)計(jì)問題。

比如向同崗位同事詢問，在與客戶相關(guān)和非客戶相關(guān)的任務(wù)上應(yīng)各花多少時間，他們的見解會成為你評估時間分配的有力參考。

“不可晉升型任務(wù)”的工作量往往是逐步增加的，人們很容易忽視自己的任務(wù)量何時突然變重，就像溫水煮青蛙，等意識到陷入困境時已為時已晚。

為了改善健康狀況、提升幸福指數(shù)，你需要減少 “不可晉升型任務(wù)” 的數(shù)量，轉(zhuǎn)而去做組織最重視的 “可晉升型任務(wù)” 。

不妨試著換種方式分配工作時間，想想如果減少在 “不可晉升型任務(wù)” 上的時間投入，你的工作和個人時間會發(fā)生哪些積極變化。

了解完成不同工作量的“不可晉升型任務(wù)”所產(chǎn)生的后果，能幫你確定背后的機(jī)會成本——也就是你在做這些任務(wù)時錯過的機(jī)會的價(jià)值。

二、打造一種有效的拒絕策略

當(dāng)你準(zhǔn)備拒絕他人時，主要會面臨兩大難題：一是如何讓對方接受你的拒絕，二是如何避免拒絕帶來的負(fù)面影響。

拒絕是否奏效，關(guān)鍵就在于能否解決這兩個問題。

1.確保拒絕能被接受

你需要清晰地傳遞拒絕之意。

很多時候，我們因害怕直接拒絕帶來的尷尬和內(nèi)疚，會說些含糊其詞的話。

其實(shí)，不妨使用簡潔明了的拒絕模板，比如“我不能那樣做”“那對我不起作用”，或者最直接的“答案很簡單：不”。

用委婉方式拒絕，可能會給人留下你能被說服的錯覺。

比如“我很想幫忙，但我現(xiàn)在很忙”，對方可能會覺得再花點(diǎn)時間就能說服你，而且“現(xiàn)在”一詞也給了別人之后再安排任務(wù)的機(jī)會。

有時，錯誤的拒絕方式還會給自己設(shè)下陷阱。

你也許會 遇到過這樣的情況：有人請 你下個月主持一場 研討會 。

于是你 以“下個月工作排滿了”為由拒絕，對方卻回應(yīng)“沒關(guān)系，我們可以把會議推遲一兩個月” 。

這 種情況著實(shí)讓人為難 ——總不能說自己下半輩子都很忙吧？

我們常用的方法還有 不直接拒絕，找 個 理由委婉搪塞，比如“這不是我擅長的領(lǐng)域，感謝邀請，但我真不擅長這個” 。

可對方往往會說“你在開玩笑嗎？你就是最佳人選，我第一個想到的就是你”，讓人毫無退路。

所以，拒絕的關(guān)鍵在于堅(jiān)決，必須做到清晰簡潔、通俗易懂且無懈可擊。

2.巧妙拒絕，避免負(fù)面影響

為弄清人們實(shí)際的拒絕方式及哪種最有效，研究人員對一群已就業(yè)的大學(xué)畢業(yè)生進(jìn)行調(diào)查，請他們回憶并分享通過電子郵件拒絕同事工作請求的經(jīng)歷。

分析這些郵件（一封郵件可能同時使用多種拒絕方式）后，總結(jié)出常見拒絕方式：

明確說明無法提供幫助的原因（87.5%）；

對不能提供幫助表示歉意（39.1%）；

表示將來可能會提供幫助（35.3%）；

主動提出幫忙做其中一部分工作（11.4%）；

推薦其他能提供幫助的人（10.9%）；

直接拒絕（1.6%）。

隨后，研究人員又詢問另一組人對這些拒絕方式的感受，對比后發(fā)現(xiàn)了差異：

當(dāng)拒絕者推薦其他人選時，被拒絕者的接受度最高，但遺憾的是，這種方式在第一組調(diào)查對象中的使用率僅為10.9%。

另一種容易成功的拒絕方式是，拒絕時提出替代方案或表示未來再提供幫助，但第一組調(diào)查對象中這種方式的使用率也只有35.3%。

這種差異并不意外，因?yàn)榫芙^者往往想通過找借口減輕內(nèi)疚感，而請求者更關(guān)注能否獲得所需幫助。那么，如何才能更有效地拒絕他人呢？

3.運(yùn)用“肯定—否定—再肯定”策略

撰寫過許多談判類暢銷書的威廉?尤里，提出了一個巧妙的拒絕技巧——“肯定—否定—再肯定”策略。

他建議在拒絕他人請求時，用更積極的方式說“不”，既考慮自身需求，又不破壞人際關(guān)系，其中的關(guān)鍵點(diǎn)是尊重——既尊重自己，也尊重他人。

具體來說，這一策略包含三個步驟：

肯定：通過認(rèn)識與表達(dá)自身的需求和價(jià)值來肯定自己。

否定：明確拒絕并簡要解釋原因，維護(hù)自身權(quán)利，同時避免給他人帶來壓力。

再肯定：通過尋找并推薦其他可能的幫助途徑來進(jìn)一步發(fā)展關(guān)系，比如推薦合適的人選，但要避免推薦那些已經(jīng)負(fù)擔(dān)過重的人。

三、讓目前的核心任務(wù)

和理想的工作結(jié)構(gòu)保持一致

弗朗西斯卡在一家律師事務(wù)所工作，長期負(fù)責(zé)審核、面試和招聘暑期實(shí)習(xí)生。

入職第六年的績效考核讓她意識到，自己在這方面投入了過多精力，已經(jīng)偏離了成為合伙人的職業(yè)軌道。

顯然，在無晉升機(jī)會的工作上，她比同事花了更多時間。當(dāng)發(fā)現(xiàn)招聘暑期實(shí)習(xí)生不能帶來職業(yè)發(fā)展機(jī)會后，她決定盡快把這項(xiàng)任務(wù)交給別人。

由于其他人都認(rèn)為招聘實(shí)習(xí)生是她的職責(zé)，她需要有策略地重新分配任務(wù)。

她仔細(xì)評估了這項(xiàng)任務(wù)的各個組成部分，發(fā)現(xiàn)有些部分早就該交給別人負(fù)責(zé)，于是決定從這些部分開始調(diào)整。

當(dāng)她讓一名新入職員工負(fù)責(zé)搜集簡歷和安排面試時，沒人提出異議。

更重要的是，弗朗西斯卡意識到招聘流程需要改進(jìn)，因?yàn)楫?dāng)前的篩選和面試過程既不公平，也無法為事務(wù)所選拔出合適人才。

她輕松擺脫了行政管理方面的工作，但要完全退出招聘任務(wù)卻沒那么簡單。

她意識到改進(jìn)招聘流程是自己的出路，于是設(shè)計(jì)了新的招聘流程提交給上司審批，并明確表示會在年底退出招聘工作。

根據(jù)新流程，招聘有了明確篩選標(biāo)準(zhǔn)，員工可據(jù)此進(jìn)行初步人才篩選；由一個小團(tuán)隊(duì)負(fù)責(zé)面試合格候選人并評分，最后匯總每位候選人的得分。

這一流程確保任務(wù)能分配給合適的人，也充分利用了每個人的時間。

管理層欣然接受新流程，對弗朗西斯卡表示認(rèn)可，認(rèn)為她極大改善了事務(wù)所的招聘流程。

而弗朗西斯卡也從中受益，因主動采取行動獲得贊譽(yù)，成功擺脫招聘工作，得以有更多時間從事 “可晉升型任務(wù)” ，增加可計(jì)費(fèi)小時數(shù)，讓事務(wù)所充分利用她的法律專業(yè)知識。

讓承擔(dān)的任務(wù)與理想工作結(jié)構(gòu)保持一致，會讓你更接近目標(biāo)，但這是一個動態(tài)調(diào)整的過程。

要想接近目標(biāo)，你既要主動向目標(biāo)靠近，也要準(zhǔn)備好根據(jù)實(shí)際情況調(diào)整目標(biāo)。機(jī)會會不斷涌現(xiàn)，你的職業(yè)生涯會發(fā)展，組織也會發(fā)生改變。

你必須確保自己承擔(dān)的任務(wù)，無論是可晉升型還是不可晉升型，都能與這些變化保持同步。

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