手把手教學(xué)：用好 Word 審閱功能，讓導(dǎo)師愉快的修改你的論文

Word 審閱是為修改 Word 文檔量身打造的功能，可以大大提高修改文檔的效率。筆者曾經(jīng)因為不會使用 Word 審閱，在修改論文的時候給導(dǎo)師增添了很多不必要的麻煩。

所以，如果我們能熟練掌握 Word 審閱，便可以在論文的反復(fù)修改過程中和導(dǎo)師保持順暢對接。導(dǎo)師就會更集中精力在修改論文內(nèi)容上，而不會被軟件使用等無關(guān)問題所叨擾，從而讓論文改的又快又好，讓導(dǎo)師和自己都舒心省心。

下面，筆者就來和大家分享一下如何在科研論文寫作時應(yīng)用 Word 審閱。

認(rèn)識 Word 審閱選項卡

Word 的審閱選項卡里主要包括 5 個部分的內(nèi)容，每一部分在我們寫作和修改論文的過程中都十分實用。

如圖 1 所示，第 1 部分可以用來檢查 SCI 文章的拼寫和語法，并可以統(tǒng)計文章的字?jǐn)?shù)；第 2 部分是翻譯功能，可以一鍵進(jìn)行 Word 文檔的中英文互譯；第 3-5 部分則主要用于文章的修改。

圖 1（圖片來源：作者制作）

我們以 SCI 文章寫作和修改的具體場景為例，來分別介紹如何應(yīng)用以上 5 個部分的功能。

審閱選項卡的第 1 部分，主要包括拼寫和語法、同義詞庫和字?jǐn)?shù)統(tǒng)計功能。我們重點認(rèn)識一下字?jǐn)?shù)統(tǒng)計功能 （圖 2-1） 。

直接點擊該圖標(biāo)，會默認(rèn)統(tǒng)計全文字?jǐn)?shù)，如果先選中文本的某一部分，則會統(tǒng)計該選中部分的字?jǐn)?shù)。很多期刊對文章摘要或全文有字?jǐn)?shù)限制，我們就可以用這個功能進(jìn)行快速檢查。

圖 2（圖片來源：作者制作）

審閱選項卡的第 2 部分提供的翻譯功能也十分實用（圖 2-2） 。

如果需要翻譯的文本是 Word 文檔，比如說，SCI 修回時審稿人意見就通常是以 Word 文檔匯總發(fā)送給我們，這個時候，就可以直接使用翻譯功能，而不需要再復(fù)制粘貼到其他翻譯平臺進(jìn)行翻譯了。

用戶名、批注和修訂

Word 審閱選項卡里最重要的功能，就是讓文章在作者之間高效快捷的修改。

一篇 SCI 論文從成形到最終投稿，往往需要我們和導(dǎo)師的反復(fù)修改和精心打磨。在這個過程中，如圖 3 所示，通常，我們把原始版本的文章發(fā)給導(dǎo)師 （圖 3-A） 。

導(dǎo)師在 Word 審閱選項卡里的修訂模式下做出修改 （圖 3-B） 并回復(fù)我們，我們將導(dǎo)師修改的這一版處理好后，隨后回復(fù)導(dǎo)師，導(dǎo)師再進(jìn)行第二次修改。

如果我們能夠熟練的掌握 Word 審閱，就可以正確的處理導(dǎo)師在文檔中做出的修改標(biāo)記，讓導(dǎo)師修改的舒心省心，使整個修改的過程變得高效順暢。

導(dǎo)師最常用的審閱功能有兩個，第一個是注釋功能（圖 3-B1），第二個是修訂功能（圖 3-B2），分別對應(yīng)著審閱選項卡里的第 3 和第 4 部分。

所以，接下來我們學(xué)習(xí)一下如何運用這兩個功能。

由于實際情況下，往往有不止一位審閱者對文章做出修改，因此，在做修訂之前，我們需要先登錄自己的 Microsoft 賬戶，讓我們在文章中做出的修改署上自己的用戶名。

比如說，我在一篇文章中做出的修改就會署名為「橙醫(yī)生」。否則的話，Word 就會把審閱者用戶名標(biāo)記為「Microsoft 用戶」。

圖 3（圖片來源：作者制作）

Word 審閱選項卡的第 3 部分注釋功能的使用方法很簡單。如圖 3-B1 所示，選中想要添加注釋的文本，這時文本右側(cè)會出現(xiàn)審閱窗格，在里面添加批注的內(nèi)容就可以。

并且，你可以對批注進(jìn)行回復(fù)，就像微信對話一樣。比如說，你的導(dǎo)師在給你修改論文的時候做了某項注釋，你就可以在下面進(jìn)行回復(fù)，最簡單的就是「謝謝老師」啦。

把文章返還給導(dǎo)師后，導(dǎo)師如果滿意你的回復(fù)，一般就會處理掉。如果沒有，我們也可以在修改完成后，點擊「解決」或「刪除」批注。

Word 審閱選項卡的第 4 部分修訂功能，使用起來要復(fù)雜一些，這一部分也是 Word 審閱的核心功能，一定要熟練掌握。

如圖 4 所示，點擊「修訂」圖標(biāo)，我們首先要選擇開啟或關(guān)閉修訂模式 （圖 4-1, 2） 。

開啟修訂模式后，你對文檔內(nèi)容作出的修改，比如說插入、刪除和移動，就會被作上用于顯示這些修改的標(biāo)記，比如不同的字體顏色、刪除線和下劃線等。

通過右邊兩個復(fù)選框「所有標(biāo)記」和「標(biāo)記選項」，我們可以自定義選擇顯示哪些修改標(biāo)記，以及用什么樣式顯示這些修改標(biāo)記。

右上方的復(fù)選框提供了四種顯示修改標(biāo)記的方式，比如，默認(rèn)的「所有標(biāo)記」方式，就會顯示出做出的所有修改，一般我們都會使用這種顯示方式 （圖 4-1） 。

右下方的標(biāo)記選項則要復(fù)雜一些，如果在復(fù)選框里選項的左邊打上勾，這條選項就會在文中顯示標(biāo)記 （圖 4-2） 。如果文章有多個審閱者，還可以選擇性的顯示哪些審閱者的修改標(biāo)記。

當(dāng)然，我們還可以設(shè)置標(biāo)記的樣式，比如說，如果在文檔中插入了一段內(nèi)容，你可以選擇僅僅用不同顏色顯示，還是同時用不同顏色 +下劃線顯示，這取決于你的使用偏好 （圖 4-3） 。

圖 4（圖片來源：作者制作）

在實際應(yīng)用中，導(dǎo)師回復(fù)我們的文章，往往就包含了密密麻麻的修訂標(biāo)記。

我們在處理導(dǎo)師的修改時，首先，打開「修訂模式」，點擊導(dǎo)師做出的修改，你可以選擇「接受」或「拒絕」該修訂，也可以全部接受或拒絕所有的修訂，并退出修訂模式 （圖 5） 。

圖 5（圖片來源：作者制作）

我們來看一下具體的使用場景。比如說，圖 6 中導(dǎo)師針對原文檔做了兩處修改 （圖 6-A 和 6-B） ，第一處是刪除了「這個趨勢仍將持續(xù)」這句話 （圖 6-B1, 2） 。

我們點擊選中此處修訂，如果我們認(rèn)同導(dǎo)師的修改，點擊「接受并移到下一處」，這條修訂就會消失，然后自動跳轉(zhuǎn)到第二處修訂，以此類推。

建議大家在處理導(dǎo)師修訂的時候，都選擇「移到下一處」，這樣就不會遺漏任何一條修訂標(biāo)記。按照這樣的方式處理完所有修訂，整個文章就會重新變得清爽 （圖 6-C） 。

針對導(dǎo)師的批注，我們也可以回復(fù)后，用修訂模式在文章中相應(yīng)的地方進(jìn)行修改。這樣的文檔再返還給老師進(jìn)行第二次修改，就會讓導(dǎo)師覺得十分舒適。

圖 6（圖片來源：作者制作）

比較和合并文檔

我們來說一下Word 審閱選項卡的第 5 部分「比較與合并文檔」，這個功能也非常實用。

我們有時候會遇到這樣的情況：如果有人幫我們修改了文章，但是沒有使用修訂模式，我們就無法一眼辨認(rèn)出究竟是哪些地方進(jìn)行了修改。

這個時候，如果完全逐字逐句的比較修改前后文章的不同，是很費時費力的。而比較與合并文檔這個功能，就是用來幫助我們快速精確的比較或者合并同一個文檔的兩個版本。

如圖 7 所示，文檔版本 2 是在版本 1 基礎(chǔ)上進(jìn)行了修改的新文檔，我們現(xiàn)在想要知道版本 2 究竟修改了哪些地方，并決定保留哪些修改，就可以這樣操作：點擊「比較文檔」 （圖 7-1） 。

將文檔版本 1 設(shè)置為「原文檔」，將文檔版本 2 設(shè)置為「修訂的文檔」，并標(biāo)記一下修訂者的名字 （圖 7-2 和 3） 。

比較設(shè)置選項 （圖 7-4） 提供了比較的范圍，是只標(biāo)記內(nèi)容修改呢，還是也標(biāo)記大小寫、格式等修改。

最后，顯示位置 （圖 7-5） 提供了三個選項：如果選擇「原文檔」，則是在原文檔版本 1 中顯示修改標(biāo)記，選擇「修訂的文檔」則是在文檔版本 2 中顯示修改標(biāo)記。

我們選擇創(chuàng)建一個新文檔來顯示修改標(biāo)記。

圖 7（圖片來源：作者制作）

點擊「確定」后，Word 就會自動創(chuàng)建一個新文檔，Word 自動命名為「文檔 1」。

在這個文檔里，很清晰的顯示了審閱者對文檔做的每一處修改，隨后，我們就可以選擇接受或者拒絕這些修改，避免手動一個個的「找不同」 （圖 8） 。合并文檔和比較文檔類似，大家可以自己摸索一下。

圖 8（圖片來源：作者制作）

小結(jié)

以上，筆者結(jié)合 SCI 和畢業(yè)論文寫作修改過程中的實際應(yīng)用場景，系統(tǒng)的介紹了 Word 審閱的主要功能及使用方法。

相信我，無論是 SCI 論文的修改和修回，還是畢業(yè)論文的修改，還是后面當(dāng)童鞋們自己當(dāng)了導(dǎo)師修改學(xué)生的文章，Word 審閱都是伴隨科研工作者一輩子的必備工具。

因此，熟練掌握 Word 審閱，一定會讓你受益無窮。

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