耗材無記錄、庫存不清、對賬靠猜？IT服務商靠耗材管理系統全破解

上次修打印機換的硒鼓，怎么才倆月又要換？
維修時說用了3米網線，賬單里卻算5米，到底誰對？

IT服務商給企業做設備維修時，最容易因耗材使用問題有沖突——維修用了什么耗材、用了多少、花了多少錢，全靠口頭說或隨手記，事后對賬缺憑證、查記錄沒依據，企業覺得數據有誤，服務商覺得憋屈，原本順暢的合作，?？ㄔ诤牟氖褂貌幻鞔_這道坎上。

耗材無記錄、庫存不清、對賬靠猜？IT服務商靠這套耗材管理系統全

其實，解決問題的核心是用一套能夠將報修、耗材使用實時記錄的耗材管理系統，讓每一筆耗材使用都能有記錄、可追溯、算得清，徹底告別傳統耗材管理的混亂模式。

一、傳統耗材管理，最磨人的3個痛點

1、耗材無記錄，對賬靠猜

維修換硒鼓、用網線，工程師經常隨手記或不記，事后漏記型號、用量記錯。月底對賬服務商拿不出依據，只能扯皮，要么少收錢，要么企業認賬，雙方都不痛快。

2、用量沒譜，企業疑多算

打印機頻繁卡紙，服務商維修3次均稱更換配件卻無使用明細記錄，月底賬單耗材費多200元，企業疑被多算、服務商拿不出明細，信任度驟降。

3、庫存不清，維修常白跑

服務商對備件庫管理混亂，經常到現場缺耗材得折返、要么帶多了，增加成本。企業詢問“下次修能不能直接換配件”，服務商答不上庫存，顯得不專業。

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二、解決方案：耗材管理系統如何終解這些麻煩？

一套好用的耗材管理系統，不是簡單的記流水賬，而是能和報修、維修全流程綁定，讓耗材消耗“跟著工單走、自動留記錄”，核心靠這三大功能落地：

1、報修聯動耗材：維修前“查庫存、備對貨”

• 耗材管理系統能夠為耗材生成一物一碼，掃碼領用。并且可以為耗材設置閾值，一旦達到閾值會自動提醒管理人員進行采購，避免耗材領用為0的情況。
• 企業在報修后，工程師可以根據報修故障問題，及時進行是否需要耗材的判斷，在線上耗材庫進行耗材庫存查詢。
• 耗材庫中可以查看耗材的庫存量，技術人員可以現在進行申領，審批過后帶著耗材去維修。
• 耗材使用和報修工單關聯，所有的報修如有使用耗材會在工單維修記錄中體現。

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2、維修時自動記錄：耗材用了啥，明細全留痕

• 工程員在維修完成后，在耗材管理系統維修記錄頁面可以及時添加維修內容（耗材使用原因）及耗材使用明細（耗材名稱、規格、單價、用量、自動計算金額）；
• 在耗材管理系統維修記錄中還能上傳耗材更換、使用后的舊件照片等，耗材管理系統能自動為上傳圖片進行防作假水印記錄（定位+時間），作為憑證真實有效。
• 維修完成后，耗材管理系統支持企業在線確認維修結果及耗材，無誤簽字提交。維修記錄明細會自動同步耗材管理系統云端儲存，企業和服務商可隨時對耗材使用進行數據追溯，不用再憑記憶對賬。

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3、數據歸檔與對賬：月底算賬，10分鐘搞定

• 耗材管理系統會自動生成維修耗材量統計，能夠按企業、按工單、按有/無償分類，明確的看到企業應付的耗材費用；
• 企業可在耗材管理系統耗材報告中在線核對每一筆耗材使用明細，點擊工單就能看到對應的維修記錄、耗材照片，確認無誤后直接簽字確認；
• 服務商也能通過耗材管理系統統計耗材用量排行，為耗材采購計劃做充分的數據支撐，既提升服務體驗，也降低成本。

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三、不止對賬：耗材管理系統還能帶來這些價值

1、耗材管理系統對企業：花錢明明白白，信任更穩固

• 耗材管理系統讓每一筆耗材消耗都有明細、有憑證，不用擔心被多算、被虛報的情況
• 耗材管理系統能隨時在線查詢“耗材高用量”，可優化后續設備維護計劃、耗材采購計劃及設備使用習慣。

2、耗材管理系統對IT服務商：效率提升，口碑更好

• 耗材管理系統自動統計耗材使用明細，不用再花人力及時間整理耗材使用記錄、反復和企業對賬，人力成本降低30%；
• 耗材管理系統靠透明化的耗材管理樹立專業形象，比同行更有競爭力，企業續約率自然更高；

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通過耗材管理系統掌握耗材庫存，避免多備積壓、少備誤事，庫存成本也能省一筆。

IT服務商和企業的合作，細節決定成敗。很多時候，不是技術不夠好、服務不夠用心，而是卡在“耗材沒記錄、對賬說不清”這些小事上，慢慢消耗信任。

對IT服務商來說，一套耗材管理系統不只是記賬工具，更是信任催化劑——讓每一筆耗材消耗都透明可查，企業放心，自己省心，原本容易扯皮的糊涂賬，也能變成促進合作的明白賬。