會(huì)員生日慰問一次發(fā)完？

這是一個(gè)非常重要見且常的問題。針對(duì)基層工會(huì)對(duì)會(huì)員一次性發(fā)放生日慰問，答案通常是：不可以，也不建議在年初一次性全部發(fā)完。

一、核心制度及解讀

（一）制度依據(jù)

主要的制度依據(jù)是 《基層工會(huì)經(jīng)費(fèi)收支管理辦法》（總工辦發(fā)〔2017〕32號(hào)），以及各省、市、自治區(qū)總工會(huì)根據(jù)該辦法制定的實(shí)施細(xì)則。文件明確規(guī)定：

“基層工會(huì)可以用會(huì)費(fèi)組織會(huì)員觀看電影、文藝演出和體育比賽等，開展春游秋游，為會(huì)員購(gòu)買當(dāng)?shù)毓珗@年票。逢年過節(jié)和會(huì)員生日、婚喪嫁娶、退休離崗的慰問支出等。”

（二）關(guān)鍵解讀

1.列入“職工集體慰問”范疇：生日慰問是工會(huì)給予會(huì)員的法定福利之一，屬于常規(guī)性、常態(tài)化的集體福利支出，而非一次性的活動(dòng)或獎(jiǎng)勵(lì)。

2.“會(huì)員生日”的時(shí)效性：制度將生日慰問與“逢年過節(jié)”（如元旦、春節(jié)、端午、五一、中秋、國(guó)慶）、“婚喪嫁娶”、“退休離崗”并列。這些事項(xiàng)都具有明確的時(shí)效性和事件驅(qū)動(dòng)性。慰問行為應(yīng)當(dāng)與事件發(fā)生的時(shí)間點(diǎn)緊密結(jié)合，才能體現(xiàn)組織的關(guān)懷和慰問的本意。在生日當(dāng)月或當(dāng)日發(fā)放慰問，是“慰問”這一行為的應(yīng)有之義。

3.各級(jí)實(shí)施細(xì)則的明確規(guī)定：絕大多數(shù)省、市、自治區(qū)的工會(huì)經(jīng)費(fèi)收支管理實(shí)施細(xì)則中，都會(huì)進(jìn)一步明確生日慰問的標(biāo)準(zhǔn)和形式（如發(fā)放不超過300/500元的生日蛋糕等實(shí)物或蛋糕券），并且通常隱含或明確指出應(yīng)在會(huì)員生日當(dāng)月發(fā)放。一次性發(fā)放不符合“慰問”的時(shí)效性要求。

二、為什么不能一次性發(fā)放？

（一）違反慰問制度的初衷和時(shí)效性

工會(huì)慰問的核心目的是“送溫暖、獻(xiàn)關(guān)懷”。在會(huì)員生日這個(gè)特定時(shí)刻送上祝福，才有情感價(jià)值和儀式感。年初一次性發(fā)放，就變成了單純的“發(fā)物品”，失去了“生日慰問”的特定意義。

（二）財(cái)務(wù)管理和審計(jì)風(fēng)險(xiǎn)

工會(huì)經(jīng)費(fèi)使用通常要接受嚴(yán)格的內(nèi)外部審計(jì)（包括上級(jí)工會(huì)和審計(jì)部門）。審計(jì)時(shí)，會(huì)檢查慰問品發(fā)放是否符合規(guī)定、手續(xù)是否齊全。將全年生日慰問費(fèi)用在年初一次性列支，在會(huì)計(jì)處理和憑證上難以與實(shí)際慰問事件匹配，容易被審計(jì)部門認(rèn)定為支出依據(jù)不足或變相違規(guī)發(fā)放津貼補(bǔ)貼，可能要求整改，甚至追回資金。

（三）預(yù)算與現(xiàn)金流管理

按照工會(huì)預(yù)算管理制度，工會(huì)經(jīng)費(fèi)收支必須有年度預(yù)算。一次性支出全年的生日慰問費(fèi)用，必然會(huì)在年初占用大量資金，可能影響其他月度活動(dòng)的開展。分月發(fā)放更有利于現(xiàn)金流管理和預(yù)算執(zhí)行。

（四）會(huì)員變動(dòng)問題

年度內(nèi)，可能會(huì)有新會(huì)員加入、老會(huì)員調(diào)離或退休。年初一次性發(fā)放會(huì)導(dǎo)致新會(huì)員無法享受當(dāng)年福利（不公平）或已調(diào)離/退休的會(huì)員多領(lǐng)了福利（不合規(guī)）。即便是年中進(jìn)行調(diào)整，也可能需要復(fù)雜的退款或追繳程序，并且也不一定能退回，還增加基層工會(huì)管理成本。

三、正確的操作方式

（一）按月發(fā)放

這是最普遍、最合規(guī)的做法。在會(huì)員生日當(dāng)月，憑生日證明（如身份證信息，由工會(huì)統(tǒng)一保密管理）發(fā)放慰問品或提貨券。也有的基層工會(huì)實(shí)行按季度發(fā)放生日慰問方式，差不多也能接受，看本級(jí)工會(huì)實(shí)際情況。

（二）使用信息化管理

很多工會(huì)采用會(huì)員管理系統(tǒng)，提前錄入會(huì)員生日信息，設(shè)置自動(dòng)提醒，按月生成發(fā)放名單和預(yù)算，確保及時(shí)、準(zhǔn)確。

（三）保留完整憑證

按照大多數(shù)基層工會(huì)經(jīng)費(fèi)收支管理辦法規(guī)定，發(fā)放時(shí)必須有簽收記錄（簽收表），注明慰問事由為“XXX生日慰問”，符合標(biāo)準(zhǔn)。這是應(yīng)對(duì)審計(jì)的核心憑證。

四、結(jié)論與建議

（一）結(jié)論

基層工會(huì)不可以將會(huì)員生日慰問在年初一次性全部發(fā)完。這樣做既不符合《基層工會(huì)經(jīng)費(fèi)收支管理辦法》關(guān)于“慰問”的時(shí)效性精神，實(shí)際操作還存在不確定性，同時(shí)也存在工會(huì)財(cái)務(wù)、審計(jì)風(fēng)險(xiǎn)。

（二）建議：

1.嚴(yán)格遵守本系統(tǒng)/單位，或本省/市《基層工會(huì)經(jīng)費(fèi)收支管理實(shí)施細(xì)則》 中關(guān)于生日慰問的具體規(guī)定。

2.建立按月或按季度的常態(tài)化發(fā)放機(jī)制，確保慰問的及時(shí)性和合規(guī)性。

3.如有疑問，應(yīng)向上級(jí)工會(huì)財(cái)務(wù)部門咨詢，獲取最權(quán)威的指導(dǎo)，切勿自行采取變通做法。

基層工會(huì)發(fā)放的生日慰問是“錦上添花”式的關(guān)懷，不是“年初分紅”式的福利，合規(guī)性是第一位的。

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