員工離職，離職證明怎么寫才合規？|公司法研

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有些公司在員工離職時疏于規范流程與手續，甚至因與員工存在矛盾，而擅自將離職證明中的離職原因記載為“員工主動離職”，導致員工不符合失業保險金領取條件。此時公司是否需承擔賠償責任呢？離職證明究竟應該怎么寫才合規呢？

經典案例

2022年12月5日，甲入職A公司，雙方簽訂了三年期勞動合同。

2023年2月，A公司因業務情況不佳，遂告知全體員工本月延遲發放工資。3月3日，甲填寫離職申請書，離職原因中填寫“不同意遲發工資，因A公司拖欠工資而離職”，雙方于9日解除勞動合同。A公司遂為甲辦理社保減員，但將離職原因填寫為“主動離職”。甲離職后，向社保局申領失業保險金，但因離職原因顯示為“主動離職”，社保局認為其“非因本人意愿中斷就業”，未通過其申領審核。甲認為系A公司未按實填寫離職證明導致其無法領取失業保險金，遂將A公司訴至法院，要求其賠償損失。

法院認為，甲系以A公司拖欠工資為由提出解除勞動合同，符合非因本人意愿中斷就業的情況，符合申領失業保險金的條件。A公司為甲辦理社保減員時將解除勞動合同原因填寫為主動離職，存在不當，應賠償甲無法領取失業保險金的損失。

風險提示

公司應當在與員工解除、終止勞動合同時，出具離職證明，對離職證明中的事項，應當如實填寫。若因擅自將離職原因填寫為“主動離職”導致員工無法領取失業保險金的，則需要對此承擔賠償責任。

公司治理建議

公司應如何出具離職證明，以避免賠償員工無法領取失業保險金的損失呢？我們建議：

1、制定規范的離職流程

公司應建立標準化離職管理體系，要求員工離職時簽署《員工離職交接表》，詳細列明財務部薪資結算、行政部辦公用品歸還、業務部門工作對接等各環節的交接情況，清晰標注離職日期、止薪日期等。通過規范化表單明確勞動關系終止的具體節點與工作銜接細節，既能確保公司內部流程規范，也能為后續出具離職證明提供準確的時間與事實依據。

2、開具離職證明并如實填寫客觀信息

員工離職的，公司必須出具離職證明。離職證明中必須包含的信息有：勞動合同期限、解除或者終止勞動合同的日期、工作崗位、在本單位的工作年限。而對于離職原因，公司可選擇不予填寫；若確需記載，必須如實填寫，既不得將員工因企業過錯（如拖欠工資）引發的被迫離職篡改為“主動離職”，也不可反過來將員工自主提出的離職標注為“被迫離職”，避免因虛假記載導致員工無法申領失業保險待遇或面臨協助員工騙保的風險。

3、避免在離職證明中填寫主觀評價

公司出具離職證明時，應僅填寫客觀信息，避免將“工作能力不足”“品行不端”等不利于員工的主觀判斷寫入證明。此類帶有傾向性的內容不僅可能影響勞動者再就業機會，還可能構成對員工名譽權的潛在侵害。一旦員工因證明中的不當評價遭受求職阻礙或經濟損失，有權要求公司重新開具離職證明，并可就實際損失主張賠償。更多關于離職證明的問題，可參考我們之前發布的《》（點擊文章名即可查看）。【勞動法研352】

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作者介紹

李 慧

股權高級合伙人

北京盈科（上海）律師事務所

盈科管理委員會 委員

盈科業務指導委員會副主任

上市公司商學院《法律風險》主講導師

工信部中小企業志愿服務專家律師

上海律協海事海商專業委員會 委員

中級并購交易師、碳排放交易師、上市公司獨立董事資格、上市公司董事會秘書資格、證券從業資格、基金從業資格

業務領域：公司設立與投資、公司勞動人事合規體系建設、股權激勵、股權架構設計、并購與重組、破產清算、商事訴訟等法律事務。

李慧律師，專注于企業法律顧問服務，長期致力于公司法與合規研究，熟悉公司治理結構、內部運營和HR管理事務。

擔任多家教育培訓業、口腔醫療業、物流業、制造業、傳媒業、租賃服務業、住宿餐飲業、軟件與信息技術業、珠寶首飾業……等行業企業常年法律顧問。

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