董秘講壇｜立體化治理：董秘的履職策略

隨著新公司法施行、資本市場邁向高質量發(fā)展，上市公司董事會作用更加重要。其中，議案質量關乎董事會運作水平高下。然而在實踐中，不乏相關方將本不該由董事會審議的議案提交董事會審議，甚至向董事會提交不合規(guī)的議案。

董秘是上市公司的首席治理官，面對不合規(guī)議案帶來的履職挑戰(zhàn)，究竟該怎么“擋”？如何標本兼治，既堅守合規(guī)底線，又能夠化解矛盾，促進董事會規(guī)范、高效運轉？對此，《董事會》雜志特邀準油股份董事、副總經(jīng)理、董秘呂占民，弘業(yè)期貨副總經(jīng)理、董秘黃海清，中關村副總裁兼董秘黃志宇，碩世生物董事、副總裁、董秘胡園園，格爾軟件董事、董秘蔡冠華，分享經(jīng)驗，交流心得。

文/黃海清

弘業(yè)期貨副總經(jīng)理、董秘

深圳某上市公司董事會否決一起關聯(lián)交易議案——董事會秘書通過提前嵌入合規(guī)審查機制，成功攔截了可能造成2.3億元損失的非常規(guī)操作。這一案例折射出新公司法施行背景下，董秘正從傳統(tǒng)的“會議記錄者”演變?yōu)楣局卫淼摹皯?zhàn)略安全官”。

在中國公司治理現(xiàn)代化進程加速的法治環(huán)境下，基于新公司法的制度創(chuàng)新，董事會治理機制正經(jīng)歷從形式合規(guī)到發(fā)揮實質效能的范式轉型。因此，董事會的規(guī)范和高效運作顯得尤為重要。董秘不僅是推動董事會高效運作的關鍵力量，更是維護公司合規(guī)性的關鍵守護者。特別是在處理股東或管理層提出的不合規(guī)議案時，如何確保議案合規(guī)，妥善解決沖突，保護個人權益，并為公司治理的健康持續(xù)發(fā)展做出貢獻，構成董秘工作的重大挑戰(zhàn)。

董事會議案的不合規(guī)性可能有多個源頭，典型的不合規(guī)議案類型包括：程序性違規(guī)類、法律審查缺失類、信息披露瑕疵類、利益沖突類、決策支撐不足類。面對不合規(guī)議案，董秘要有效行使職責，既要“擋”住不合規(guī)議案，又要通過合適的方式進行溝通和協(xié)調，確保公司治理順暢運行。具體而言，董秘可以從制度構建、專業(yè)協(xié)同、溝通藝術、底線堅守和意識培育5個維度，梳理董秘履職策略框架。

構建前置審查體系，筑牢合規(guī)“防火墻”。董秘應積極促進公司構建一套完備的議案預審體系。一是建立分級審查機制，由董秘牽頭組建跨部門預審小組（法務、財務、內控等），制定議案合規(guī)審查指引，明確各層級審查標準與流程節(jié)點。二是實施風險分類管理，按議案性質設置紅、黃、綠三色預警機制，重點監(jiān)控關聯(lián)交易（超凈資產(chǎn)5%）、重大投資（超總資產(chǎn)30%）等高風險事項。三是開發(fā)智能化審查工具，引入AI合規(guī)監(jiān)測系統(tǒng)，自動識別議案中同業(yè)競爭、信披違規(guī)等常見合規(guī)缺陷。例如，對涉及大額投資或關聯(lián)交易的議案，需評估是否需要股東會的批準，是否遵循了適當?shù)膶徟绦颉＿@不僅有助于從源頭上降低不合規(guī)議案提交至董事會的風險，而且能在一定程度上避免與提交方產(chǎn)生直接的沖突。

構建專業(yè)支持網(wǎng)絡，強化決策支撐。當面臨復雜且棘手的合規(guī)問題時，董秘應當考慮尋求外部專業(yè)支持，例如聘請專業(yè)的律師事務所或咨詢機構，以獲取專業(yè)的法律建議和解決方案。具體而言，可從三個方面入手。一是建立外部智庫矩陣，簽約兩三家專業(yè)律所，按公司治理、證券合規(guī)、并購重組等領域分類建立專家資源池。二是完善協(xié)同機制，定期召開聯(lián)席風險研判會。新公司法施行后，上市公司審計委員會承擔監(jiān)事會的職能，董秘可與審計委員會密切合作，確保所有議案在法律和財務合規(guī)上都能得到有效審查。對于一些涉及重大投資、收購、股東利益沖突等問題的議案，董秘可以依靠專業(yè)的法律顧問進行詳細的合規(guī)評估。三是構建案例數(shù)據(jù)庫，整理近年上市公司違規(guī)議案處罰案例，形成風險警示手冊，持續(xù)開展風險警示教育，防患于未然。通過上述方式，董秘在與議案提交方溝通時，就可以借助專業(yè)機構的權威意見，更有說服力地說明議案存在的問題，推動提交方對議案進行合規(guī)修改。借助外部專業(yè)力量也可以在一定程度上減輕董秘自身的壓力，降低因處理不合規(guī)議案而可能面臨的風險。

善于溝通與協(xié)調，化解治理沖突。有的時候，不合規(guī)議案的提交并非出于惡意，而是由于信息不對稱或溝通不暢。對此，董秘不能簡單地采取拒絕的方式，而應加強與議案提交方的溝通與協(xié)調。在溝通時，董秘要以專業(yè)、客觀的態(tài)度向對方解釋議案不合規(guī)的具體原因、可能帶來的潛在風險。比如，對于股東提交的一份可能侵犯其他股東權益的議案，董秘可通過詳細的數(shù)據(jù)和案例分析，向股東說明該議案在法律、公司治理層面存在的問題，引導股東重新審視議案內容。同時，董秘可以積極提供建設性的意見和建議，幫助提交方修改議案，使其符合合規(guī)要求。在與公司高層溝通時，董秘可從公司整體利益和長遠發(fā)展的角度出發(fā)，分析不合規(guī)議案對公司運營的不利影響，爭取高層的理解和支持。有效的溝通協(xié)調，既能解決議案的合規(guī)問題，又能維護與提交方之間的良好關系，避免矛盾激化。

堅守法律底線，保護自身和公司的利益。董秘應當清楚，作為公司合法合規(guī)的把關人，任何時候都不能為不合規(guī)議案“開綠燈”。面對來自強勢股東或高層的壓力，董秘要堅守法律底線，保護公司及股東的長遠利益。如果確實存在無法避免的沖突，董秘應當尋求董事會或股東會的支持，并在公開、透明的環(huán)境下解決問題，避免個人陷入困境。具體包括：一是完善履職記錄系統(tǒng)，對每項異議議案形成包含會議記錄、法律意見、溝通紀要的完整檔案；二是建立風險隔離制度，對存在重大合規(guī)爭議的議案，要求提交方簽署風險知曉承諾書，或對存疑議案設置補充論證環(huán)節(jié)，給予提交方7～15個工作日修正期；三是健全申訴救濟渠道，明確股東會特別質詢程序，保障董秘申訴權。

實施合規(guī)能力建設工程，培訓與普及合規(guī)意識。董秘應當定期為公司董事、高管和股東提供合規(guī)培訓，增強其法律意識，幫助其理解什么樣的議案是合規(guī)的，什么樣的行為可能會給公司帶來法律風險，不斷提高全員的合規(guī)意識，從而有效減少不合規(guī)議案的產(chǎn)生。具體可包括：開發(fā)定制化培訓體系，按董事、高管、股東三類主體設計差異化課程；創(chuàng)設“議案合規(guī)沙盤”，每季度組織模擬議案審議，嵌入典型合規(guī)陷阱；建立合規(guī)積分制度，將議案合規(guī)率納入相關人員績效考核，權重不低于20%。

通過上述立體化治理策略，董秘既能有效攔截絕大部分的顯性違規(guī)議案，也能通過機制建設將合規(guī)意識滲透到公司治理全流程。總之，在新公司法背景下，董秘肩負越來越重要的職責，在把關董事會不合規(guī)議案方面的作用不容忽視：需通過細致的議案審查、有效的溝通協(xié)調等立體化策略，盡力幫助公司提高治理水平，確保公司決策的合規(guī)性與高效性，從而推動公司可持續(xù)發(fā)展。