解讀項目管理系統，從五階段策劃與管控七方面，落實細節精益求精

文 / 郭朝剛

社會進步經濟發展日新月異，各類專業技術迭代不止，工商管理得以從計劃到市場的長足進步，各行各業的飛速發展都離不開項目及其項目管理。

為了提升項目的過程效率與執行效果，我們需要認識什么是項目與項目管理。從定目標、定計劃、定人員、定標準、定交期、定質量等方面進行系統思考與全面布局。

什么是項目管理？

項目是在限定的資源及限定的時間內需完成的一次性任務。具體可以是一項工程、服務、研究課題及人事活動等。

項目管理（Project Management）：運用各種相關技能、方法與工具，為滿足或超越項目有關各方對項目的要求與期望，所開展的各種計劃、組織、領導、控制等方面的活動。

項目管理與管理項目不是一回事。

項目需要管理，定目標追進度，整合項目過程中的人、財、物，綜合運用時間、信息、技術，以求達成預期的效果。

項目管理與管理項目的方向、側重點有所不同。

項目管理：是一個具有五個基本階段的過程，包括：啟動、規劃、評審、實施與監控、收尾。所關注的就是從需求到滿意，從投入到產出的全過程。

管理項目：側重于對于項目全過程的各項職能管理，包括計劃、組織、領導與控制；涉及到運營、決策、數據、質量、人力資源、數字化和知識管理等。

項目管理的五個基本階段。

一個完整的項目管理，必須具備以終為始的態度，從調查與分析項目的內外部環境條件入手，全面思考與系統布局，具備五個基本階段：項目啟動、項目計劃、項目執行、項目監控、項目收尾。

1、項目啟動：基調市場調查與各項資源的收集與分析，制定項目章程明確項目的各方面要素，明確項目的具體范圍。

2、項目計劃：明確項目的目標，以此來制定詳細的項目計劃，可以通過5W2H來細化項目計劃。具體包括：項目的時間周期、執行地點、負責人與執行團隊、項目解讀與分期、項目預算、項目的實施方法與執行方式等要素。

3、項目執行：作為一個項目的具體實施過程，主要將目標進行分解為各類項目任務，落實責任人，明確安全、質量與交期標準與細則。每月、周、日進行管理項目的具體活動。

4、項目監控：關鍵在于項目實施過程中的項目進度跟蹤，主要圍繞項目的交期、質量、安全、成本，跟蹤項目負責人與執行團隊的實施進度，定期與不定期進行檢查監督，并且實時做好相應的記錄。

5、項目收尾：項目的結束階段，項目團隊按時、保質、保量地完成項目，并且通過相關方的驗收，填寫相應的驗收表單。

項目管理的五個階段，主要是集中于項目的立項、執行與集后三部分（具體如上表所示）。在其中明確與跟蹤人員、機械辦公設備、物料、制度與流程、環境與檢測等方面。

項目管理落實細節，從七個方面精益求精。

項目管理成于系統布局，精于細節管控。系統思考是第一位的，在項目管理過程中，我們除了需要從全局系統的角度去思考與籌劃之外，就是在七個基本細節層面進行思考與執行，追求精益求精，持續改善。

項目管理的七個基本細節，主要包括：客戶管理、進度跟蹤、成本控制、溝通交流、流程優化、文檔管理、缺陷分析。

客戶管理：市場重新定位，客戶進行細分。既有大客戶的服務，又有中小客戶的關心與關注。建立組織的客戶信息管理系統CMIS，落實新客戶開發與老客戶維護工作細節，實時做好相應的記錄，并且錄入系統及時更新數據。

進度跟蹤：項目的進度，可以通過甘特圖、項目進度圖表等，以看板或宣傳欄、電子公告板等方式進行圖表化，上下游之間密切合作，共同推動項目的進度，按照原定計劃有序推進、有效實施。

成本控制：任何一個項目都是有預算的，這就需要項目的各分支抓緊落實原定的預算，有效節省成本，控制各項費用，包括：管理費用、期間費用。

溝通交流：項目的成敗在于明確的目標，在實施過程中有效溝通進度，落實項目計劃，解決項目管理過程中存在的各項技術、質量、管理的問題，為項目的成功掃清各項障礙。

流程優化：項目可由大劃小，持續分解為更小的一級單元，明確責任人，制定驗收標準，持續優化流程，將項目節點上的責任人與執行者的職責與績效標準進行細分，及時統計與反饋改進。

文檔管理：想好了就去做，做了說出來，及時記錄。如此循環，形成項目的文檔資料，方便形成項目檔案，便于知識管理與分享，持續優化與集合組織的項目資產。

缺陷分析：對于項目從啟動與收尾的全過程，我們需要持續發現項目管理過程中存在的人員、技術、質量、管理等各方面的問題，并且進行基于5Whys和人機料法環等方面的系統分析，尋求解決之法。

項目全生命周期：啟動、計劃、投產、關閉，做好監管與控制的閉環管理。

項目，都是具有生命周期的。任何一個項目的周期，或長或短，具有一定的流程與時間節點。自始至終，一個完整的項目，都是從啟動、計劃、投產到關閉。

在此過程中，重點做好計劃的控制與進度的監管。項目的計劃，這是在立項之時就需要調查、思考與明確的項目的各要素，包括：目標、人員、名稱、時間、地點、方法、成本等。在每一個環節都需要做足準備工作。

基于各類項目的觀察、實踐、總結與復盤，項目的監管，這是基于過程的細節化管理。郭朝剛總結一個高質量的項目，為了實現預定目標，作為一個項目領導需要多問幾個為什么？在跟蹤進度的過程中，主要是圍繞著：人員是否到位與達標？交期是否完成與提前？質量是否達標與存在缺陷？安全措施是否落實到位？成本是否控制在預算范圍？

項目管理，從客戶需求出發，基于項目全過程目標管理、細節管控，實現客戶的滿意，達成預期的目標。項目的全過程管理，總結來講就是圍繞著PDCA的閉環過程對于項目進行計劃、實施、評估與改進。

在整個項目管控中，我們主要是落實與跟蹤安全、交期、質量與成本，實現預期的計劃目標。

本文作者：郭朝剛，奇哲咨詢創始人、中管院客座教授、高級人力資源管理師。

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