如何布置工作任務？

你說：我現在最頭疼的就是布置任務。每次開完會，領導說下周三前把季度總結交上來，我轉頭跟下屬說：小王，你負責寫總結，下周三前給我。結果到了周三，要么是還在改，要么是數據沒對齊，甚至有人直接說我以為小張會做。你說氣不氣？布置工作任務不夠明確，布置下去的工作任務沒有按時完成怎么辦？李老師，我要怎么辦？

我說：這些問題的本質就是，你說不清目標，下屬猜不透要求，最后兩邊干著急！

你明明說了重要，但下屬覺得不重要；你明明說了緊急，但下屬覺得還可以再等等。這種信息差和執行差，讓標準化管理成了空談。

那問題到底出在哪兒？其實，不是下屬不努力，而是我們布置任務的方式有問題。

今天我就用自己踩過的坑，一起來探究五個步驟，幫你徹底解決這個問題。

接下來，我們再詳細的探究布置工作的思路。

第一步：明確目標，別讓下屬猜你的心思。

我當辦公室主任時，有次領導讓我整理會議紀要。

我轉頭跟下屬說：“小張，你整理下會議紀要。”

結果小張交上來的，是逐字記錄的流水賬，領導看了直搖頭：“我要的是重點和行動項！”

問題出在哪兒？

我沒說清楚結果導向，領導要的不是記錄，而是能落地的行動清單；

沒有制定量化標準，比如重點不超過3條，每條要有責任人；

也沒給時間邊界，今天下班前還是明天上午？

后來我怎么改的？

我會說：

你這樣說的效果怎么樣？

小張再也沒交過流水賬，領導也夸，紀要清晰，直接能用。

別用盡快、大概這種模糊詞，用今天下午5點前，不超過500字，這種具體要求。

第二步：拆解步驟，別讓下屬摸著石頭過河。

有次領導讓我籌備季度表彰會，

我轉頭跟下屬說：小李，你負責籌備表彰會。

結果小李忙了三天，發現場地沒訂、獎品沒買、流程沒定，最后手忙腳亂。

問題出在哪兒？

我沒拆解步驟，籌備表彰會需要

訂場地→買獎品→定流程→發通知，

每個步驟都有先后順序；

也沒明確責任人，比如小李訂場地，小王買獎品。

后來我怎么改的？

?我會列個清單：

效果怎么樣？

小李再也沒漏過步驟，表彰會也順利開了。

用第一步…第二步…第三……的順序說，別讓下屬自己猜先做哪個。

第三步：設定節點，別讓任務爛尾。

有次我讓下屬寫份調研報告，說下周三前給我。

結果周三早上，下屬說：還在改，數據沒對齊。

我問：什么時候能對齊？

他說：明天吧。

結果明天又說明天，最后拖了一周。

?問題出在哪兒？

我沒設里程碑，比如周一下班前交初稿；

沒定交付物，初稿、修改稿、終稿的標準；

也沒卡截止時間，周三是終稿時間，但初稿得提前。

后來我怎么改的？

?我會說：

效果怎么樣？

小陳再也沒拖過稿，報告質量也提高了。

用周一下班前交初稿，周三下班前交終稿這種具體節點，

別用下周三前這種模糊時間。

第四步：匹配資源，別讓下屬巧婦難為無米之炊。

有次我讓下屬聯系外部專家做培訓，

說你負責對接。

結果下屬跑來問我：

“專家費用誰出？”“我能直接簽合同嗎？”“如果專家臨時來不了怎么辦？”

問題出在哪兒？

我沒說所需支持，比如費用走行政預算；

沒有設定權限范圍，比如5000元以下的合同你能簽；

也沒做風險預案，比如如果專家來不了，備選方案是找內部講師。

后來我怎么改的？

我會說：

效果怎么樣？

小周再也沒問過我怎么辦，培訓也順利開展了。

提前想好“如果…怎么辦”，別等出問題了再補救。

第五步：確認反饋，別讓任務石沉大海。

有次我讓下屬整理文件，說你把文件歸類放好。

結果下屬把文件按年份分了，但領導要的是按項目分。

我問：你怎么按年份分了？

下屬說：我以為你要按年份。

?問題出在哪兒？

我沒讓下屬復述任務，

比如你理解的是按什么分？

沒提問澄清，比如，你是按年份還是按項目？

也沒共識確認，比如我們達成一致，按項目分。

?后來我怎么改的？

我會說：

“小吳，你把文件按項目歸類，每個項目一個文件夾。你復述一遍，我看看對不對？”

小吳說：“按項目分，每個項目一個文件夾。”

我問：“如果有疑問，現在提。”

小吳說：“沒有。”

我說：“好，那我們達成一致，按項目分。”

效果怎么樣？

小吳再也沒分錯過，領導也夸文件找起來方便。

讓下屬復述任務，別怕麻煩，這一步能避免80%的誤解。

小結：

布置任務，其實是一場雙向溝通。

我當行政辦公室副主任那會兒，總以為，我說清楚了，下屬就該聽懂，

但后來發現，布置任務不是我說你聽，

而是我說→你復述→我確認的雙向過程。

你試試看，下次布置任務時，按這個流程走，

你會發現：下屬不再拖延，推諉少了，任務也能按時完成了。

畢竟，管理不是我讓你做，而是我教你做，我們一起做成。

來源 | 李正高（ID：dilisheying）

作者 | 李正高 ; 編輯 | 呼呼大睡

內容僅代表作者獨立觀點，不代表早讀課立場